Der Bereich Monitoring bietet Ihnen die Möglichkeit, sich einen Überblick über Ihre Lieferanten in den verschiedenen Phasen des Onboarding- und Nutzungsprozesses zu verschaffen. Die folgenden Artikel zeigen Ihnen, welche Informationen sich hinter den einzelnen Übersichten verbergen.
Dieser Bereich des Rollout Cockpits ist in die folgenden Menüpunkte gegliedert:
- Registrierungsübersicht
- Service-Übersicht
- Lieferanten-Übersicht
- E-Mail-Lieferanten Übersicht
- Übersicht Eskalation
- Übersicht Retention
Übersicht Registrierung
Die 'Registrierungsübersicht' zeigt alle Lieferanten, für die Sie den Rollout gestartet haben, die aber die Registrierung noch nicht abgeschlossen haben. Diese Übersicht zeigt Ihnen die Lieferanten in der Rollout-Phase über alle Rollout-Projekte und Wellen hinweg.
Speziell für diese Übersicht gibt es die Schaltfläche "Einladung erneut senden". Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, sendet das System die ursprüngliche Rollout-Einladung erneut an den Lieferanten. Um diese Funktion zu nutzen, suchen Sie nach dem Lieferanten, wählen ihn aus und klicken auf die Schaltfläche.
Die E-Mail wird sofort verschickt und Sie erhalten die folgende Benachrichtigung:
Die E-Mail wird an den Kontakt des Lieferantenservice und, falls bereits angelegt, an den Unternehmensadministrator gesendet. Der Inhalt der E-Mail hängt davon ab, in welchem Rollout-Schritt sich der Lieferant gerade befindet (z. B. PID-Registrierung, Eskalation). Das System führt eine automatische Prüfung des Rollout-Status durch und wählt die entsprechende E-Mail entsprechend aus.
Service-Übersicht
Die 'Serviceübersicht' zeigt Ihnen alle ( Connect ) Lieferanten mit all ihren Services, die sie bei SupplyOn abonniert haben.
Nicht jeder deaktivierte Connect ist hier zu finden. Wenn Sie einen bestimmten Anbieter suchen und ihn in dieser Übersicht nicht finden. Höchstwahrscheinlich wurde der Rollout gestoppt und dieser Anbieter hat keinen aktiven Dienst mehr (egal für welchen Kunden). In diesem Fall wird er nur in der Retentionsübersicht angezeigt.
Mit dem Kontrollkästchen 'Gestoppte unterdrücken' können Sie Lieferanten aus der Ergebnisliste ausschließen, deren Rollout zwar gestartet, aber dann vor der Fertigstellung gestoppt wurde. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die "gestoppten" Lieferanten anzeigen möchten. Bitte beachten Sie: Die Funktion "Rollout starten" innerhalb der Übersichtssuchmasken wird derzeit überarbeitet und funktioniert nicht. Bitte starten Sie ein neues Rollout-Projekt wie in Rollout mit dem Massenlieferanten-Rollout-Tool beschrieben, wenn Sie einen Lieferanten für eine zusätzliche Leistung ausrollen möchten.
Wenn Sie auf den Menüpunkt 'Leistungsübersicht' klicken, werden Ihnen unterhalb des Suchbereichs zunächst keine Lieferanten angezeigt. Um alle Lieferanten anzuzeigen, geben Sie * in das Suchfeld ein und klicken Sie auf 'Suchen', oder suchen Sie nach einem bestimmten Lieferanten. Die Suchergebnisse sehen dann wie folgt aus:
Sie können Ihre Suchergebnisse noch weiter filtern, indem Sie:
1. Wählen Sie den Status der Registrierung
2. Auswahl des Workflow-Schrittes (siehe weitere Erläuterungen in der Tabelle unten).
3. Auswahl des Dienstes SupplyOn
4. Eingrenzung des Aktivierungszeitrahmens
Die Workflow-Schritte in den Suchergebnissen der "Serviceübersicht" haben folgende Bedeutung:
| Workflow-Schritt | Erläuterung |
| In PID Registrierung | Rollout wurde gestartet, der Lieferant muss nun die " SupplyOn " Vertragsbuchung freigeben (neuer Lieferant ). |
| Registrierung gestartet | Rollout wurde gestartet, der Lieferant muss nun die Servicebuchung " SupplyOn " freigeben (bereits registrierter Lieferant in SupplyOn ). |
| SCM-Verbindungen | Der Lieferant ist registriert und der Vertrag wurde von der Finanzabteilung in SupplyOn genehmigt. Das einkaufende Unternehmen kann nun Netzwerkverbindungen aufbauen. |
| Registrierung abgeschlossen | Der Lieferant ist registriert und der Vertrag wurde von der SupplyOn-Finanzabteilung genehmigt. Auch die Netzwerkverbindungen sind eingerichtet. |
| Bestätigung CO | Der Contract Owner (CO) hat die Servicebuchung im Namen eines Vertragspartners genehmigt. |
| CO abgelehnt | Der Vertragseigentümer hat die Servicebuchung abgelehnt. |
| Schulung durch IQS | Nicht relevant für Einkäufer |
| ADS-Bestätigung prüfen | Nicht relevant für kaufmännische Benutzer |
| ADS aktiv in 2 Tagen | Für gekaufte Nutzer nicht relevant |
| QSD private Daten | Für gekaufte Nutzer nicht relevant |
| Warten auf Testnachricht | Nicht relevant für gekaufte Nutzer |
Lieferantenübersicht
Die 'Lieferantenübersicht' zeigt die Information, welcher Lieferant welche Dienstleistung(en) anbietet, auf eine etwas andere Weise an als die 'Dienstleistungsübersicht'. Der Suchbereich ist identisch mit dem Suchbereich der 'Leistungsübersicht'. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, gestoppte Lieferanten auszublenden.
