Informations générales

Vous pouvez utiliser les options de filtrage suivantes pour regrouper l'analyse en fonction de vos besoins :

• ID du fournisseur
• DUNS
• Nom du fournisseur
• Date : Date de création d'un processus DMS
• Statut : statut du document
• Type : par exemple, dessin, etc.
• Date de livraison : date à laquelle le document a été soumis au fournisseur
• Nom du document
• Assign Type : donne des informations sur les personnes ayant accès au document et peut être une société ou un utilisateur.
• Numéro de version : identifiant spécifique de la version des documents.

Le DMS par Statut dans la partie gauche donne des informations sur le statut de tous les documents.

Le nombre total de fournisseurs (deux derniers statuts) reflète le nombre de fournisseurs actifs et de fournisseurs ayant des documents actifs.

Les statuts suivants sont possibles dans la gestion des documents pour les transactions :

• Brouillon : Dans le statut Brouillon, les documents ne sont visibles que par les utilisateurs du côté achat (soit le propriétaire, soit les collègues qui lui sont assignés).
• Ouvert :
• Validé : Les documents sont visibles par les acheteurs et les vendeurs immédiatement ou lorsque la date de livraison prédéfinie est atteinte.
• Finalisé :
• Fermé : Les documents ne peuvent plus être modifiés : Les documents ne peuvent plus être modifiés. Les documents sont toujours disponibles du côté de l'achat pour les utilisateurs assignés. Du côté des vendeurs, les documents n'apparaissent plus dans les boîtes de réception mais peuvent être trouvés à l'aide d'une recherche étendue.
• Historique : Les documents ne sont plus disponibles dans les listes de documents par défaut, mais peuvent toujours être trouvés via la recherche avancée en recherchant le statut approprié et dans l'historique de tout autre document où il a été référencé.
• Verrouillé : Identique au statut Historique, mais lors de l'ouverture des documents, seules les métadonnées sont visibles, mais pas les fichiers.
• Supprimé : Les documents ne sont plus accessibles sur la place de marché SupplyOn mais sont complètement supprimés. Ce statut peut être activé en fonction du client.

Un statut peut être vide s'il n'est pas utilisé par la société buyyside.

Il est possible de cliquer sur des éléments des graphiques pour les filtrer ou filtrer les autres graphiques de la page.

Système de comptage

• Les documents fournisseurs (envoyés par le fournisseur) sont supprimés par le système et ne sont donc pas comptabilisés.
• Les documents peuvent être supprimés en fonction des paramètres spécifiques du client. Ces documents ne sont pas comptabilisés.

Autres informations spécifiques au SGD :

• La réponse aux documents et aux processus dans le cadre du flux de travail d'acceptation n'est possible que pour le client responsable.

Aperçu des documents

Donne un aperçu de tous les documents existants et de leur statut.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées (par exemple, le statut, la version) en faisant défiler le tableau.

Fournisseur par statut du système de gestion des documents

Une liste de fournisseurs avec le numéro de leurs documents, regroupés par leur statut.

Les fournisseurs n'ayant aucun document n'apparaîtront pas dans cette liste.

Veuillez noter qu'il est également possible de télécharger la liste au format xlsx ou csv. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l'ICP et appuyez sur télécharger.

Système de gestion des documents par statut et par mois

Ce diagramme à colonnes donne un aperçu du nombre de documents et de leur statut au cours de l'année, sur une base mensuelle.

Veuillez noter que l'évaluation historique n'est actuellement pas entièrement filtrable.