Hier finden Sie die Fragen und Antworten zum Thema Rechnungsversand über SupplyOn per PDF-Upload.
Wichtiger Hinweis:
Der SUPPLYON PDF INVOICE MAPPING SERVICE - wie unten beschrieben - wird zum 13. Dezember 2024 (Kündigungstermin) eingestellt.
Unser Service-Provider Cloudetrade hat uns informiert, dass er diesen Service nach dem Kündigungsdatum nicht mehr unterstützen wird.
Wir empfehlen daher für die Rechnungsbearbeitung einen anderen Kanal der SupplyOn Invoicing Lösung zu wählen.
Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Eingangskanäle der Rechnung.
Frage 1: Kann ich Rechnungen in meinem System generieren und dann einfach nur eine PDF-Datei im SupplyOn eInvoicing hochladen?
Antwort: Das geht selbstverständlich. Sie können Rechnungen als PDF-Datei in der SupplyOn Applikation hochladen und so an ihren Kunden übermitteln. Voraussetzung ist allerdings die Auswahl eines geeigneten PDF-Layouts. Eine Anpassung/Erweiterung ihres Rechnungs-Layouts kann erforderlich sein, wenn Sie manuelle Nacharbeiten vermeiden wollen. (Z.B. für die Erfassung vom Kunden geforderten Informationen, die nicht auf Ihrem bisherigen Rechnungsformular enthalten sind.)
Frage 2: Ich möchte mein eigenes Rechnungslayout verwenden. Geht das?
Antwort: Voraussetzung dafür ist eine Anbindung zu Ihrem Kunden über SupplyOn SCM/AirSupply.
Frage 3: Gibt es für E-Mail Access neben dem SupplyOn Standard PDF-Layout individuelle Formate?
Antwort: Nein, E-Mail Access bietet nur das SupplyOn Standard PDF-Layout. Für individuelle PDF-Layouts wird ein SCM/AirSupply Connect oder Professional Vertrag benötigt.
Frage 4: Ich sehe die Funktion in eInvoicing nicht. Kann ich den PDF-Upload schon nutzen?
Antwort: Wir schalten die Funktion für Sie frei. Sie werden bis auf weiteres auf Anfrage „individuell“ freigeschaltet. Senden Sie bitte eine Anfrage über das Kontaktformular an den SupplyOn Help-Desk.
Frage 5: Kann ich die Funktion sofort nutzen?
Antwort: Nachdem wir sie für den PDF-Upload aktiviert haben, können Sie die Funktion nach einer erfolgreich abgeschlossenen Einrichtungsphase nutzen. Siehe auch die nächste Frage.
Frage 6: Wie wird mein Rechnungslayout eingerichtet?
Antwort: Melden Sie sich in der Applikation an und laden Sie bitte je Anwendungstyp z.B. Rechnung oder Gutschrift mindestens 5 unterschiedliche Beispiele mit möglichst vielen Varianzen hoch. Die Dateien werden dann weiterverarbeitet und ein individuelles Mapping angelegt. Innerhalb von maximal 3 Arbeitstagen wird ihnen ein Status im eInvoicing angezeigt. Der Status „Active“ zeigt ihnen an, dass alles in Ordnung ist und sie die Funktion nutzen können. Wenn der Status „Rejected“ ist, modifizieren Sie bitte entsprechend der Hinweismeldung das Rechnungslayout und laden erneut 5 Beispielrechnungen hoch. Die Hinweismeldung finden Sie in der Informationsspalte. Weitere Details hier.
Frage 7: Kann ich mehrere Dokumente auf einmal hochladen?
Antwort: Ja, es gibt keine Limitierung aber das Hochladen und die Verarbeitung dauert entsprechend länger.
Frage 8: Kann ich auch ein gescanntes PDF hochladen?
Antwort: Nur ein maschinenlesbares PDF kann verarbeitet werden. Siehe auch die nächste Frage.
Frage 9: Wo finde ich weitere Informationen und Beschreibungen zu Voraussetzungen, zum Einrichten und zur Nutzung?
Antwort: In unserem Info-Portal finden Sie weitere Informationen und ein Video zur Nutzung.