espués de haber creado su proyecto y, si es necesario, estructurado su proyecto en olas, ahora puede introducir sus proveedores manualmente o cargarlos directamente con un archivo Excel.
Antes de empezar a desplegar su proveedor, necesita cargar los datos de su proveedor en el sistema SupplyOn para que sus datos coincidan con los de la base de datos SupplyOn . Los siguientes artículos le mostrarán a qué debe prestar atención, qué posibles mensajes de error pueden producirse o cómo validar los datos de su proveedor. Dispone de las siguientes opciones:
- Introducción manual de datos
- Entrada de datos con archivo de carga
- Posibles mensajes de error
- Longitud máxima de los campos
- Verificar datos
Entrada manual de datos
En este artículo aprenderá a configurar manualmente los datos maestros de sus proveedores en el sistema SupplyOn .
Haga clic en 'Añadir proveedor '.
Aparecerá la siguiente máscara de entrada para los datos del proveedor:
1. En la primera pestaña introducirá los datos maestros del proveedor. Primero deberá seleccionar el Tipo de Rollout ( Conectar o Proveedor Pagado por el Comprador => punto 2) y después introducirá los datos maestros necesarios (punto 3).
2. Por favor, seleccione el 'tipo de rollout' requerido.
=> Regular Rollout = Conectar Proveedor
=> Distribución por correo electrónico = Proveedor de acceso por correo electrónico
=> Rollout Pagado por el Comprador = Proveedor Pagado por el Comprador
3. Introduzca los datos maestros del proveedor en los campos.
Importante: Para el Despliegue regular y el Despliegue pagado por el comprador, es obligatorio al menos un número de identificación por proveedor.
A DUNS número es obligatorio para el rollout de Proveedores Conectados y Proveedor Pagado por el Comprador . Si el proveedor aún no tiene un número DUNS , puede solicitar un número DUNS a través del enlace https://www.upik.de/en/. Los números DUNS son gratuitos. Es gratuito y tardará hasta 4 semanas en recibirse (2 semanas para las empresas europeas).
Alternativa para DUNS : Si su proveedor no tiene un DUNS , puede utilizar un número de IVA (sólo en Europa). Para los proveedores chinos, puede utilizar el USCC (Código Uniforme de Crédito Social), certificado por la Oficina Industrial y Comercial de China. Para los proveedores indios, puede utilizar el GSTIN ( Goods and Service Tax Network ).
Conexión pagada por el comprador
También tiene la posibilidad de pagar las cuotas mensuales de Connect a su proveedor. Para ello necesita primero el rol ' SLMBuyerLowBusiness '. A continuación, seleccione el tipo de rollout 'Rollout pagado por el comprador' en la pestaña 'Datos maestros de la empresa' al añadir un proveedor manualmente o introduzca el número '3' en la columna 'Tipo de rollout' en el archivo de carga. Si está interesado en esta opción, póngase en contacto con su consultor o gestor de cuenta de SupplyOn , ya que SupplyOn debe desbloquearla para usted.
4. 4. "Datos de contacto": En esta pestaña debe introducir los datos de contacto del proveedor.
Los campos obligatorios son:
=> Uno de sus datos de contacto tiene que ser el 'Contacto principal' por parte del proveedor. Si sólo introduce un contacto, esta persona será automáticamente el 'Contacto principal'.
=> Nombre y apellidos
=> Dirección de correo electrónico
=> Número de teléfono
5. En la pestaña 'Datos de conexión' puede introducir el identificador del punto de control del comprador (del sistema SupplyOn ) o la información del código de planta del comprador para configurar automáticamente los enlaces de red en la aplicación SupplyOn , cuando despliegue sus proveedores. El ID de proveedor de planta es el número de proveedor de su sistema interno, y puede contener ceros a la izquierda.
6. En la pestaña ' Asignación de ID de proveedor', tiene la posibilidad de añadir varios ID de asignación de proveedor para una empresa vendedora durante el despliegue masivo.
Después de introducir todos sus datos y hacer clic en 'Guardar' verá sus datos en la Visión General de la Oleada en la pestaña Supplier Rollout .
