epois de ter criado o seu projeto e, se necessário, estruturado o seu projeto em pacotes, pode agora introduzir os seus fornecedores manualmente ou carregá-los diretamente com um ficheiro Excel.
Antes de começar a implementar o seu fornecedor, é necessário carregar os dados do seu fornecedor no sistema SupplyOn , a fim de fazer corresponder os seus dados à base de dados SupplyOn . Os artigos seguintes mostram-lhe o que deve ter em atenção, quais as possíveis mensagens de erro que podem ocorrer ou como validar os dados do seu fornecedor. Estão disponíveis as seguintes opções:
- Entrada manual de dados
- Entrada de dados com ficheiro de carregamento
- Possíveis mensagens de erro
- Comprimentos máximos dos campos
- Verificar dados
Entrada manual de dados
Neste artigo, aprenderá a configurar manualmente os dados mestre do seu fornecedor no sistema SupplyOn .
Clique em "Adicionar fornecedor".
Aparecerá a seguinte máscara de entrada para os dados do fornecedor:
1. No primeiro separador, introduzirá os dados mestre do fornecedor. Tem de selecionar primeiro o tipo de rollout ( Connect ou Buyer Paid Supplier => ponto 2) e depois introduzir os dados mestre necessários (ponto 3).
2. Selecione o "tipo de rollout" necessário.
=> Rollout regular = Fornecedor de ligação
=> Rollout por correio eletrónico = Fornecedor de acesso por correio eletrónico
=> Rollout pago pelo comprador = Fornecedor pago pelo comprador
3. Introduza os dados mestre do fornecedor nos campos.
Importante: Para o Rollout regular e o Rollout pago pelo comprador, é obrigatório pelo menos um número de identificação por fornecedor.
A DUNS número é obrigatório para o rollout de Connect Suppliers e Buyer Paid Supplier . Se o fornecedor ainda não tiver um número DUNS , pode candidatar-se a um número DUNS através da ligação https://www.upik.de/en/. Os números DUNS são gratuitos. É gratuito e demorará até 4 semanas a ser recebido (2 semanas para as empresas europeias).
Alternativa a DUNS : Se o seu fornecedor não tiver um DUNS , pode utilizar um número de IVA (apenas na Europa). Para os fornecedores chineses, pode utilizar o USCC (Código Uniforme de Crédito Social), certificado pelo Gabinete Industrial e Comercial da China. Para os fornecedores indianos, pode utilizar o GSTIN (Goods and Service Tax Network).
Ligação paga pelo comprador
Também tem a possibilidade de pagar as taxas mensais do Connect para o seu fornecedor. Para o fazer, precisa primeiro de ter a função " SLMBuyerLowBusiness ". Depois disso, selecione o tipo de Rollout "Buyer Paid Rollout" no separador "Company master data" quando adicionar um fornecedor manualmente ou insira o número "3" na coluna "Rollout Type" no ficheiro de carregamento. Se estiver interessado nesta opção, contacte o seu Consultor SupplyOn ou Gestor de Conta, uma vez que tem de ser desbloqueada por SupplyOn para si.
4. "Contact data" (Dados de contacto): Neste separador, tem de introduzir as informações de contacto do fornecedor.
Os campos obrigatórios são:
=> Um dos seus dados de contacto tem de ser o "Contacto principal" do fornecedor. Se introduzir apenas um contacto, esta pessoa será automaticamente o "Contacto principal".
=> Primeiro e último nome
=> Endereço de correio eletrónico
=> Número de telefone
5. No separador "Connection data" (Dados de ligação), pode introduzir a identificação do ponto de controlo do comprador (do sistema SupplyOn ) ou a informação do código da fábrica do comprador para configurar automaticamente as ligações de rede na aplicação SupplyOn , quando lançar os seus fornecedores. O ID do fornecedor da fábrica é o número do fornecedor do seu sistema interno e pode conter zeros à esquerda.
6. No separador "Supplier ID mapping" (Mapeamento do ID do fornecedor), tem a possibilidade de vários serviços adicionarem vários IDs de mapeamento de fornecedores para uma empresa vendedora durante a implementação em massa.
Depois de introduzir todos os dados e clicar em "Save" (Guardar) , verá os seus dados na síntese da vaga no separador Supplier Rollout .
