La sezione "Extra" consente di personalizzare ulteriormente le attività e i rollout: Quest'area di Rollout Cockpit è strutturata nelle seguenti voci di menu:
- Modelli di e-mail personalizzati
- Mailing di conservazione
- Campi flessibili
- Notifiche
- Contatti specifici del servizio
- Manutenzione dei documenti GTC del cliente
Modelli di e-mail personalizzati
SupplyOn Rollout Cockpit invia diverse notifiche via e-mail ai fornitori. Avete la possibilità di scegliere tra i modelli predefiniti di SupplyOn o tra i modelli di e-mail specifici del cliente. Se la vostra azienda dispone già di modelli di e-mail personalizzati, potete accedervi tramite questa voce di menu.
Se voglio impostare o modificare modelli di e-mail HTML personalizzati, cosa devo fare?
In questo caso si applicheranno costi aggiuntivi per il progetto; contattate il vostro Account Manager o Consulente SupplyOn per discutere le vostre esigenze. Una volta fatto ciò, SupplyOn implementerà/modificherà i modelli per voi. Facendo clic su "Modelli di posta", il sistema visualizzerà i modelli personalizzati già creati per la vostra azienda.
Fare clic sul nome del modello per accedere al singolo modello.
Nella sezione 'Testo' è possibile vedere la versione in testo normale del modello. I campi dinamici che iniziano con ' saranno compilati individualmente per ogni fornitore. Sotto la versione di testo si può vedere il codice HTML di questa e-mail. Tornate alla panoramica facendo clic sul pulsante 'Torna alla schermata panoramica'.
Mailing di mantenimento
La funzione Retention Mailing consente di definire gli intervalli di tempo in cui si desidera ricevere notifiche via e-mail sui processi di retention. Per saperne di più sulla conservazione, consultare il sito , scheda "Conservazione" e Panoramica della conservazione.
Facendo clic su 'Retention Mailing' si ottiene la seguente schermata:
1. Inserire gli intervalli come valori separati da virgole. L'esempio precedente significa che riceverete una prima e-mail informativa su un fornitore in conservazione 80 giorni prima della sua disattivazione e poi di nuovo 14 giorni prima della disattivazione, nel caso in cui lo stato di disattivazione non sia cambiato nel frattempo.
2. Selezionate la casella di controllo "Attiva mailing di mantenimento".
3. Salvare le impostazioni facendo clic su "Salva".
Campi flessibili
I campi flessibili consentono di raggruppare i fornitori e di cercare o filtrare in base a determinati criteri quando si lavora nella sezione di monitoraggio. In questo articolo vi mostreremo come impostare e assegnare i campi flessibili.
Cliccate sulla voce di menu "Campi flessibili". Se non avete ancora creato alcun campo flessibile, la vostra panoramica avrà questo aspetto:
Esistono sei diverse categorie di campi flessibili, Area, Gruppo di materiali, Flex1 - Flex4. È possibile creare diversi campi flessibili per categoria, ma si può assegnare una categoria solo una volta a un fornitore. Quindi, se avete già creato diversi campi flessibili, la vostra panoramica potrebbe apparire come questa:
Una volta creato, ogni campo flessibile riceve un ID univoco. L'ID è necessario per il file di caricamento del rollout, come spiegato in Creare un'onda di rollout. È possibile modificare o eliminare i campi flessibili esistenti facendo clic sul relativo pulsante. È possibile creare un nuovo campo flessibile facendo clic su "Crea nuovo".
Assegnare e rimuovere campi flessibili a e da un fornitore già registrato
Dopo aver creato i campi flessibili, è possibile assegnarli manualmente a un fornitore già registrato.
L'assegnazione avviene tramite i "Dettagli del fornitore". Accedere ai dettagli del fornitore tramite una qualsiasi delle panoramiche di monitoraggio, trovando maggiori informazioni nell'area di ricerca.
In 'Dettagli fornitore' accedere alla scheda 'Dati anagrafici' all'interno della panoramica e selezionare i campi flessibili che si desidera assegnare a questo specifico fornitore. Confermare la selezione facendo clic su 'Salva'. È possibile selezionare solo una voce da ciascun elenco a discesa.
Per rimuovere un campo flessibile da un fornitore, accedere anche alla scheda Dati anagrafici, deselezionare il campo flessibile e salvare le modifiche facendo clic su 'Salva'.
