Kann ich Rechnungen in meinem System generieren und dann einfach eine PDF-Datei im SupplyOn eInvoicing hochladen oder per E-Mail versenden? 

Das geht selbstverständlich. Sofern vom Kunden freigegeben, können Sie Rechnungen als PDF-Datei in der SupplyOn Applikation hochladen und so an ihren Kunden übermitteln. Voraussetzung ist allerdings die Auswahl eines geeigneten PDF-Layouts. Eine Anpassung/ Erweiterung ihres Rechnungslayouts kann erforderlich sein, wenn Sie manuelle Nacharbeiten vermeiden wollen (z.B. für die Erfassung vom Kunden geforderten Informationen, die nicht auf Ihrem bisherigen Rechnungsformular enthalten sind). Weitere Informationen auf   PDF Layout / Datenextraktion

Ich sehe die Funktion in eInvoicing nicht. Kann ich den PDF-Upload schon nutzen? 

Sofern von Ihrem Kunden freigegeben, schalten wir die Funktion auf Anfrage für Ihr Unternehmen frei. Senden Sie bitte eine Anfrage über das Kontaktformular an den SupplyOn Help-Desk.

Was sind die Anforderungen an die PDF-Dokumente?

Hinweis: Bitte verwenden Sie den PDF-Prozess nur, wenn Ihr System automatisch Rechnungen als PDF-Dokumente erstellt.

Adressen:  Enthalten die Adressen ein Land? Haben die Adressen klare und eindeutige Trennzeichen? 
Wenn nicht, ändern Sie bitte die Stammdaten, die für Ihre Rechnung verwendet werden, und übernehmen Sie das Rechnungslayout.
Nicht ok: Name – Straße 15 , 21235 Stadt Land
Ok: Name, Straße 15, 21235 Stadt, Land

HINWEIS: Die meisten Systeme unterstützen die Erzeugung von PDF-Dokumenten. Wenn das System des Lieferanten die Generierung von PDF-Dateien nicht unterstützt, gibt es zahlreiche, kostenlos zu installierende PDF-Treiber im Internet. Nach dem Herunterladen und der Installation können Sie mit den PDF-Treibern in PDF-Dateien so drucken, wie Sie es normalerweise auf einem Drucker tun würden.

Beispiele für PDF-Treiber sind:

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Die als Rechnungen oder andere Finanzdokumente hochgeladenen PDF-Dateien müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• PDF-Dateien müssen im Textformat vorliegen. Es sind keine gescannten Dokumente möglich.
  Textdateien, die durch OCR (Optical Character Recognition) erzeugt werden, werden nicht empfohlen.
• PDF-Dateien dürfen nicht passwortgeschützt sein.
• Die Struktur der PDF-Dateien muss dem gewählten PDF-Layout entsprechen.
  → Siehe   PDF Layout / Datenextraktion
  Das bedeutet:
  • Die Schreibweise der Labels in dem PDF-Dokument muss genau der Schreibweise im verwendeten PDF-Layout entsprechen.
    Ein Label ist eine Phrase, die den Inhalt eines Feldes bezeichnet, z.B:
    “Invoice no.: 12345” (“Invoice no.” ist das Label).
  • Felder in dem PDF-Dokument ohne Label werden ignoriert.
  • Die Position der Felder in dem PDF-Dokument sollten so nah wie möglich an dem ausgewählten PDF-Muster sein.
  • Wenn in dem PDF-Dokument ein Label verwendet wird, das nicht im PDF-Layout enthalten ist, wird dieses ignoriert.
  • Layoutelemente wie Rahmen und Linien werden ignoriert. Schriftart und -größe sind nicht relevant, solange sie nicht zu einer Abweichung vom allgemeinen Layout des PDF-Layouts führen (z.B. aufgrund einer extrem großen Schriftgröße).
  • Leerzeichen und Satzzeichen werden ignoriert.
  • Die Sprache der Label muss im ausgewählten PDF-Layout enthalten sein.
• In dem PDF-Dokument eingebettete Dokumente werden ignoriert. (Rechnungsanhänge können separat hochgeladen werden.)
• Datums- und Zahlenformat müssen in dem gesamten PDF-Dokument einheitlich verwendet werden.

• Der Inhalt der Rechnung muss mit den Validierungsregeln übereinstimmen, die für den jeweiligen Kunden und das Land konfiguriert sind. (Wie bei der Erfassung von Rechnungen direkt in SupplyOn eInvoicing.)

  Insbesondere müssen alle vom Kunden geforderten Felder in den PDF-Dokumenten aufgenommen werden. Andernfalls können Sie die fehlenden Informationen nach dem Hochladen der PDF-Dokumente manuell hinzufügen. Beachten Sie außerdem, dass bei Rechnungen mit Bezug auf eine Bestellung einige in der Bestellung enthaltene Felder den gleichen Wert in der Rechnung haben müssen.