achdem Sie Ihr Projekt erstellt und ggf. in Wellen strukturiert haben, können Sie nun Ihre Lieferanten entweder manuell eingeben oder direkt mit einer Excel-Datei hochladen.
Bevor Sie mit dem Rollout Ihrer Lieferanten beginnen können, müssen Sie Ihre Lieferantendaten auf das System SupplyOn hochladen, um sie mit der Datenbank SupplyOn abzugleichen. Die folgenden Artikel zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, welche möglichen Fehlermeldungen auftreten können oder wie Sie Ihre Lieferantendaten validieren können. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
- Manuelle Dateneingabe
- Dateneingabe mit Upload-Datei
- Mögliche Fehlermeldungen
- Maximale Feldlängen
- Daten verifizieren
Manuelle Dateneingabe
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Lieferantenstammdaten manuell in das System SupplyOn einpflegen können.
Klicken Sie auf 'Lieferant hinzufügen'.
Es erscheint die folgende Eingabemaske für die Lieferantendaten:
1. In der ersten Registerkarte geben Sie die Stammdaten des Lieferanten ein. Wählen Sie zunächst den Rollout-Typ aus (Connect oder Buyer Paid Supplier => Punkt 2) und geben Sie dann die gewünschten Stammdaten ein (Punkt 3).
2. Bitte wählen Sie den gewünschten 'Rollout-Typ' aus.
=> Regulärer Rollout = Connect-Lieferant
=> E-Mail Rollout = E-Mail Zugang Lieferant
=> Buyer Paid Rollout = Buyer Paid Lieferant
3. Tragen Sie die Stammdaten des Lieferanten in die Felder ein.
Wichtig! Für Regular Rollout und Buyer Paid Rollout ist mindestens eine Identifikationsnummer pro Lieferant zwingend erforderlich.
A DUNS Nummer ist für den Rollout von Connect Suppliers und Buyer Paid Supplier obligatorisch . Wenn der Lieferant noch keine DUNS Nummer hat, kann er über den Link https://www.upik.de/en/ eine DUNS-Nummer beantragen . DUNS-Nummern sind gebührenfrei. Die Beantragung ist kostenlos und kann bis zu 4 Wochen dauern (2 Wochen für europäische Unternehmen).
Alternative für DUNS : Wenn Ihr Lieferant keine DUNS hat, können Sie eine Mehrwertsteuernummer verwenden (nur in Europa). Für chinesische Lieferanten können Sie den USCC (Uniform Social Credit Code) verwenden, der vom chinesischen Büro für Industrie und Handel zertifiziert ist. Für indische Lieferanten können Sie die GSTIN (Goods and Service Tax Network) verwenden.
Käufer bezahlt connect
Sie haben auch die Möglichkeit, die monatlichen Connect-Gebühren für Ihren Lieferanten zu bezahlen. Dazu benötigen Sie zunächst die Rolle ' SLMBuyerLowBusiness '. Danach wählen Sie bitte beim manuellen Hinzufügen eines Lieferanten auf der Registerkarte 'Firmenstammdaten' den Rollout-Typ 'Buyer Paid Rollout' aus oder fügen in der Upload-Datei in der Spalte 'Rollout-Typ' die Zahl '3' ein. Wenn Sie an dieser Option interessiert sind, wenden Sie sich bitte an Ihren SupplyOn Berater oder Account Manager, da diese von SupplyOn für Sie freigeschaltet werden muss.
4. 'Kontaktdaten': Auf dieser Registerkarte müssen Sie die Kontaktinformationen des Lieferanten eingeben.
Obligatorische Felder sind:
=> Einer Ihrer Kontaktdaten muss der "Hauptkontakt" auf der Lieferantenseite sein. Wenn Sie nur einen Ansprechpartner eintragen, wird dieser automatisch zum 'Hauptansprechpartner'.
=> Vor- und Nachname
=> E-Mail Adresse
=> Telefonnummer
5. Auf der Registerkarte "Verbindungsdaten" können Sie entweder die Kennung des Einkäufer-Kontrollpunkts (aus dem System SupplyOn ) oder die Werkscode-Informationen des Einkäufers eingeben, um automatisch Netzwerkverbindungen in der Anwendung SupplyOn einzurichten, wenn Sie Ihre Lieferanten einführen. Die Werks-Lieferanten-ID ist die Lieferantennummer aus Ihrem internen System und kann führende Nullen enthalten.
6. Auf der Registerkarte "Lieferanten-ID-Zuordnung" haben Sie die Möglichkeit, für mehrere Dienste mehrere Lieferanten-IDs für ein Verkäuferunternehmen während des Massen-Rollouts hinzuzufügen.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben und auf 'Speichern' geklickt haben, sehen Sie Ihre Daten in der Wellenübersicht auf der Registerkarte Supplier Rollout .