Nicht jeder gestoppte Rollout kann hier gefunden werden
Wenn Sie einen bestimmten Lieferanten suchen und ihn in dieser Übersicht nicht finden, wurde höchstwahrscheinlich sein einziger Rollout gestoppt und dieser Lieferant hatte keine weiteren aktiven Services (egal für welchen Kunden). In diesem Fall wird er nur noch in der Retention Overview (Deactivated Connections) angezeigt.
Wie bereits in der Beschreibung der 'Leistungsübersicht' erwähnt, beachten Sie bitte, dass die Funktion 'Rollout starten' im Suchbereich der Übersicht derzeit überarbeitet wird und nicht funktioniert. Bitte starten Sie ein neues Rollout-Projekt wie in Rollout mit dem Mass Supplier Rollout Tool beschrieben, wenn Sie einen Lieferanten für einen zusätzlichen Service ausrollen möchten.
Die Suchergebnisse werden nach Lieferanten gruppiert und Sie erhalten weitere Informationen wie:
1. CG" = "Unternehmensgruppe" (siehe unten)
2. Die DUNS-Nummer
3. Die Referenz-ID des Lieferanten. Dies ist die für den Lieferanten in Ihrem ERP-System verwendete ID. Diese ID ist hier nur verfügbar, wenn sie während des PID-Registrierungsprozesses für diesen Lieferanten eingegeben wurde.
4. Die Dienstleistungen, für die der Lieferant eingeführt wurde
5. Die Adresse des Lieferanten
Was ist eine Unternehmensgruppe (CG)?
Auf SupplyOn werden Unternehmen in zwei Kategorien eingeteilt: "Corporate Groups" (CG) und "Legal Entities" (LE). Eine Unternehmensgruppe ist einer juristischen Person übergeordnet. Wenn ein Lieferant in der Anwendung SupplyOn eingerichtet wird, werden beide Kategorien für "Connect Suppliers" benötigt. Lieferanten mit E-Mail-Zugang" haben nur juristische Personen. Es gibt zwei Szenarien für Unternehmensgruppen:
1. Die Unternehmensgruppe ist eine Muttergesellschaft für mehrere Tochtergesellschaften. Daher werden einer Unternehmensgruppe mehrere juristische Personen zugeordnet.
2. Unternehmensgruppe und juristische Person sind identisch, so dass eine juristische Person einer Unternehmensgruppe zugeordnet ist.
Durch Anklicken der ' Unternehmensgruppe ' in der Spalte ' CG, erhalten Sie in einem separaten Pop-up-Fenster weitere Informationen zur Unternehmensgruppe.
Wenn Sie auf die Dienstleistung in der Spalte 'Dienstleistung/Adresse' klicken, werden Sie zu den 'Lieferantendetails' dieser Dienstleistung weitergeleitet. Weitere Informationen finden Sie in der Registerkarte Lieferantendetails - Spezifischer SupplyOn-Service (inkl. der folgenden Kapitel).
E-Mail-Lieferantenübersicht
Wenn Ihr Unternehmen bereits Lieferanten für den E-Mail-Zugang ausgerollt hat, zeigt Ihnen diese Übersicht alle relevanten Lieferanten an.
Da E-Mail-Lieferanten nur einen eingeschränkten Zugriff auf die SupplyOn-Anwendung haben, bietet der Suchbereich weniger Möglichkeiten als in den anderen Übersichten.
Bitte beachten Sie: Die Funktion "Rollout starten" in den Suchmasken der Übersicht wird derzeit überarbeitet und funktioniert nicht. Bitte starten Sie ein neues Rollout-Projekt wie in Rollout mit dem Massenlieferanten-Rollout-Tool beschrieben, wenn Sie einen Lieferanten für einen zusätzlichen Service ausrollen oder einen E-Mail-Lieferanten zu einem Connect-Lieferanten upgraden möchten.
Dies ist die Übersicht, die Sie bei der Suche nach E-Mail Access Anbietern erhalten:
Nachfolgend finden Sie den Screenshot zur besseren Lesbarkeit in zwei Teile geteilt:
1. Hier können Sie sehen, wie viele Transaktionen der jeweilige E-Mail Access Anbieter bereits erhalten hat. Insgesamt, im laufenden Jahr und pro Quartal des laufenden Jahres.
