opo aver creato il vostro progetto e, se necessario, averlo strutturato in onde, potete ora inserire i vostri fornitori manualmente o caricarli direttamente con un file Excel.
Prima di iniziare il rollout dei fornitori, è necessario caricare i dati dei fornitori sul sistema SupplyOn , in modo da farli combaciare con il database SupplyOn . I seguenti articoli illustrano a cosa bisogna prestare attenzione, quali possibili messaggi di errore possono verificarsi o come convalidare i dati del fornitore. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Inserimento manuale dei dati
- Inserimento dati con file di caricamento
- Possibili messaggi di errore
- Lunghezza massima dei campi
- Verifica dei dati
Inserimento manuale dei dati
In questo articolo si spiega come impostare manualmente i dati anagrafici dei fornitori nel sistema SupplyOn .
Cliccare su "Aggiungi fornitore".
Verrà visualizzata la seguente maschera di inserimento dei dati del fornitore:
1. Nella prima scheda si inseriscono i dati anagrafici del fornitore. È necessario selezionare prima il tipo di rollout (Connect o Buyer Paid Supplier => punto 2) e poi inserire i dati anagrafici richiesti (punto 3).
2. Selezionare il "tipo di rollout" richiesto.
=> Rollout regolare = Fornitore Connect
=> Rollout via e-mail = Accesso via e-mail Fornitore
=> Rollout pagato dall'acquirente = Fornitore pagato dall'acquirente
3. Inserire i dati anagrafici del fornitore nei campi.
Importante: Per il Rollout regolare e il Rollout pagato dall'acquirente, è obbligatorio almeno un numero di identificazione per ogni fornitore.
A DUNS numero è obbligatorio per il rollout dei Fornitori Connect e dei Fornitori pagati dall'acquirente . Se il fornitore non dispone ancora di un numero DUNS , può richiedere un numero DUNS tramite il link https://www.upik.de/en/. I numeri DUNS sono gratuiti. Il numero DUNS è gratuito e richiede fino a 4 settimane per essere ricevuto (2 settimane per le aziende europee).
Alternativa a DUNS : Se il vostro fornitore non ha un DUNS , potete utilizzare un numero di partita IVA (solo in Europa). Per i fornitori cinesi, è possibile utilizzare il codice USCC (Uniform Social Credit Code), certificato dall'Industrial and Commercial Bureau cinese. Per i fornitori indiani, è possibile utilizzare il GSTIN (Goods and Service Tax Network).
Collegamento pagato dall'acquirente
Avete anche la possibilità di pagare le spese mensili di Connect per il vostro fornitore. Per farlo, è necessario avere il ruolo " SLMBuyerLowBusiness ". Successivamente, scegliete il tipo di rollout "Rollout pagato dall'acquirente" nella scheda "Dati anagrafici dell'azienda" quando aggiungete manualmente un fornitore o inserite il numero "3" nella colonna "Tipo di rollout" nel file di upload. Se siete interessati a questa opzione, contattate il vostro consulente o account manager di SupplyOn , poiché deve essere sbloccata da SupplyOn per voi.
4. Dati di contatto: In questa scheda è necessario inserire le informazioni di contatto del fornitore.
I campi obbligatori sono:
=> Uno dei vostri contatti deve essere il "Contatto principale" del fornitore. Se si inserisce un solo contatto, questo sarà automaticamente il "Contatto principale".
=> Nome e cognome
=> Indirizzo e-mail
=> Numero di telefono
5. Nella scheda "Dati di connessione" è possibile inserire l'id del punto di controllo dell'acquirente (dal sistema SupplyOn ) o le informazioni sul codice dell'impianto del lato acquirente per impostare automaticamente i collegamenti di rete nell'applicazione SupplyOn , quando si distribuiscono i fornitori. L'ID fornitore dell'impianto è il numero del fornitore del sistema interno e può contenere zeri iniziali.
6. Nella scheda 'Mappatura ID fornitore', si ha la possibilità per diversi servizi di aggiungere più ID di mappatura dei fornitori per un'azienda venditrice durante il rollout di massa.
Dopo aver inserito tutti i dati e aver fatto clic su 'Salva' , i dati verranno visualizzati nella panoramica dell'ondata nella scheda Supplier Rollout .