Al hacer clic en Guardar, el sistema comprueba y valida los datos del proveedor. Si sus datos son correctos y, por tanto, están listos para el despliegue, recibirá el estado "SÍ" en la columna "Válido". Si sus datos no son correctos, recibirá el estado "NO" en la columna "Válido". En este caso, compruebe los mensajes de error y corrija los datos para continuar.
En el extremo derecho, puede ver las tres columnas 'PID', 'Uses Serv. y "Estado de conexión":
- La columna 'PID' muestra si el proveedor ya está registrado en la plataforma SupplyOn o no.
- La entrada 'OK' significa que el proveedor ya está registrado en SupplyOn . Si la columna está vacía, el proveedor aún no se ha registrado.
- La entrada "Desactivado" significa que el proveedor estuvo activo en la plataforma SupplyOn en el pasado, pero que se ha desactivado, es decir, que ahora se encuentra en estado inactivo. Aún puede iniciar el registro de dicho proveedor. El sistema comprobará el motivo de la desactivación. En caso de un motivo de desactivación crítico, SupplyOn realizará una comprobación interna en un plazo de 2 días laborables y rechazará o liberará el despliegue para el proveedor. En caso de rechazo, se informará de ello a la empresa compradora. En caso de aprobación, se enviará automáticamente el enlace de registro al proveedor.
- La columna "Estado de conexión" muestra si el registro de un proveedor se ha iniciado anteriormente, pero se ha detenido. En tal caso, la entrada de la columna será "Detenido".
- La columna "Utiliza servicio" le informa de si el proveedor ya utiliza el servicio para el que desea iniciar el despliegue con otra empresa de buyside en la plataforma SupplyOn . La entrada "SÍ" significa que el proveedor ya utiliza el servicio con otra empresa de compras, mientras que "NO" significa que no lo utiliza.
Introducción de datos con archivo de carga
En este artículo aprenderá a cargar los proveedores que desea desplegar a través del archivo Excel .
Para cargar sus datos maestros de proveedores con un archivo excel, tiene que introducir sus datos en el archivo de carga. Por favor, encuentre el archivo de carga aquí. El archivo de carga está organizado en varias pestañas, al igual que la entrada manual de datos en la herramienta de rollout.
Para que las pestañas individuales coincidan entre sí, es esencial que utilice un identificador único por proveedor. Tiene las siguientes opciones
- o bien el identificador del proveedor
- o el número DUNS
- o la combinación de nombre de empresa y calle
Estos campos de identificación están resaltados en azul en el archivo de carga:
Los campos marcados en naranja son obligatorios.
Para los campos marcados en amarillo, sólo hay que rellenar un campo. Véase el ejemplo de la pestaña "Datos maestros de la empresa".
Puede utilizar la pestaña "Datos de conexión" para crear enlaces de red durante el despliegue. Es obligatorio rellenar el "Identificador del punto de control del comprador" o el "Código de la planta del comprador". La identificación del proveedor de la planta (tenga cuidado con el formato del número de proveedor, es decir, cero a la izquierda) es obligatoria.
Atención: en la primera pestaña " Datos maestros de la empresa " la información " Estado " (columna M) es una información obligatoria para los proveedores de Estados Unidos. Escriba el nombre del Estado completo.
En la segunda y tercera pestaña también tiene el campo opcional 'Salutation ID '. Utilice los siguientes códigos para mantener el ID correcto:
- 1 = hombre
- 2 = femenino
- 0 = neutro
¿Qué son los campos flexibles?
Los campos flexibles le ayudan a ordenar y clasificar más fácilmente a los proveedores más adelante, por ejemplo por oleadas de rollouts o proyectos. Las 6 últimas columnas del archivo de carga le permiten asignar campos flexibles a los proveedores que desea desplegar. Esto es opcional, no tiene que utilizar esta funcionalidad. Le explicaremos cómo configurar los campos flexibles en Campos flexibles.
Nota: Debe mantener el ID del campo flexible en el archivo de carga y no el nombre del campo flexible.
Cuando haya terminado de introducir los datos en el archivo, suéltelo en esta área o haga clic en "Examinar" y seleccione su archivo.