Quando se clica em Guardar, o sistema verifica e valida os dados do fornecedor. Se os seus dados estiverem corretos e, consequentemente, prontos para a implementação, receberá o estado "SIM" na coluna "Válido". Se os seus dados não estiverem corretos, receberá o estado "NÃO" na coluna "Válido". Neste caso, verifique as mensagens de erro e corrija os seus dados para continuar.
Na extremidade direita, pode ver as três colunas "PID", "Uses Serv. e "Connect State" (Estado de ligação):
- A coluna "PID" indica se o fornecedor já está registado na plataforma SupplyOn ou não.
- A entrada "OK" significa que o fornecedor já está registado em SupplyOn . Se a coluna estiver vazia, o fornecedor ainda não se registou.
- A entrada "Desativado" significa que o fornecedor esteve ativo na plataforma SupplyOn no passado, mas foi desativado, ou seja, está agora num estado inativo. Ainda é possível iniciar o registo para esse fornecedor. O sistema verificará o motivo da desativação. No caso de um motivo de desativação crítico, SupplyOn efectuará uma verificação interna no prazo de 2 dias úteis e rejeitará ou libertará o lançamento para o fornecedor. Em caso de rejeição, a empresa do comprador será informada em conformidade. Em caso de aprovação, a ligação de registo para o fornecedor será enviada automaticamente.
- A coluna "Connect State" mostra se o registo de um fornecedor foi iniciado anteriormente, mas depois foi interrompido. Se for esse o caso, a entrada na coluna será "Parado".
- A coluna "Uses Serv." informa-o se o fornecedor já utiliza o serviço para o qual gostaria de iniciar a implementação com outra empresa buyside na plataforma SupplyOn . A entrada "YES" (sim) significa que o fornecedor já utiliza o serviço com outra empresa do sector das compras, enquanto "NO" (não) significa que não o utiliza.
Introdução de dados com ficheiro de carregamento
Neste artigo, aprenderá a carregar os fornecedores que pretende implementar através do ficheiro Excel .
Para carregar os dados mestre do seu fornecedor com um ficheiro Excel, tem de introduzir os seus dados no ficheiro de carregamento. Pode encontrar o ficheiro de carregamento aqui. O ficheiro de carregamento está organizado em vários separadores, tal como a entrada manual de dados na ferramenta de implementação.
Para fazer corresponder os separadores individuais entre si, é essencial utilizar um identificador único por fornecedor. Existem as seguintes opções:
- o ID do fornecedor
- ou o número DUNS
- ou a combinação do nome da empresa e da rua
Estes campos de identificação estão destacados a azul no ficheiro de carregamento:
Os campos assinalados a laranja são obrigatórios.
Para os campos marcados a amarelo, apenas um campo tem de ser preenchido. Ver exemplo do separador "Dados mestre da empresa".
É possível utilizar o separador "Dados de ligação" para criar ligações de rede durante o rollout. O "Buyer control point id" ou o "Buyside plant code" são obrigatórios. A identificação do fornecedor do centro (tenha cuidado com o formato do número do fornecedor, ou seja, zero à esquerda) é obrigatória.
Nota: no primeiro separador "Dados principais da empresa", a informação "Estado" (coluna M) é obrigatória para os fornecedores dos Estados Unidos. Escreva o nome do Estado por extenso.
No segundo e terceiro separadores, existe também o campo facultativo "Salutation ID". Utilize os seguintes códigos para manter a identificação correta:
- 1 = homem
- 2 = feminino
- 0 = neutro
O que são campos flexíveis?
Os campos flexíveis ajudam-no a ordenar e classificar mais facilmente os fornecedores mais tarde, por exemplo, por vagas de lançamento ou projectos. As últimas 6 colunas do ficheiro de carregamento permitem-lhe atribuir campos flexíveis aos fornecedores que pretende implementar. Isto é opcional, não tem de utilizar esta funcionalidade. Explicaremos como configurar campos flexíveis em Campos flexíveis.
Nota: é necessário manter o ID do campo flexível no ficheiro de carregamento e não o nome do campo flexível.
Quando terminar de introduzir os seus dados no ficheiro, largue-o nesta área ou clique em "procurar" e selecione o seu ficheiro.