Quando si fa clic su Salva, il sistema controlla e convalida i dati del fornitore. Se i vostri dati sono corretti e quindi pronti per il rollout, riceverete lo stato "SI" nella colonna "Valido". Se i vostri dati non sono corretti, riceverete lo stato "NO" nella colonna "Valido". In questo caso, controllare i messaggi di errore e correggere i dati per continuare.
All'estrema destra, sono visibili le tre colonne "PID", "Utilizza Serv." e "Stato di connessione". e "Stato della connessione":
- La colonna "PID" indica se il fornitore è già registrato sulla piattaforma SupplyOn o meno.
- La voce "OK" significa che il fornitore è già registrato su SupplyOn . Se la colonna è vuota, il fornitore non si è ancora registrato.
- La voce "Disattivato" significa che il fornitore era attivo sulla piattaforma SupplyOn in passato, ma è stato poi disattivato, cioè si trova ora in uno stato inattivo. È ancora possibile avviare la registrazione di tale fornitore. Il sistema verificherà il motivo della disattivazione. In caso di motivo critico di disattivazione, SupplyOn eseguirà un controllo interno entro 2 giorni lavorativi e rifiuterà o rilascerà il rollout per il fornitore. In caso di rifiuto, l'azienda acquirente sarà informata di conseguenza. In caso di approvazione, il link di registrazione al fornitore verrà inviato automaticamente.
- La colonna "Connect State" mostra se la registrazione di un fornitore è stata avviata in precedenza, ma poi interrotta. In questo caso, la voce nella colonna sarà "Interrotta".
- La colonna "Utilizza il servizio" indica se il fornitore utilizza già il servizio per il quale si desidera avviare il rollout con un'altra società buyside sulla piattaforma SupplyOn . La voce "SI" significa che il fornitore utilizza già il servizio con un'altra società di acquisto, mentre "NO" significa che non lo utilizza.
Inserimento dati con file di upload
In questo articolo si spiegherà come caricare i fornitori che si desidera effettuare il roll-out tramite il file Excel .
Per caricare i dati anagrafici dei fornitori con un file excel, è necessario inserire i dati nel file di upload. Il file di caricamento è disponibile qui. Il file di upload è organizzato in diverse schede, proprio come l'inserimento manuale dei dati nello strumento di rollout.
Per far coincidere le singole schede tra loro, è essenziale utilizzare un identificativo unico per ogni fornitore. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- l'ID del fornitore
- o il numero DUNS
- oppure la combinazione di nome e via dell'azienda
I campi dell'identificativo sono evidenziati in blu nel file di caricamento:
I campi evidenziati in arancione sono obbligatori.
Per i campi contrassegnati in giallo, deve essere compilato solo un campo. Vedere l'esempio della scheda "Dati anagrafici dell'azienda".
È possibile utilizzare la scheda "Dati di connessione" per creare collegamenti di rete durante il rollout. L'"id del punto di controllo dell'acquirente" o il "codice dell'impianto di acquisto" sono obbligatori. L'id del fornitore dell'impianto (fare attenzione al formato del numero del fornitore, cioè allo zero iniziale) è obbligatorio.
Nota bene: nella prima scheda "Dati anagrafici dell'azienda" l'informazione "Stato" (colonna M) è obbligatoria per i fornitori degli Stati Uniti. Scrivete il nome dello Stato per intero.
Nella seconda e terza scheda è presente anche il campo opzionale 'Salutation ID'. Utilizzare i seguenti codici per mantenere l'ID corretto:
- 1 = maschio
- 2 = femmina
- 0 = neutro
Cosa sono i campi flessibili?
I campi flessibili consentono di ordinare e classificare più facilmente i fornitori in un secondo momento, ad esempio in base alle ondate di rollout o ai progetti. Le ultime 6 colonne del file di upload consentono di assegnare campi flessibili ai fornitori che si desidera avviare. Si tratta di un'opzione, non è necessario utilizzare questa funzionalità. Vi spiegheremo come impostare i campi flessibili in Campi flessibili.
Nota bene: nel file di caricamento è necessario mantenere l'ID del campo flessibile e non il nome del campo flessibile.
Una volta terminato l'inserimento dei dati nel file, è possibile rilasciarlo in quest'area o fare clic su "sfoglia" e selezionare il file.
