Schritt 1
Auf der Seite Rechnungsliste, klicken Sie in der Symbolleiste auf Rechnungen hochladen und dann auf PDF Rechnungen hochladen.
Das Dialogfenster PDF Rechnungen hochladen wird angezeigt.
Schritt 2
Wählen Sie aus folgenden Pflichtfeldern aus:
Kunde: Wählen Sie die Organisationseinheit des Kunden aus, für die die Rechnung bestimmt ist.
Lieferant: Wählen Sie die Einheit in Ihrem Unternehmen aus, für die die Rechnung erstellt wird.
PDF-Layout: Wählen Sie das PDF-Layout aus, das dem Layout der zu versendenden PDF-Datei entspricht.
Das Dialogfenster PDF Rechnungen hochladen wird aktualisiert.
Abbildung: Das aktualisierte Dialogfenster PDF Rechnungen hochladen mit den Links zum Erstellen eines E-Mail-Betreffs und einer E-Mail-Adresse.
Schritt 3
Klicken Sie auf E-Mail Betreff erstellen. Ein Dialogfenster mit dem E-Mail Betreff wird angezeigt. Klicken Sie auf Neue E-Mail und der Betreff wird automatisch in Ihr E-Mail-Programm übernommen.
Sie können den angezeigten E-Mail-Betreff für den zukünftigen Rechnungsversand per E-Mail an pdf.invoice@einvoicing.supplyon.com verwenden.
HINWEIS: Der angezeigte E-Mail-Betreff funktioniert nur für die ausgewählte Kombination aus Kunde, Lieferant und PDF-Layout. Für Rechnungen weiterer Kombinationen muss der E-Mail-Betreff neu bestimmt werden (siehe Schritt 2).
Klicken Sie auf E-Mail-Adresse erstellen. Ein Dialogfenster mit der E-Mail-Adresse wird angezeigt. Klicken Sie auf Neue E-Mail und die Adresse wird automatisch in Ihr E-Mail-Programm übernommen.
Sie können die angezeigte E-Mail-Adresse für den zukünftigen Rechnungsversand verwenden. Die Betreffzeile können Sie für Ihre eigenen Erfordernisse verwenden.
HINWEIS: Die angezeigte E-Mail-Adresse funktioniert nur für die ausgewählte Kombination aus Kunde, Lieferant und PDF-Layout. Für Rechnungen weiterer Kombinationen muss die E-Mail-Adresse neu bestimmt werden (siehe Schritt 2).
Schritt 4: Regeln beim Versenden von Rechnungen per E-Mail
Pro E-Mail kann nur eine PDF-Rechnung versendet werden.
Der Dateiname der PDF-Rechnung darf das Wort „attachement“ nicht enthalten.
Sie können eine oder mehrere Dateien als Anhänge zu jeder PDF-Rechnung hinzufügen. Die Dateiennamen der Anhänge müssen das Wort „attachement“ enthalten.
Die Anhänge müssen den vom jeweiligen Kunden definierten Regeln entsprechen, zum Beispiel in Bezug auf die gewählten Dateitypen, die Anzahl und Größe der Anhänge usw.
Schritt 5: Verarbeitungsinformation
Eine Verarbeitungsinformation je Rechnungsstatus versendet SupplyOn an die Absender E-Mail -Adresse.
Fehlerfreie Rechnungen werden direkt an den Kunden gesendet. Wenn ein Fehler während der Verarbeitung auftritt, wird der Rechnung der Status Fehler zugewiesen. Die fehlerhafte Rechnung wird nicht an den Kunden gesendet und befindet sich in der Registerkarte "Gesendet".
Schritt 6: Fehlerbearbeitung
Sie können die Rechnung in SupplyOn eInvoicing korrigieren und dort versenden. Oder Sie können die Rechnung in Ihrem System korrigieren, eine neue PDF-Datei per E-Mail verschicken, damit diese wieder von SupplyOn eInvoicing geprüft und verarbeitet wird. Verwenden Sie für die Korrektur die gleiche Rechnungsnummer. Zur Seite Fehlerbearbeitung.