Mensagens de erro possíveis
As mensagens de erro que podem aparecer durante o carregamento e a forma de as corrigir, são explicadas neste artigo.
Quando introduz os seus dados, independentemente de o fazer manualmente ou por carregamento, também pode receber mensagens de erro. Gostaríamos de apresentar aqui as mais comuns. Encontrará sempre a descrição do erro no detalhe do fornecedor, na parte superior do separador.
Se não tiver preenchido um campo obrigatório, receberá uma mensagem de erro como esta:
Para resolver este erro, preencha as informações em falta e clique em "Guardar". Note que a mensagem de erro é apresentada no separador onde o erro ocorreu. Neste caso, no separador "Dados de contacto".
Na mensagem de erro seguinte, falta o número DUNS no primeiro separador:
Se carregar os seus dados, poderá receber uma mensagem de erro como esta:
Neste caso, os dados que carregou para o primeiro separador estão corretos e o sistema também encontrou o fornecedor na base de dados. Mas existe um erro no segundo separador "Dados de contacto". Por favor, mude para este separador, para obter uma mensagem de erro específica.
No caso de já ter sido iniciada uma implementação deste serviço para um fornecedor, receberá a seguinte mensagem de erro:
Nota: Caso a implementação já tenha sido concluída para um serviço de um fornecedor, pode atualizar as informações do Enlace de rede através da funcionalidade de carregamento. Para os fornecedores de acesso por correio eletrónico, também pode atualizar as informações de contacto.
Quando é que vou receber uma mensagem de erro?
Caso existam erros no ficheiro de carregamento, não será possível concluir o carregamento, mas receberá a seguinte mensagem de erro:
Clique em Descarregar e receberá um ficheiro Excel. A linha que contém o erro será destacada a vermelho. Além disso, receberá uma descrição do erro na parte superior.
Comprimentos máximos dos campos
Tenha em atenção os comprimentos máximos dos campos quando estiver a introduzir dados dos seus fornecedores. Este facto dá frequentemente origem a mensagens de erro.
Pode encontrar o comprimento máximo dos campos mais importantes abaixo:
| Dados mestre da empresa | DUNS | 9 | 9 |
|---|---|---|---|
| Nome da empresa | 1 | 50 | |
| Nome da empresa2 | 0 | 40 | |
| Rua | 0 | 40 | |
| Cidade | 0 | 40 | |
| Código postal | 0 | 10 | |
| País (código ISO) | 2 | 2 | |
| Contactosdo fornecedor | Língua (código ISO) | 2 | 2 |
| Nome próprio | 2 | 40 | |
| Último nome | 2 | 40 | |
| Número de telefone de contacto | 1 | 20 | |
| Correio eletrónico | xx@xx.xx | 70 | |
| Contactosdo comprador | Buyside Manager Língua (código ISO) | 2 | 2 |
| Nome próprio do gestor da zona adquirida | 1 | 40 | |
| Apelido do gestor da zona económica | 1 | 40 | |
| Correio eletrónico do gestor do campo | xx@xx.xx | 70 | |
| Número de telefone do gestor da zona rural | 1 | 20 | |
Verificar dados
Depois de ter introduzido ou carregado com êxito os dados do seu fornecedor, a aplicação verificará os seus dados em relação aos dados já disponíveis na plataforma SupplyOn e em relação aos dados da base de dados Dun & Bradstreet ( D&B ).
Caso existam diferenças entre o seu conjunto de dados e a informação na aplicação SupplyOn ou na base de dados D&B, receberá o estado "Não" na coluna "Válido".
Selecione o fornecedor (1) e clique em "Detalhes do fornecedor" (2) e obterá um resumo como este:
Neste caso, o sistema não conseguiu encontrar o seu conjunto de dados exato, mas registos de dados semelhantes ao seu. No topo, é apresentada uma lista de diferenças entre o seu conjunto de dados e o conjunto de dados disponível em SupplyOn . Terá de escolher um dos conjuntos de dados sugeridos para continuar com a sua implementação. Ao clicar em "Utilizar estes dados", pode escolher o conjunto de dados que pretende utilizar. Depois de clicar em "Utilizar estes dados", tem de guardar a sua seleção clicando em "Guardar" na parte inferior do ecrã.