En las carpetas visibles de forma global, un archivo cargado queda visible para todos los usuarios que disponen de autorización.
En las carpetas con visibilidad individual se puede especificar al realizar la carga para qué proveedores debe estar visible el archivo y quién puede editarlo.
Las modificaciones realizadas en el contenido de una carpeta se envían a los colegas, grupos, proveedores o direcciones de correo electrónico seleccionados en la pestaña “Notificaciones”.
Así se envían notificaciones por correo electrónico:
Además del acceso global a Collaboration Folders, también puede regular de forma individual el acceso a determinadas carpetas. Puede asignar a cada carpeta colegas, grupos, proveedores y funciones del proceso.
En la pestaña “Contenido” se muestra y se puede editar la estructura de carpetas y el contenido de las mismas. Las estructuras y contenidos creados en la propuesta están disponibles directamente al crear una colaboración y pueden adaptarse o ampliarse.
Introduzca un nombre para la propuesta. Puede agregar una descripción de la propuesta que ya no se mostrará en el proceso ulterior y tiene un carácter meramente orientativo.
Si no desea que en la colaboración se puedan modificar los ajustes, las carpetas y los derechos guardados en una propuesta, deberá desactivar la casilla de control “Permitir cambios en las propiedades, elementos y derechos independientes de roles”.
En la pestaña “Publicado” podrá ver todas las propuestas publicadas. Las propuestas que ya han sido publicadas están a su disposición para crear colaboraciones.
Puede retirar o copiar propuestas publicadas. Haga clic en el nombre de la propuesta para editarla.
Observación: los cambios que se realicen en propuestas ya publicadas no afectarán a las colaboraciones existentes.
Las propuestas de colaboración se generan una sola vez y pueden utilizarse en adelante tantas veces como se desee como referencia para nuevas colaboraciones o para otras propuestas. Como usuario de una empresa compradora puede generar propuestas usted mismo. Esto le facilitará la adaptación flexible a los procesos de su empresa.
En la pestaña “Borrador” se ofrecen propuestas que han sido creadas y guardadas, pero que todavía no han sido publicadas. Las propuestas con el estado “Borrador” se pueden publicar, copiar o borrar.
En el resumen de la administración de grupos podrá ver todos los grupos de usuarios que han sido creados en su empresa.
Al desplegar un grupo podrá seleccionar usuarios y volver a eliminarlos con el botón “Borrar usuario”.
Haga clic en el enlace “Modificar” para editar un grupo.
Haga clic en el enlace “Desactivar” para desactivar un grupo. El grupo dejará de estar disponible en una colaboración.
En la pestaña “Todos los documentos” encontrará como usuario de una empresa compradora todos los documentos que ha creado o que los proveedores han puesto a su disposición. Aquí puede seleccionar los documentos que desee ver, editar o examinar.