Puis-je générer des factures dans mon système et ensuite simplement télécharger un fichier PDF dans SupplyOn eInvoicing ou l'envoyer par e-mail ?

Si le client l'autorise, vous pouvez télécharger des factures au format PDF dans l'application SupplyOn et les transférer à votre client. Pour ce faire, il est nécessaire de choisir une mise en page PFD appropriée. Une adaptation/extension de la mise en page de la facture peut s'avérer nécessaire si vous souhaitez éviter les retouches manuelles (par exemple, la collecte d'informations requises par le client qui ne figurent pas sur le formulaire de facture précédent). Plus d'informations sur Mise en page PDF / extraction de données

Je ne vois pas la fonction de téléchargement de PDF dans l'application eInvoicing. Puis-je déjà utiliser le téléchargement de PDF ?

Si votre client l'approuve, nous activerons la fonction de téléchargement de PDF sur demande pour votre entreprise. Veuillez envoyer la demande au service d'assistance de SupplyOn via le formulaire de contact.

Quelles sont les exigences relatives aux fichiers PDF ?

Le système du fournisseur doit créer une facture au format PDF.

REMARQUE : la plupart des systèmes permettent de générer des fichiers PDF. Si le système du fournisseur ne prend pas en charge la génération de fichiers PDF, il existe de nombreux pilotes PDF gratuits à installer sur l'internet. Une fois téléchargés et installés, les pilotes PDF vous permettent d'imprimer des fichiers PDF de la même manière que vous le feriez avec une imprimante.

Voici quelques exemples de pilotes PDF

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Les fichiers PDF téléchargés en tant que factures ou autres documents financiers doivent répondre aux exigences suivantes :

• Les fichiers PDF doivent être au format texte. Les documents scannés ne sont pas autorisés.
  Les fichiers texte générés par OCR (Optical Character Recognition) ne sont pas recommandés.
• Les fichiers PDF ne doivent pas être protégés par un mot de passe.
• La structure des fichiers PDF doit correspondre à la mise en page PDF sélectionnée.
  → Voir Mise en page PDF / extraction de données
  Cela signifie que :
  • L'orthographe des étiquettes dans le fichier PDF doit correspondre exactement à l'orthographe de la mise en page PDF utilisée.
    Une étiquette est une phrase qui indique le contenu d'un champ, par exemple :
    "Numéro de facture : 12345" ("Numéro de facture" est l'étiquette).
  • Les champs du fichier PDF sans étiquette sont ignorés.
  • La position des champs dans le fichier PDF doit être aussi proche que possible de l'échantillon PDF sélectionné.
  • Si une étiquette est utilisée dans le fichier PDF alors qu'elle n'est pas contenue dans la mise en page du PDF, elle est ignorée.
  • Les éléments de mise en page tels que les boîtes et les lignes sont ignorés. La police et la taille du texte n'ont pas d'importance, pour autant qu'elles n'entraînent pas de divergence par rapport à la présentation générale du fichier PDF (par exemple, en raison d'une taille de police extrêmement grande).
  • Les espaces et les caractères de ponctuation sont ignorés.
  • La langue des étiquettes doit être incluse dans la présentation PDF sélectionnée.
    
• Les fichiers incorporés dans le fichier PDF sont ignorés. (Les pièces jointes aux factures peuvent être téléchargées séparément).
• La date et le format numérique doivent être utilisés de manière cohérente dans l'ensemble du fichier PDF.

• Le contenu de la facture doit correspondre aux règles de validation configurées pour le client et le pays concernés. (Comme lorsque vous saisissez les factures directement dans SupplyOn eInvoicing).

  Plus précisément, tous les champs requis par le client doivent être inclus dans les fichiers PDF. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter manuellement les informations manquantes après avoir téléchargé les fichiers PDF. Notez également que pour les factures faisant référence à un bon de commande, certains champs contenus dans le bon de commande doivent avoir la même valeur dans la facture.