A questo punto è possibile utilizzare uno qualsiasi dei display di monitoraggio per filtrare la ricerca in base a criteri specifici, come illustrato di seguito:
Assegnazione di campi flessibili durante il processo di rollout
È possibile assegnare campi flessibili anche durante il processo di rollout. È possibile farlo manualmente o tramite il file di caricamento.
Assegnazione manuale:
Quando si aggiunge manualmente un fornitore a un'ondata di rollout, fare clic su "Aggiungi fornitore" e inserire i campi flessibili nella scheda "Dati anagrafici dell'azienda" nella sezione "Dati specifici del cliente".
Per ulteriori informazioni sull'aggiunta manuale di un fornitore a un elenco di rollout, consultare la sezione Inserimento manuale dei dati.
Assegnazione tramite upload
Se si desidera utilizzare il file di upload per assegnare i campi flessibili a un fornitore, inserire l'ID del campo flessibile nella colonna corrispondente del modello di upload. L'ID del campo flessibile si trova nella prima colonna della sezione Campi flessibili:
In un secondo momento è necessario inserire l'ID nella rispettiva colonna del file di caricamento:
Assicurarsi di inserire l'ID del campo flessibile e non il nome del campo flessibile!
Creare, modificare e cancellare i campi flessibili
Per creare campi flessibili, fare clic su "Crea nuovo":
1. Immettere il nome o i nomi del nuovo campo flessibile nelle righe di input.
2. Salvare le modifiche facendo clic su "Salva".
3. Nella prima riga della maschera di immissione è sempre possibile vedere su quale campo flessibile si sta lavorando. In questo caso si tratta del campo flessibile "Area".
Per modificare i campi flessibili, fare clic su "Modifica":
Apportare le modifiche e salvarle facendo clic su "Salva".
Per eliminare i campi flessibili, fare clic su "Elimina" e confermare la finestra pop-up con "OK". Si riceverà una notifica di conferma nella parte superiore della pagina.
Ricevo un messaggio di errore quando voglio eliminare un campo flessibile, cosa devo fare?
Il messaggio di errore sopra riportato significa che il campo flessibile che si desidera eliminare è già stato collegato a un fornitore e quindi non può essere eliminato. Prima di poterlo eliminare, è necessario rimuovere il campo flessibile da tutti i fornitori a cui è stato assegnato. Vedere ' Assegnare e rimuovere campi flessibili a e da un fornitore già registrato' per sapere come rimuovere nuovamente un campo flessibile.
Casi d'uso dei campi flessibili
Come già detto, è possibile utilizzare i Campi flessibili per raggruppare i fornitori e cercare o filtrare in base a determinati criteri. A tal fine, è possibile creare più voci per ogni Campo flessibile; di seguito è riportato un esempio per Flex4:
In questo caso ci sono diversi codici di impianto assegnati al Campo Flessibile 4. Se ora si passa alla sezione Monitoraggio, si può notare che è stato creato un elenco a discesa con i codici degli impianti:
Questo vi dà la possibilità di filtrare i vostri fornitori in base a diversi criteri, ad esempio la regione (Europa, Asia, USA, ecc.), il tipo di connessione ( WebEDI , EDI ), ecc. È sufficiente assegnare i campi flessibili corrispondenti al vostro fornitore; vi mostreremo come nel prossimo capitolo.
Notifiche
La sezione Notifiche offre la possibilità di definire per quali eventi dell'applicazione SLM si desidera ricevere notifiche. Per configurare il profilo di notifica personale, accedere a 'Notifiche'.
Per impostazione predefinita, tutte le caselle sono selezionate, il che significa che l'utente riceverà una notifica via e-mail per tutti gli eventi di ogni servizio. Se non si desidera ricevere determinate notifiche, deselezionare la casella corrispondente e fare clic su "Salva impostazioni".
Contatti specifici per i servizi
Le aziende Buyside possono definire per ogni servizio se le notifiche inviate per eventi di rollout, attivazione, escalation o retention debbano essere inviate a contatti specifici del servizio, a contatti specifici della connessione o a entrambi all'interno della loro azienda.
Accedendo a "Contatti specifici del servizio", si vedrà un elenco di tutti i servizi e un menu a tendina per ogni servizio sulla destra.
Tramite il menu a tendina è possibile definire per ogni servizio se la persona di contatto per questo servizio deve essere:
- Un contatto specifico del servizio
- Un contatto specifico di Connect
- O entrambi
Cosa significa servizio specifico e contatto specifico per la connessione?