2. Das "Erstellungsdatum der E-Mail-Beziehung" zeigt an, wann der E-Mail Access Supplier eingeführt wurde.
3. Der Zustellstatus informiert Sie darüber, ob die ursprüngliche E-Mail erfolgreich an den Lieferanten versandt wurde. Sie haben auch die Möglichkeit, die E-Mail erneut zu senden, indem Sie auf "Erneut senden" klicken.
4. Hier können Sie den Status der Benutzerregistrierung sehen. Ausstehend bedeutet, dass der angesprochene Benutzer noch nicht im System angemeldet ist und den Registrierungsprozess noch nicht begonnen hat. Aktiv bedeutet, dass der Lieferant den Registrierungsprozess abgeschlossen hat und mit dem System arbeitet.
Eskalationsübersicht
Mit der 'Eskalationsübersicht' können Sie sich alle Lieferanten anzeigen lassen, die einen eskalierten Service haben. D.h. alle Lieferanten, die die PID-Registrierung nicht abgeschlossen haben oder trotz der Nachfassaktionen von SupplyOn die Serviceverbindung zu Ihrem Unternehmen nicht gebucht haben.
Wie erhältder Lieferant den Status "Eskaliert"?
Wenn ein Lieferant den Connect-Dienst nicht innerhalb von 28 Tagen hinzugefügt hat oder ein neuer Lieferant sich nicht innerhalb von 28 Tagen nach dem Rollout auf SupplyOn registriert hat, wird der Lieferant genau nach 28 Tagen an den Kunden eskaliert.
Eine spezielle Schaltfläche für diese Übersicht ist die Schaltfläche "Eskalationsdaten sortieren", mit der Sie Ihre Lieferanten nach Eskalationsdaten sortieren können. Klicken Sie einmal, um die Daten vom ältesten bis zum neuesten Datum zu erhalten. Klicken Sie ein zweites Mal, um die Daten vom neuesten zum ältesten Datum zu sortieren. Die Ergebnisliste sieht dann wie folgt aus:
Dieser Lieferant hat den Status "eskaliert" für den Service Supply Chain Collaboration. Die Eskalation fand am 25. September 2018 statt. Der Lieferant hat eine zweite Dienstleistung ( Sourcing ), die sich derzeit in der PID-Registrierung befindet. Im Bereich 'Überzeugte Lieferanten' sehen Sie alle Lieferanten, die in der Vergangenheit eskaliert wurden, bei denen die Eskalation aber behoben wurde und der Lieferant sich wieder im regulären Registrierungsprozess befindet oder bereits aktiviert wurde.
Retentionsübersicht
Die Retentionsübersicht zeigt Ihnen alle Lieferanten, die für einen oder mehrere SupplyOn-Services deaktiviert sind oder werden.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie verhindern möchten, dass Lieferanten deaktiviert werden, richten Sie bitte einen internen Aktionsprozess ein, um diese Lieferanten zusätzlich zu informieren und zu überzeugen. Stellen Sie bitte sicher, dass der Lieferant im Falle einer Deaktivierung über einen anderen Kommunikationskanal Daten mit Ihrem Unternehmen austauschen kann.
Der Suchbereich der 'Retention Overview' ist in zwei Registerkarten gegliedert:
1. Deaktivierung Demnächst: Bei der Suche in diesem Reiter erhalten Sie alle Lieferanten, die zum Aufbewahrungsdatum deaktiviert werden. Sie können den vollen Service noch bis zum Sperrdatum nutzen.
2. Deaktivierte Verbindungen: Bei der Suche in dieser Registerkarte erhalten Sie alle Anbieter, die bereits deaktiviert wurden. Verbindungen gelten als deaktiviert, wenn alle Rollouts eines Anbieters gestoppt wurden und es keine anderen aktiven/ausgerollten Serviceverbindungen gibt. Deshalb finden Sie diesen Anbieter nur in dieser Übersicht, wenn der gestoppte Dienst sein einziger Dienst war. (In diesem Fall wird er weder in der Lieferantenübersicht noch in der Serviceübersicht angezeigt).
Das Suchergebnis sieht wie folgt aus:
Dies ist das Suchergebnis für Lieferanten mit bevorstehender Deaktivierung. Das Symbol dafür ist der grüne Halbkreis. Falls der Lieferant bereits deaktiviert wurde, ist das Symbol ein grauer Kreis. Wenn Sie auf den Lieferanten in der Spalte 'Firmenname' klicken, gelangen Sie zu den Lieferantendetails, wo Sie auf der Registerkarte 'Retention' weitere Informationen finden.
Wenn Sie in der letzten Spalte auf den 'Retention Contact' klicken, erhalten Sie weitere Informationen zu diesem Kontakt:
Sie haben auch die Möglichkeit, Systembenachrichtigungen über Lieferanten in der Vorratsdatenspeicherung zu erhalten; weitere Informationen finden Sie unter Mailing zur Vorratsdatenspeicherung.