Dokumentation

Ein Maßnahmenplan besteht aus folgenden Abschnitten: Übersicht, Basisinformationen, zugeordnete Themen und zugeordnete Maßnahmen. Jeder dieser Abschnitte lässt sich ein- und ausklappen.

Übersicht: Die Übersicht zeigt Ihnen den aktuellen Status des Maßnahmenplans. Darin finden Sie den übergeordneten Terminstatus (Rot, Gelb, Grün, Grau), den Gesamtfortschritt in Prozent, den Bearbeitungsstand (Aktiv, Geschlossen, Abgebrochen) und die Wirksamkeitsbewertung des Maßnahmenplans (null bis fünf Sterne).

Auf dieser Seite können Sie alle Maßnahmenpläne sehen, die Ihr Unternehmen betreffen. In der Standard-Ansicht sehen Sie nur aktive Maßnahmenpläne. Außerdem werden standardmäßig nicht alle Spalten dargestellt. Klicken Sie auf das Dreieck in einer Spaltenüberschrift, um unter “Spaltenauswahl” neue Spalten hinzuzufügen.

Kopfdaten: In den Kopfdaten sehen Sie die wichtigsten Informationen über das Thema (Bezeichnung, Beschreibung, Kunde, Lieferant, Dokumente, usw.). Außerdem finden Sie auch hier den Link zu dem zugeordneten Maßnahmenplan.

In dieser Ansicht können Sie alle Themen sehen, die Ihr Unternehmen betreffen. Einige Spalten sind standardmäßig ausgeblendet. Klicken Sie auf das Dreieck in einer Spaltenüberschrift, um unter “Spaltenauswahl” neue Spalten hinzuzufügen.

Sie können mit den Filterfunktionen relevante Themen finden, oder Sie verwenden das Suchfeld. Über die Tabellenprofil-Funktion können Sie Ihre Filter- und Sucheinstellungen speichern und immer wieder aufrufen.

Über die Seite “Suche in allen Kollaborationen” können Benutzer mit den Rollen “Standard” und “Designer” in allen Kollaborationen nach Inhalten aus flexiblen Feldern suchen.

Innerhalb der Suche stehen alle flexiblen Felder als Suchkriterium zur Verfügung, die unter dem Menüpunkt “Verwaltung / Service-Einstellungen / Collaboration Folders / Flexible Felder verwalten” mit der Eigenschaft “Durchsuchbar” angelegt worden sind.

Bei übergreifend sichtbaren Ordnern ist die hochgeladene Datei für alle berechtigten Benutzer des Ordners sichtbar.

Bei individuell sichtbaren Ordnern können Sie beim Hochladen festlegen, für welche Lieferanten die Datei sichtbar ist und von welchen sie bearbeitet werden kann.

Änderungen am Inhalt eines Ordners werden an die im Reiter Benachrichtigungen definierten Kollegen, Gruppen, Lieferanten oder E-Mail-Adressen versandt.

Neben dem allgemeinen Zugriff auf Collaboration Folders können Sie den Zugriff auf einzelne Ordner individuell regeln. Sie können jedem Ordner Kollegen, Gruppen oder Lieferanten zuweisen.

Prozessrollen können nur in der Vorlage angelegt werden. In der Kollaboration können den Prozessrollen nur Berechtigte zugeordnet werden.

Im Reiter “Inhalte” werden die Ordnerstruktur und die Inhalte der Ordner angezeigt und bearbeitet. Die in der Vorlage erstellen Strukturen und Inhalte stehen beim Erstellen einer Kollaboration direkt zur Verfügung und können angepasst bzw. erweitert werden.

Im Reiter “Basisinformationen” können Sie den Namen und eine freie Beschreibung zur Kollaboration eingeben. Diese wird im späteren Verlauf nicht mehr angezeigt und dient nur zur Orientierung. Der Name einer Kollaboration sollte selbsterklärend sein.