Em pastas visíveis globalmente, o arquivo carregado é visível para todos os usuários autorizados.
Em pastas visíveis individualmente é possível definir ao carregar, para quais fornecedores o arquivo é visível e por quais pode ser editado.
Alterações no conteúdo de uma pasta são enviadas aos colegas, grupos, fornecedores ou endereços de e-mail selecionados na guia “Notificações”.
Assim são enviadas notificações por e-mail:
Além do acesso geral às pastas de colaboração pode ser feita a configuração de acesso a pastas individuais. A cada pasta podem ser atribuídos colegas, grupos, fornecedores e papéis em processos.
Na guia “Conteúdos” a estrutura de pastas e os conteúdos das pastas são exibidos e editados. As estruturas e os conteúdos criados no modelo estão disponíveis diretamente na criação de uma colaboração e podem ser adaptados ou ampliados.
Atribua um nome ao modelo. Também pode ser dada uma descrição ao modelo. Ela serve apenas para orientação e no processo posterior não é mais exibida.
Quando as configurações, pastas e autorizações salvas de um modelo não devem mais ser alteradas na colaboração, a caixa de verificação “Permitir alterações de propriedades, elementos e autorizações dependentes de papéis” deve ser desativada.
Colegas podem ser atribuídos a um modelo, os quais podem criar novas colaborações do modelo.
Na guia “Publicado” são visualizados todos os modelos publicados. Quando modelos estão publicados, eles estão disponíveis para a criação de colaborações.
Modelos publicados podem ser retirados ou copiados. Para editar o modelo clique no nome do modelo.
Nota: Alterações em modelos já publicados não têm efeito sobre as colaborações existentes.
Modelos de colaboração são criados uma só vez e podem então ser usados como base para novas colaborações ou como base para outros modelos. Como usuário de uma empresa compradora você mesmo pode criar modelos. Com isso é possível uma representação flexível dos processos de sua empresa.
Na guia “Rascunho” podem ser vistos modelos que foram criados e salvos, mas que ainda não foram publicados. Modelos com o status “Rascunho” podem ser publicados, copiados e excluídos.
Na visualização da administração de grupos podem ser vistos todos os grupos de usuários que estão criados na sua empresa.
Desdobrando o grupo é possível selecionar usuários e removê-los novamente por meio do botão “Excluir usuário”.
Clique no link “Alterar” para editar um grupo.
Clique no link “Desativar” para desativar um grupo. Este não está mais disponível em uma colaboração.
Enquanto usuário de uma empresa compradora, na guia “Todos os documentos” você encontra todos os documentos que criou ou que o fornecedor disponibilizou para você. Aqui, você seleciona documentos que deseja visualizar, editar ou procurar.
Clique na caixa de seleção “Visualização hierárquica” para ver apenas pacotes/processos na visão geral. Clique no símbolo “+” na frente de um pacote para ver os documentos contidos.