Posibles mensajes de error
En este artículo aprenderá qué mensajes de error pueden aparecer durante la carga y cómo solucionarlos.
Cuando introduzca sus datos, tanto si lo hace manualmente como si lo hace por carga, también puede recibir mensajes de error. Aquí le presentamos los más comunes. Siempre encontrará la descripción del error en el detalle del proveedor en la parte superior de la pestaña.
Si no ha rellenado un campo obligatorio, recibirá un mensaje de error como este:
Para resolver este error, rellene la información que falta y haga clic en "Guardar". Tenga en cuenta que el mensaje de error se muestra en la pestaña en la que se ha producido el error. En este caso, en la pestaña "Datos de contacto".
En el siguiente mensaje de error, falta el número DUNS en la primera pestaña:
Si carga sus datos, es posible que reciba un mensaje de error como éste:
En este caso, los datos que ha cargado para la primera pestaña son correctos, y el sistema también ha encontrado al proveedor en la base de datos. Pero hay un error en la segunda pestaña 'Datos de contacto'. Por favor, cambie a esta pestaña, para obtener un mensaje de error específico.
En caso de que ya se haya iniciado un despliegue de este servicio para un proveedor, recibirá el siguiente mensaje de error:
Nota: En caso de que el despliegue ya se haya completado para un servicio para un proveedor, puede actualizar la información de Enlace de Red a través de la funcionalidad de carga. Para los proveedores de E-Mail Access también puede actualizar la información de contacto.
¿Cuándo recibiré qué mensaje de error?
En caso de que haya errores en el archivo de carga, no podrá completar la carga, sino que recibirá el siguiente mensaje de error:
Haga clic en Descargar y recibirá un archivo Excel. La línea que contiene el error aparecerá resaltada en rojo. Además, recibirá una descripción del error en la parte superior.
Longitud máxima de los campos
Tenga en cuenta la longitud máxima de los campos cuando introduzca datos de sus proveedores. Esto suele dar lugar a mensajes de error.
A continuación encontrará la longitud máxima de los campos más importantes:
| Datos maestros de la empresa | DUNS | 9 | 9 |
|---|---|---|---|
| Nombre de la empresa | 1 | 50 | |
| Nombre de la empresa2 | 0 | 40 | |
| Calle | 0 | 40 | |
| Ciudad | 0 | 40 | |
| Código postal | 0 | 10 | |
| País (código ISO) | 2 | 2 | |
| Contactosdel proveedor | Idioma (código ISO) | 2 | 2 |
| Nombre | 2 | 40 | |
| Apellido | 2 | 40 | |
| Teléfono de contacto | 1 | 20 | |
| Correo electrónico | xx@xx.xx | 70 | |
| Contactospara compradores | Gestor de compras Idioma (código ISO) | 2 | 2 |
| Nombre del responsable de compras | 1 | 40 | |
| Apellido del jefe de compras | 1 | 40 | |
| Correo electrónico del jefe de compras | xx@xx.xx | 70 | |
| Teléfono del director de compras | 1 | 20 | |
Verificar los datos
Una vez que haya introducido o cargado correctamente los datos de su proveedor, la aplicación comprobará sus datos con los datos ya disponibles en la plataforma SupplyOn y con los datos de la base de datos Dun & Bradstreet ( D&B ).
En caso de que existan diferencias entre su conjunto de datos y la información de la aplicación SupplyOn o la base de datos D&B, recibirá el estado "No" en la columna "Válido".
Seleccione el proveedor (1) y haga clic en "Detalles del proveedor" (2) y obtendrá un resumen como el siguiente:
En este caso, el sistema no ha podido encontrar su conjunto de datos exacto, sino registros de datos similares a los suyos. En la parte superior recibirá una lista de diferencias entre su conjunto de datos y el conjunto de datos disponible en SupplyOn . Tendrá que elegir uno de los conjuntos de datos que se le sugieren para continuar con su despliegue. Haciendo clic en "Utilizar estos datos" podrá elegir el conjunto de datos que desea utilizar. Después de hacer clic en "Utilizar estos datos", deberá guardar su selección haciendo clic en "Guardar" en la parte inferior de la pantalla.