Übersicht
Berichtsvorlagen dienen dazu, individuelle Anpassungen und Erweiterungen an Excel Dateidownloads auf SupplyOn vorzunehmen. Es ist zum Beispiel möglich, das Layout oder enthaltene Spalten zu ändern, aber auch eigene Formeln und Pivot-Tabellen festzulegen.
SupplyOn stellt Ihnen eine Berichtsvorlage mit einigen ersten Auswertungen zur Verfügung. Diese Vorlage kann vom Administrator eines Unternehmens jederzeit geändert oder gelöscht werden.
Anpassung von Berichtsvorlagen
1. Mit einem Klick auf den "Download"-Link können Sie eine leere Berichtsvorlage herunterladen. Durch Anklicken des Dateinamens können Sie eine bereits hochgeladene Berichtsvorlage herunterladen (dies ist zunächst die von SupplyOn bereitgestellte Vorlage). Während in der leeren Vorlage nur ein Excel Blatt - inklusive aller verfügbaren Spalten - enthalten ist, sind in der von SupplyOn bereitgestellten Vorlage bereits Pivot-Tabellen und weitere Auswertungen enthalten.
2. Nehmen Sie mit Microsoft Excel Anpassungen an der Vorlage vor.
3. Mit einem Klick auf den "Upload"-Link können Sie die Berichtsvorlage für die gewünschte Sprache hochladen.
4. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen.
Sprachen der Vorlagen
Sie können die Berichtsvorlagen in allen Sprachen anpassen, die in SupplyOn verfügbar sind. Wenn Sie eine Berichtsvorlage für eine bestimmte Sprache hochladen, müssen Sie auch einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage dieser Sprache eingeben. Die englische Vorlage wird als Standard verwendet.
Format der Vorlage
- Die Berichtsvorlage ist eine Microsoft Excel Datei im Format XLSX .
- Der Download der Vorlage enthält immer ein Excel-Blatt, das alle verfügbaren Spalten enthält. Wichtig: Der Name dieser Excel-Tabelle darf nicht geändert werden.
- Sie dürfen nur die im nächsten Kapitel beschriebenen Änderungen vornehmen.
- Die Spaltenüberschriften haben einen eindeutigen Namen, der in der linken oberen Ecke des Excel Blattes angezeigt wird, sobald eine Zelle ausgewählt wurde. Dieser Name darf nicht geändert werden.
Mögliche Änderungen an der Standardvorlage
Sie können nur die folgenden Aspekte des in der Standardvorlage enthaltenen Excel Blattes ändern:
- Spaltenbreite
- Zellenformat (denken Sie daran, die ganze Spalte zu markieren)
- Spaltenüberschriften
- Löschung von Spalten
- Hinzufügen von Spalten - neue Spalten sollten in der ersten Zeile mit einer Spaltenüberschrift versehen werden
- Ändern der Spaltenpositionierung
Hinweis: Sie können nur Werte in Zellen eingeben, die zu neu hinzugefügten Spalten gehören (z.B. Formeln).
Hinzufügen von Formeln
In der zweiten Zeile (unterhalb der Spaltenüberschriften) einer neu eingeführten Spalte können Formeln eingegeben werden. Beim Ausführen eines Berichts werden Formeln, die in der zweiten Zeile einer Spalte enthalten sind, automatisch mit angepassten Parametern in allen Zellen der jeweiligen Spalte berechnet.
Weitere Auswertungsmöglichkeiten in Excel
Zusätzlich zu den Änderungen, die auf dem enthaltenen Excel Blatt der Berichtsvorlage vorgenommen werden können, können auf weiteren Excel Blättern Pivot-Tabellen, Pivot-Charts oder beliebige andere Auswertungen erstellt werden. Folgende wichtige Aspekte sollten dabei beachtet werden:
- Aufnahme aller enthaltenen Spalten in den Datenbereich einer Pivot-Tabelle
- Definition eines aussagekräftigen Excel-Tabellennamens (z.B. über den Inhalt der Auswertung.)
- Deaktivierung der automatischen Anpassung der Spaltenbreite
- Aktivieren des Aktualisierens der Daten der Pivot-Tabelle beim Öffnen der Datei
Weitere Tipps zur Definition von Pivot-Tabellen
- Optionen: Registerkarte "Summen & Filter": Deaktivierung der Option "Gesamtsummen für Zeilen/Spalten anzeigen" (optional)
- Spaltenfeldeinstellungen für die Bereiche "Report Filter", "Column Labels" und "Row Labels": Registerkarte "Zwischensummen & Filter": Auswahl der Option "Keine" für den Bereich "Zwischensummen" (optional)
- Einstellungen der Spaltenwertfelder für den Bereich "Werte": Anpassen der Zellenformate (z.B. Dezimalstellen)
- Anpassen der Spaltenbreite und Aktivieren des Zeilenumbruchs für die Kopffelder der Bereiche "Spaltenbezeichnungen" und "Werte"
- Definition von Berichtsfiltern
- Filtern von leeren Tabelleneinträgen für die Bereiche "Report Filter" und "Column Labels" / Sortieren von Spalten: 1) Eingabe eines temporären Wertes für die jeweilige Spalte des Datenbereichs.2) Aktualisieren der Pivot-Tabelle: Liste der Filter erscheint3) Abwählen der Option "leer "4) Auswählen der gewünschten Sortieroption5) Entfernen des zuvor eingegebenen temporären Wertes6) Wichtig: Aktivierung der Option "Neue Einträge in den manuellen Filter einbeziehen" in den Feldeinstellungen der jeweiligen Spalte7) Speichern