Informações gerais

Pode utilizar as seguintes opções de filtro para agrupar a análise específica para as suas necessidades:

• ID do fornecedor
• DUNS
• Nome do fornecedor
• Data: Data de criação de um processo DMS
• Estado: o estado do documento
• Tipo: por exemplo, desenho, etc.
• Data de entrega: a data em que o documento foi apresentado ao fornecedor
• Nome do documento
• Tipo de atribuição: fornece informações sobre as pessoas com acesso ao documento e pode ser Empresa ou Utilizador
• Número da versão: identificações específicas da versão dos documentos

O DMS por Estado na área esquerda fornece informações sobre o estado de todos os documentos.

O total de fornecedores (dois últimos estados) reflecte o número de fornecedores activos e de fornecedores com documentos activos.

Existem os seguintes estados na gestão de documentos para as transacções possíveis:

• Rascunho: No estado Rascunho, os documentos só são visíveis para os utilizadores do lado da compra (o proprietário ou colegas atribuídos).
• Aberto:
• Libertado: Os documentos são visíveis para o lado da compra e venda imediatamente ou quando a data de entrega predefinida é atingida.
• Finalizado:
• Fechado: Os documentos não podem mais ser modificados. Os documentos ainda estão disponíveis no lado da compra para os utilizadores atribuídos. No sell-side, os documentos já não aparecem nas vistas da caixa de entrada, mas podem ser encontrados utilizando a pesquisa alargada.
• Histórico: Os documentos já não estão disponíveis nas listas de documentos por defeito, mas ainda podem ser encontrados através da pesquisa avançada quando se procura o estado adequado e no histórico de qualquer outro documento em que tenha sido referenciado.
• Bloqueado: O mesmo que o estado Histórico, mas ao abrir os documentos só são visíveis os metadados, mas não os ficheiros.
• Eliminado: Os documentos já não estão acessíveis no mercado do SupplyOn, mas foram completamente eliminados. Este estado pode ser ativado de acordo com o cliente.

Um estado pode estar vazio se não for utilizado pela empresa do lado da compra.

É possível clicar nos elementos dos gráficos para os filtrar ou para filtrar os outros gráficos da página.

Sistema de contagem

• Os documentos do fornecedor (enviados pelo fornecedor) são eliminados pelo sistema e, por conseguinte, não são contabilizados
• Os documentos podem ser eliminados, com base nas definições específicas do cliente. Esses documentos não são contabilizados.

Mais informações específicas do DMS:

• A resposta a documentos e processos no âmbito do fluxo de trabalho de aceitação só é possível para o cliente responsável.

Visão geral dos documentos

Dá uma visão geral de todos os documentos existentes e do seu estado.

Pode obter informações detalhadas (por exemplo, estado, versão) percorrendo a tabela.

Fornecedor por status do sistema de administração de documentos

Uma lista de fornecedores com o número de seus documentos, agrupados por seu status.

Os fornecedores sem nenhum documento não aparecerão nesta lista.

Observe que também é possível fazer o download da lista como xlsx ou csv. Para o fazer, clique nos três pontos no canto superior direito do KPI e prima descarregar.

Sistema de gestão de documentos por estado e mês

Este gráfico de colunas é uma síntese da quantidade de documentos e do seu estado ao longo do ano, numa base mensal.

Note-se que a avaliação histórica não é atualmente totalmente filtrável.