Étape 1
Cliquez sur "Upload invoice" dans la barre d'outils de la page "Invoice list", puis sur "Upload PDF invoices".
La fenêtre de dialogue "Télécharger des factures PDF" s'affiche.
Étape 2
Sélectionnez l'un des champs obligatoires suivants :
Client : Sélectionnez l'unité organisationnelle du client auquel la facture est destinée.
Fournisseur : Sélectionnez l'unité de votre entreprise pour laquelle la facture doit être générée.
Mise en page PDF : Sélectionnez la mise en page PDF correspondant à la mise en page du fichier PDF à envoyer.
La fenêtre de dialogue Upload PDF invoices est mise à jour.
Figure : la fenêtre de dialogue Upload PDF invoices mise à jour avec les liens pour la création d'un objet et d'une adresse e-mail.
Étape 3
Cliquez sur Créer un objet pour le courrier électronique Une fenêtre de dialogue contenant l'objet du courrier électronique s'affiche. Cliquez sur Créer un e-mail et l'objet est repris automatiquement dans votre programme de messagerie.
Vous pouvez utiliser l'objet de l'e-mail affiché pour l'envoi futur de factures par e-mail à pdf.invoice@einvoicing.supplyon.com.
REMARQUE : L'objet de l'e-mail affiché ne fonctionne que pour la combinaison sélectionnée du client, du fournisseur et de la mise en page PDF. L'objet de l'e-mail doit être à nouveau spécifié pour les factures d'autres combinaisons (voir étape 2).
Cliquez sur Créer une adresse e-mail. Une fenêtre de dialogue contenant l'adresse e-mail s'affiche. Cliquez sur créer un e-mail et l'adresse sera automatiquement reprise dans votre programme de messagerie.
Vous pouvez utiliser l'adresse électronique affichée pour l'envoi ultérieur de factures. Vous pouvez utiliser la ligne d'objet pour vos propres besoins.
REMARQUE : L'adresse électronique affichée ne fonctionne que pour la combinaison sélectionnée de client, de fournisseur et de mise en page PDF. L'adresse e-mail doit être spécifiée à nouveau pour les factures d'autres combinaisons (voir étape 2).
Étape 4 : Règles pour l'envoi de factures par e-mail
Une seule facture PDF peut être envoyée par e-mail. Le nom du fichier de la facture PDF ne peut pas contenir le mot "pièce jointe". Vous pouvez ajouter un ou plusieurs fichiers en tant que pièces jointes à chaque facture PDF. Les noms de fichiers des pièces jointes doivent contenir le mot "pièce jointe". Les pièces jointes doivent respecter les règles respectives définies par le client, par exemple en ce qui concerne les types de fichiers sélectionnés, le nombre et la taille des pièces jointes, etc.
Étape 5 : Informations sur le traitement
SupplyOn envoie à l'adresse e-mail de l'expéditeur une information sur le traitement de la facture en fonction de son état.
Les factures sans erreur sont envoyées directement au client. Si une erreur s'est produite pendant le traitement, la facture reçoit le statut Erreur. La facture avec des erreurs n'est pas envoyée au client et se trouve dans l'onglet "Envoyée".
Étape 6 : Traitement des erreurs
Vous pouvez corriger la facture dans SupplyOn eInvoicing et l'y envoyer. Vous pouvez également corriger la facture dans votre système et envoyer un nouveau fichier PDF par e-mail, afin qu'il soit contrôlé et traité à nouveau par SupplyOn eInvoicing. Utilisez le même numéro de facture pour la correction. Vers la page Traitement des erreurs.