Un contatto specifico del servizio è un contatto che riceverà le notifiche per tutti gli eventi (registrazione, attivazione, escalation e retention) per questo servizio specifico, ad esempio Supply Chain Collaboration . Vi mostreremo come definire il contatto specifico del servizio nella fase successiva.
Un contatto specifico per il servizio è il contatto buyer nominato durante la fase di rollout per questo servizio per questo fornitore. Per definire il contatto specifico del servizio, fare clic sul servizio nella "Panoramica dei contatti specifici del servizio".
Si aprirà un menu separato.
Inserire i dati del contatto specifico del servizio e confermare facendo clic su "Salva". Si riceverà una conferma che il contatto è stato creato correttamente.
Il contatto specifico del servizio verrà quindi visualizzato nella panoramica.
Si noti che è possibile impostare un solo contatto per servizio. Dopo aver inserito il contatto del servizio e aver deciso, tramite il menu a tendina, se le e-mail devono essere inviate al contatto specifico del servizio, al contatto specifico della connessione o a entrambi, salvare le modifiche facendo clic su "Salva" in fondo alla schermata.
Come interagiscono il menu "Notifiche" e il menu "Contatti specifici del servizio"?
Il menu "Notifiche" (vedere Notifiche per maggiori dettagli) vi dà la possibilità, come singoli utenti, di decidere quali e-mail volete ricevere. Quindi, se siete il contatto specifico di Connect per un fornitore e deselezionate la casella per la conservazione delle e-mail per un servizio, non riceverete notifiche per questo caso, anche se l'impostazione in 'Contatti specifici del servizio' dice il contrario, vedi esempio 1 qui sotto.
D'altra parte, se si seleziona la casella per ricevere determinate notifiche, ma non si è il contatto specifico del servizio, non si riceveranno notifiche nel caso in cui le impostazioni siano come nell'esempio 2.
Esempio 1:
Contatti specifici del servizio Panoramica:
Panoramica notifiche:
Esempio 2:
Panoramica dei contatti specifici del servizio:
Panoramica delle notifiche:
Manutenzione dei documenti GTC del cliente
Oltre alle CGC di SupplyOn , avete la possibilità di includere le vostre CGC durante il processo di registrazione dei vostri fornitori. In questo articolo, imparerete come mantenere le vostre Condizioni Generali/Politiche nel sistema SupplyOn . Per utilizzare questa funzione è richiesto un costo una tantum. Se desiderate utilizzare questa funzione, contattate il vostro Account Manager responsabile all'indirizzo SupplyOn per discutere i dettagli.
Ruolo dell'utente: Per accedere allo strumento GTC, è necessario il ruolo " SLMROCAll " o " SLMROCManager ". È possibile accedere allo strumento GTC clienti facendo clic su Amministrazione (1) > Rollout fornitori (2) > Documenti GTC (3).
È possibile aggiungere i documenti facendo clic su "Aggiungi nuovo documento".
1. Inserite il nome dei documenti GTC (la denominazione è importante in caso di pubblicazione di una nuova versione).
2. Inserire la versione del documento GTC (la numerazione della versione è importante in caso di pubblicazione di una nuova versione).
3. Il documento in inglese è obbligatorio. Facoltativo: è possibile aggiungere documenti in più lingue.
4. Caricare il documento GTC presente sul desktop facendo clic su Sfoglia. È possibile caricare un solo file PDF per ogni lingua. La denominazione del documento PDF è importante, perché verrà scaricato così com'è dal vostro fornitore.
5. Cliccare su Salva
È possibile mantenere il documento facendo clic su "Modifica documento GTC", con le stesse opzioni utilizzate per l'aggiunta di un nuovo documento.
Nota: finché il documento ha lo stato "Bozza", è sempre possibile modificare il documento caricato prima della sua pubblicazione.
Dopo aver caricato con successo le GTC, è possibile pubblicarle facendo clic su "Pubblica".
Nota: non appena il documento GTC viene pubblicato, viene incluso in tutti i rollout appena avviati per i servizi attivati.
Sono possibili le seguenti azioni sulle versioni del documento:
- Bozza → eliminare la versione
- Bozza → pubblica la versione → Pubblicata
- Nello stato "Pubblicato" è possibile aggiungere altre lingue. Non sono consentite altre modifiche al contenuto.
- Pubblicato → non pubblicare → non aggiornato
- Non aggiornato → cancella la versione
Nella colonna panoramica "File GTC" è possibile scaricare i file delle lingue.
