Esta função permite que os colegas tenham acesso aos dados do utilizador no sistema. Os colegas definidos podem, portanto, representar o utilizador, por exemplo, quando este está ausente.
A restrição de tempo da substituição pode fazer sentido, de modo a que os substitutos só possam realmente aceder aos processos no sistema durante a sua ausência. Se a opção "Notificações por e-mail" estiver selecionada, o substituto também recebe todos os e-mails do sistema que lhe são dirigidos.