Wenn Sie auf "Speichern" klicken, prüft und validiert das System die Lieferantendaten. Wenn Ihre Daten korrekt sind und somit für den Rollout bereit sind, erhalten Sie in der Spalte "Gültig" den Status "JA". Wenn Ihre Daten nicht korrekt sind, erhalten Sie in der Spalte "Gültig" den Status "NEIN". In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Fehlermeldungen und korrigieren Sie Ihre Daten, um fortzufahren.
Ganz rechts sehen Sie die drei Spalten 'PID', 'Uses Serv.' und 'Verbindungsstatus':
- Die Spalte 'PID' zeigt an, ob der Anbieter bereits auf der Plattform SupplyOn registriert ist oder nicht.
- Der Eintrag "OK" bedeutet, dass der Anbieter bereits bei SupplyOn registriert ist. Ist die Spalte leer, ist der Anbieter noch nicht registriert.
- Der Eintrag "Deaktiviert" bedeutet, dass der Lieferant in der Vergangenheit auf der Plattform SupplyOn aktiv war, dann aber deaktiviert wurde, d.h. sich jetzt in einem inaktiven Status befindet. Sie können die Registrierung für einen solchen Anbieter trotzdem starten. Das System prüft den Grund der Deaktivierung. Bei einem kritischen Deaktivierungsgrund wird SupplyOn innerhalb von 2 Arbeitstagen eine interne Prüfung durchführen und den Rollout für den Lieferanten entweder ablehnen oder freigeben. Im Falle einer Ablehnung wird das Buy-Side-Unternehmen entsprechend informiert. Im Falle einer Freigabe wird der Registrierungslink an den Lieferanten automatisch verschickt.
- In der Spalte "Verbindungsstatus" wird angezeigt, ob die Registrierung für einen Lieferanten bereits begonnen, dann aber gestoppt wurde. Wenn dies der Fall ist, lautet der Eintrag in der Spalte "Gestoppt".
- Die Spalte 'Uses Serv.' informiert Sie darüber, ob der Lieferant den Dienst, für den Sie den Rollout starten möchten, bereits bei einem anderen Buyside-Unternehmen auf der Plattform SupplyOn nutzt. Der Eintrag 'JA' bedeutet, dass der Lieferant den Service bereits bei einer anderen Einkaufsgesellschaft nutzt, während 'NEIN' bedeutet, dass er dies nicht tut.
Dateneingabe mit Upload-Datei
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Lieferanten, die Sie ausrollen möchten, über die Datei Excel hochladen können.
Um Ihre Lieferantenstammdaten mit einer Exceldatei hochzuladen, müssen Sie Ihre Daten in die Upload-Datei eingeben. Die Upload-Datei finden Sie hier. Die Upload-Datei ist, wie die manuelle Dateneingabe im Rollout-Tool, in mehrere Registerkarten gegliedert.
Um die einzelnen Registerkarten einander zuordnen zu können, ist es wichtig, dass Sie eine eindeutige Kennung pro Lieferant verwenden. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
- entweder die Lieferanten-ID
- oder die DUNS Nummer
- oder die Kombination aus Firmenname und Straße
Diese Identifikationsfelder sind in der Upload-Datei blau hervorgehoben:
Die orange markierten Felder sind Pflichtfelder.
Bei den gelb markierten Feldern muss nur ein Feld ausgefüllt werden. Siehe Beispiel auf der Registerkarte "Firmenstammdaten".
Sie können die Registerkarte "Verbindungsdaten" verwenden, um während des Rollouts Netzwerkverbindungen zu erstellen. Entweder die "Einkäufer-Kontrollstellen-ID" oder der "Werkscode des Einkäufers" ist obligatorisch. Die Lieferantennummer des Werks (achten Sie auf das Format der Lieferantennummer, d.h. führende Null) ist obligatorisch.
Bitte beachten Sie: Auf der ersten Registerkarte "Unternehmensstammdaten" ist die Angabe "Bundesstaat" (Spalte M) eine Pflichtangabe für Lieferanten aus den Vereinigten Staaten. Geben Sie den Namen des Bundesstaates vollständig an.
Auf der zweiten und dritten Registerkarte steht Ihnen außerdem das optionale Feld 'Anrede-ID' zur Verfügung. Bitte verwenden Sie die folgenden Codes, um die korrekte ID zu erhalten:
- 1 = männlich
- 2 = weiblich
- 0 = neutral
Was sind flexible Felder?
Flexible Felder helfen Ihnen, die Lieferanten später leichter zu sortieren und zu klassifizieren, zum Beispiel nach Rollout-Wellen oder Projekten. In den letzten 6 Spalten der Upload-Datei können Sie den Lieferanten, die Sie einführen möchten, flexible Felder zuweisen. Dies ist optional, Sie müssen diese Funktion nicht nutzen. Wie Sie flexible Felder einrichten, erfahren Sie unter Flexible Felder.
Bitte beachten Sie: Sie müssen die ID des flexiblen Feldes in der Upload-Datei pflegen und nicht den Namen des flexiblen Feldes.
Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten in die Datei fertig sind, legen Sie sie entweder in diesem Bereich ab oder klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie Ihre Datei aus.
Mögliche Fehlermeldungen
Welche Fehlermeldungen während des Uploads erscheinen können und wie Sie diese beheben können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Bei der Eingabe Ihrer Daten, egal ob manuell oder per Upload, können Sie auch Fehlermeldungen erhalten. Die häufigsten möchten wir Ihnen hier vorstellen. Die Fehlerbeschreibung finden Sie immer in den Lieferantendetails am oberen Rand der Registerkarte.
Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie diese:
Um diesen Fehler zu beheben, geben Sie bitte die fehlenden Informationen ein und klicken Sie auf "Speichern". Beachten Sie, dass die Fehlermeldung in der Registerkarte angezeigt wird, in der der Fehler aufgetreten ist. In diesem Fall in der Registerkarte "Kontaktdaten".
In der folgenden Fehlermeldung fehlt die Nummer DUNS auf der ersten Registerkarte:
Wenn Sie Ihre Daten hochladen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung wie diese:
In diesem Fall sind die Daten, die Sie für die erste Registerkarte hochgeladen haben, korrekt, und das System hat den Lieferanten auch in der Datenbank gefunden. In der zweiten Registerkarte 'Kontaktdaten' ist jedoch ein Fehler aufgetreten. Bitte wechseln Sie zu dieser Registerkarte, um eine konkrete Fehlermeldung zu erhalten.
Falls für diesen Service bereits ein Rollout für einen Lieferanten gestartet wurde, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Hinweis: Wenn der Rollout für einen Dienst für einen Lieferanten bereits abgeschlossen ist, können Sie die Informationen zum Netzwerk-Link über die Upload-Funktion aktualisieren. Für E-Mail-Zugangsanbieter können Sie auch die Kontaktinformationen aktualisieren.
Wann werde ich welche Fehlermeldung erhalten?
Wenn die hochgeladene Datei Fehler enthält, können Sie den Upload nicht abschließen, sondern erhalten die folgende Fehlermeldung:
Klicken Sie auf Download und Sie erhalten eine Excel-Datei. Die Zeile, in der der Fehler aufgetreten ist, wird rot hervorgehoben. Zusätzlich erhalten Sie eine Fehlerbeschreibung am oberen Rand.
Maximale Feldlängen
Bitte beachten Sie die maximalen Feldlängen, wenn Sie Daten von Ihren Lieferanten eingeben. Dies führt häufig zu Fehlermeldungen.
Nachfolgend finden Sie die maximalen Feldlängen für die wichtigsten Felder:
| Firmenstammdaten | DUNS | 9 | 9 |
|---|---|---|---|
| Name der Firma | 1 | 50 | |
| Firmenname2 | 0 | 40 | |
| Straße | 0 | 40 | |
| Stadt | 0 | 40 | |
| Postleitzahl | 0 | 10 | |
| Land (ISO-Code) | 2 | 2 | |
| Lieferant Kontakte | Sprache (ISO-Code) | 2 | 2 |
| Vornamen | 2 | 40 | |
| Nachname | 2 | 40 | |
| Telefonnummer der Kontaktperson | 1 | 20 | |
| xx@xx.xx | 70 | ||
| Ansprechpartnerfür Einkäufer | Buyside Manager Sprache (ISO-Code) | 2 | 2 |
| Buyside Manager Vorname | 1 | 40 | |
| Buyside Manager Nachname | 1 | 40 | |
| E-Mail des Buyside Managers | xx@xx.xx | 70 | |
| Telefonnummer des Buyside Manager | 1 | 20 | |
Daten überprüfen
Nachdem Sie Ihre Lieferantendaten erfolgreich eingegeben oder hochgeladen haben, wird die Anwendung Ihre Daten mit den bereits auf der Plattform SupplyOn verfügbaren Daten und mit den Daten in der Dun & Bradstreet ( D&B ) Datenbank abgleichen.
Falls es Unterschiede zwischen Ihrem Datensatz und den Informationen in der Anwendung SupplyOn oder der D&B-Datenbank gibt, erhalten Sie in der Spalte "Gültig" den Status "Nein".
Wählen Sie den Lieferanten aus (1) und klicken Sie auf 'Lieferantendetails' (2), dann erhalten Sie eine Übersicht wie diese:
In diesem Fall konnte das System zwar nicht Ihren exakten Datensatz finden, aber ähnliche Datensätze wie den Ihren. Oben erhalten Sie eine Liste der Unterschiede zwischen Ihrem Datensatz und dem unter SupplyOn verfügbaren Datensatz. Sie müssen einen der vorgeschlagenen Datensätze auswählen, um mit Ihrer Einführung fortzufahren. Durch Anklicken von "Diese Daten verwenden" können Sie den Datensatz auswählen, den Sie verwenden möchten. Nachdem Sie auf "Diese Daten verwenden" geklickt haben, müssen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf "Speichern" am unteren Rand des Bildschirms speichern.