Lorsqu'un dossier est visible par tous, tous les utilisateurs disposant des droits d'accès au répertoire peuvent voir le fichier téléchargé.
Pour les répertoires visibles seulement par certains, vous pouvez préciser, au moment du téléchargement, quels fournisseurs peuvent voir le fichier et lesquels peuvent le télécharger.
Toute modification du contenu d'un dossier est envoyée par e-mail aux collègues, groupes, fournisseurs ou adresses e-mail sélectionnés dans l'onglet «Notifications».
Envoi des notifications par e-mail :
En plus de l'accès général à Collaboration Folders, vous pouvez piloter individuellement l'accès à chaque répertoire. Vous pouvez aussi affecter des collègues, des groupes, des fournisseurs ou des rôles à chaque groupe.
L'onglet “Contenu” sert à afficher et à modifier la structure de répertoire et les contenus des répertoires. Les structures et contenus du modèle sont directement disponibles lors de la création d'une collaboration, où ils peuvent être ajustés ou complétés.
Saisissez un nom pour le modèle. Vous pouvez ajouter une description au modèle. Celle-ci ne s'affichera plus par la suite et sert uniquement à des fins d'orientation.
Lorsque les réglages, répertoires et autorisations de la collaboration n'exigent plus aucune modification, désactivez la case à cocher “Autoriser les modifications des propriétés, des éléments et des autorisations associées aux rôles”.
Vous pouvez affecter des collègues à un modèle. Ils pourront alors créer de nouvelles collaborations à partir de ce modèle.
L'onglet “Publiés” affiche tous les modèles activés. Un modèle publié est disponible pour créer des collaborations.
Vous pouvez retirer ou copier des modèles publiés. Cliquez sur le nom d'un modèle pour le traiter.
N.B. : La modification de modèles déjà publiés n'affecte pas les collaborations en cours.
Les modèles de collaboration n'ont besoin d'être créés qu'une seule fois. Ils peuvent ensuite être utilisés aussi fréquemment que souhaité ou comme base pour d'autres modèles. En votre qualité d'utilisateur d'entreprise acheteuse, vous pouvez créer des modèles vous-même. Les modèles illustrent de façon flexible les processus de votre entreprise.
L'onglet “Brouillon” vous indique les modèles créés et enregistrés mais pas encore publiés. Ceux-ci peuvent être publiés, copiés ou supprimés.
L'aperçu de la gestion des groupes vous montre tous les groupes d'utilisateurs créés dans votre entreprise.
Dépliez les groupes pour sélectionner des utilisateurs. Pour retirer des utilisateurs, cliquez sur le bouton “Supprimer des utilisateurs”.
Cliquez sur le lien “Modifier” pour traiter un groupe.
Cliquez sur le lien “Désactiver” pour désactiver un groupe. Celui-ci n'est plus disponible dans la collaboration.
Dans l'onglet «Tous les documents», l'utilisateur d'une entreprise acheteuse trouvera tous les documents qu'il a créés ou qui ont été mis à sa disposition par les fournisseurs. Il peut y sélectionner les documents qu'il veut afficher, traiter ou parcourir.