Possibili messaggi di errore
In questo articolo scopriremo quali messaggi di errore possono apparire durante il caricamento e come risolverli.
Quando si inseriscono i dati, indipendentemente dal fatto che lo si faccia manualmente o tramite upload, si possono ricevere messaggi di errore. Qui presentiamo i più comuni. La descrizione dell'errore si trova sempre nel dettaglio del fornitore, nella parte superiore della scheda.
Se non è stato compilato un campo obbligatorio, si riceverà un messaggio di errore come questo:
Per risolvere l'errore, inserire le informazioni mancanti e fare clic su "Salva". Il messaggio di errore viene visualizzato nella scheda in cui si è verificato l'errore. In questo caso, nella scheda "Dati di contatto".
Nel seguente messaggio di errore, manca il numero DUNS nella prima scheda:
Se si caricano i dati, è possibile che si riceva un messaggio di errore come questo:
In questo caso, i dati caricati per la prima scheda sono corretti e il sistema ha trovato il fornitore nella banca dati. Ma c'è un errore nella seconda scheda "Dati di contatto". Passare a questa scheda per ottenere un messaggio di errore specifico.
Se per questo servizio è già stato avviato un rollout per un fornitore, si riceverà il seguente messaggio di errore:
Nota: se il rollout è già stato completato per un servizio di un fornitore, è possibile aggiornare le informazioni di Network Link tramite la funzionalità di upload. Per i fornitori di Accesso via e-mail è possibile aggiornare anche le informazioni di contatto.
Quando riceverò il messaggio di errore?
Nel caso in cui vi siano errori nel file di caricamento, non sarà possibile completare il caricamento, ma si riceverà il seguente messaggio di errore:
Fare clic su Download e si riceverà un file excel. La riga contenente l'errore sarà evidenziata in rosso. Inoltre, verrà visualizzata una descrizione dell'errore nella parte superiore.
Lunghezza massima dei campi
Tenere presente la lunghezza massima dei campi quando si inseriscono i dati dei fornitori. Questo spesso porta a messaggi di errore.
Di seguito sono riportate le lunghezze massime dei campi più importanti:
| Dati anagrafici dell'azienda | DUNS | 9 | 9 |
|---|---|---|---|
| Nome dell'azienda | 1 | 50 | |
| Nome dell'azienda2 | 0 | 40 | |
| Via | 0 | 40 | |
| Città | 0 | 40 | |
| CAP | 0 | 10 | |
| Paese (codice ISO) | 2 | 2 | |
| Contattidel fornitore | Lingua (codice ISO) | 2 | 2 |
| Nome | 2 | 40 | |
| Cognome | 2 | 40 | |
| Numero di telefono del contatto | 1 | 20 | |
| xx@xx.xx | 70 | ||
| Contattidell'acquirente | Responsabile acquisti Lingua (codice ISO) | 2 | 2 |
| Nome del responsabile acquisti | 1 | 40 | |
| Cognome del responsabile acquisti | 1 | 40 | |
| E-mail del responsabile acquisti | xx@xx.xx | 70 | |
| Numero di telefono del responsabile acquisti | 1 | 20 | |
Verifica dei dati
Una volta inseriti o caricati con successo i dati del fornitore, l'applicazione verificherà i dati con quelli già disponibili sulla piattaforma SupplyOn e con quelli presenti nel database Dun & Bradstreet ( D&B ).
Nel caso in cui vi siano differenze tra i vostri dati e le informazioni presenti nell'applicazione SupplyOn o nel database D&B, riceverete lo stato "No" nella colonna "Valido".
Selezionate il fornitore (1) e cliccate su "Dettagli del fornitore" (2), riceverete una panoramica come questa:
In questo caso il sistema non è stato in grado di trovare il vostro esatto set di dati, ma record di dati simili al vostro. Nella parte superiore verrà visualizzato un elenco di differenze tra il vostro set di dati e quello disponibile sul sito SupplyOn . Dovrete scegliere uno dei set di dati suggeriti per continuare il rollout. Facendo clic su "Usa questi dati" è possibile scegliere il set di dati che si desidera utilizzare. Dopo aver fatto clic su "Usa questi dati", è necessario salvare la selezione facendo clic su "Salva" in fondo alla schermata.