설명서

폴더 내용에 대한 변경 사항의 세부 정보는 동료, 그룹, 공급자에게 전송되거나, ”통지” 탭에서 선택된 이메일 주소로 전송됩니다.

이메일 통지는 다음 상황에서 전송됩니다:

일번적으로 협력 폴더에 엑세스 할뿐만 아니라 개인 사용자의 특정 폴더의 엑세스를 관리할수 있습니다.당신은 동료, 그룹, 공급자 혹은 프로세스 역할을 매개 폴더에 할당할수 있습니다.

폴더 구조와 폴더 내용들은 ”내용” 탭에 표시가 되고 편집할수 있습니다.협력을 생성했을때, 템플릿에 생성된 구조와 내용은 자동으로 생성이 되고 편집되거나 확장될수 있습니다.

폴더는 임무, 프로세스 절차, 부서 혹은 프로젝트를 대표할수 있습니다.
”협력” 시스템 폴더는 항상 표준화로 생성됩니다.이는 다른 기타 폴더와 같게 사용될수 있습니다. 하지만 삭제되거나 이름변경을 할수 없습니다.또한 같은 레벨 혹은 상위 레벨에 폴더를 생성할수 없습니다.

”추가” 링크를 클릭하여 폴더를 생성하고 속성을 지정합니다.

템플릿에 이름을 입력합니다.템플릿에 설명을 입력할수도 있습니다. 이는 더는 표시되지 않고 오직 가이드 역할만 합니다.

만약 세팅, 저장된 폴더와 권한이 더는 협력에서 변경되지 않는다면, ”속성, 요소와 역할에 관계없는 권한” 체크박스는 반드시 선택되지 말아야 합니다.

당신은 템플릿을 기반으로 하여 신규 협력을 생성할수 있는 동료를 템플릿에 할당할수 있습니다.

주의: 협력 이름은 자명 해야 합니다 .

중요: 만약 템플릿에 사용자가 할당되지 않으면, 템플릿 생성자가 미래에 편집할수 있습니다.

”발행” 탭에서 발행된 템플릿을 볼수 있습니다.템플릿이 발행되였을때, 협력을 생성할수 있습니다.

당신은 이미 발행된 템플릿을 취소하거나 복사할수 있습니다.템플릿 이름을 클릭하여 템플릿을 편집합니다.

주의: 이미 발행된 템플릿 변경은 기존 협력에 영향을 주지 않습니다.

협력 템플릿은 일차적으로 완성되는 방법으로 생성이 되고 신규 협력 혹은 추가 템플릿의 기반으로 사용될수 있습니다. 구매회사의 사용자로써, 당신은 스스로 템플릿을 생성할수 있습니다. 이는 당신 회사 프로세스의 유연성을 높일수 있습니다.

”드래프트” 탭에서, 이미 생성되고 저장되였지만 아직 발행되지 않은 템플릿을 찾을수 있습니다. ”드래프트” 상태인 템플릿은 발행, 복사 혹은 삭제될수 없습니다.

주의: 템플릿 삭제는 이 템플릿을 기반으로 하여 생성된 협력에 영향을 주지 않습니다.

그룹 관리 개관에서 당신 회사에 생성된 모든 사용자그룹들을 볼수 있습니다.

만약 그룹을 확장하면, 사용자를 선택할수 있고 ”사용자 삭제” 버튼으로 제거할수 있습니다.

”변경”링크를 클릭하여 그룹을 편집합니다.

”선택 취소” 링크를 클릭하여 그룹 선택을 취소합니다.이 그룹은 더는 협력에서 사용될수 없습니다.

신규 그룹을 생성할려면, 녹색 버튼 ”그룹 생성”을 클릭하십시오.그룹 템플릿을 선택합니다.

”동료 검색”탭에서, 멤버들을 그룹에 할당할수 있습니다. ”추가된 동료”탭에서 이미 그룹에 추가된 멤버들을 찾을수 있습니다.

그룹 변경은 협력에 직접 영향을 줄수 있습니다. 만약 멤버를 그룹에서 제거하면, 더는 폴더에 엑세스 할수 없습니다.

주의: 그룹 템플릿은 오직 SupplyOn 에 의해 생성될수밖에 없습니다.

”CollFoldersAdmin” 권한이 있는 협력 폴더 사용자는 자유 필드를 생성하고 이것을 폴더로 할당할 수 있는 권한이 있습니다. 매번 내용(파일/링크)이 폴더로 업로드될 때, 반드시 자유 필드를 작성해야 합니다. 협력 항목의 오너만이 자유 필드의 내용을 변경할 수 있습니다. 모든 협력 항목에 대하여, 개요 페이지의 ”모든 협력 항목 검색” 링크를 통해 자유 필드로 내용을 검색, 필터 및 추출할 수 있습니다.

구매 기업의 사용자인 경우, ”모든 문서” 탭에서 귀하께서 스스로 생성한 모든 문서 혹은 귀하께서 사용할 수 있도록 공급자가 설정한 모든 문서를 볼 수 있습니다. 여기에서 귀하께서 편집, 검색 또는 확인하고자 하는 문서를 선택할 수 있습니다.

”계층적 보기” 체크 박스를 클릭하여 개요 중의 패키지/프로세스만 표시하도록 합니다. 패키지 앞에 있는 ”+”기호를 클릭하여 이 내용이 포함한 문서를 확인합니다.

”문서 생성/진행”버튼을 클릭하여 신규 문서를 생성하거나 혹은 신규 프로세스를 생성합니다.

파일 이름 뒤에 있는 드롭-다운 메뉴를 클릭하여 신규 문서를 생성할수도 있습니다:

문서에서 당신의 설정과 문서 유형에 근거한 ”문서 세부사항”과 ”이력과 참조”탭을 볼수 있습니다.

”문서 세부사항”탭에서 열린 문서의 제목, 설명,상태와 첨부파일에 관한 필요한 정보들을 찾을수 있습니다.

”이력과 참조”탭에서 문서 버전 이력,상태와 회답 상태를 찾을수 있습니다.