Posso gerar facturas no meu sistema e depois simplesmente carregar um ficheiro PDF no SupplyOn eInvoicing ou enviá-lo por e-mail?

Se o cliente aprovar, pode carregar as facturas como ficheiros PDF na aplicação SupplyOn e transferi-las para o seu cliente. Um requisito para tal é a seleção de um layout PFD adequado. Poderá ser necessária uma adaptação/extensão da estrutura da fatura, se pretender evitar o retrabalho manual (por exemplo, a recolha de informações exigidas pelo cliente que não fazem parte do seu formulário de fatura anterior). Mais informações em Layout PDF / extração de dados

Não consigo ver a função de carregamento de PDF na aplicação de faturação eletrónica. Já posso utilizar o carregamento de PDF?

Se for aprovado pelo seu cliente, activaremos a função de carregamento de PDF a pedido da sua empresa. Por favor, envie o pedido para o Help Desk do SupplyOn através do formulário de contacto.

Quais são os requisitos para os ficheiros PDF?

O sistema do fornecedor tem de criar uma fatura como ficheiro PDF.

NOTA: a maioria dos sistemas suporta a criação de ficheiros PDF. Se o sistema do fornecedor não suportar a criação de ficheiros PDF, existem inúmeros controladores PDF gratuitos na Internet. Após a transferência e instalação, os controladores de PDF permitem-lhe imprimir em ficheiros PDF da mesma forma que imprimiria normalmente numa impressora.

Exemplos de controladores de PDF incluem:

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Os ficheiros PDF carregados como facturas ou outros documentos financeiros devem cumprir os seguintes requisitos:

• Os ficheiros PDF têm de estar em formato de texto. Não são possíveis documentos digitalizados.
  Os ficheiros de texto gerados por OCR (Optical Character Recognition) não são recomendados.
• Os ficheiros PDF não podem estar protegidos por palavra-passe.
• A estrutura dos ficheiros PDF deve corresponder ao Layout de PDF selecionado.
  → Ver Layout de PDF / extração de dados
  Isto significa que:
  • A ortografia das etiquetas no ficheiro PDF tem de corresponder exatamente à ortografia no Layout de PDF utilizado.
    Uma etiqueta é uma frase que indica o conteúdo de um campo, por exemplo:
    "N.º da fatura: 12345" ("N.º da fatura" é a etiqueta).
  • Os campos do ficheiro PDF sem etiqueta são ignorados.
  • A posição dos campos no ficheiro PDF deve ser o mais próxima possível da amostra de PDF selecionada.
  • Se for utilizada uma etiqueta no ficheiro PDF que não esteja contida no esquema do PDF, esta é ignorada.
  • Elementos de layout como caixas e linhas são ignorados. O tipo de letra e o tamanho do texto não são relevantes, desde que não provoquem uma discrepância em relação à disposição geral do esquema do PDF (por exemplo, devido a um tamanho de letra extremamente grande).
  • Os espaços e os caracteres de pontuação são ignorados.
  • A língua das etiquetas tem de ser incluída no esquema PDF selecionado.
    
• Os ficheiros incorporados no ficheiro PDF são ignorados. (Os anexos da fatura podem ser carregados separadamente).
• A data e o formato numérico têm de ser utilizados de forma consistente em todo o ficheiro PDF.

• O conteúdo da fatura tem de corresponder às regras de validação configuradas para o respetivo cliente e país. (O mesmo que quando se introduzem facturas diretamente no SupplyOn eInvoicing).

  Especificamente, todos os campos requeridos pelo cliente devem ser incluídos nos ficheiros PDF. Caso contrário, pode adicionar manualmente as informações em falta depois de carregar os ficheiros PDF. Além disso, tenha em atenção que, para as facturas que fazem referência a uma Ordem de Compra, alguns campos contidos na Ordem de Compra têm de ter o mesmo valor na fatura.