Dokumentation

In diesem Reiter sehen Sie Kollaborationen, die entweder den Status “Aktiv” (bereits veröffentlicht), “Entwurf” (noch nicht veröffentlicht) oder “Beendet” (abgeschlossene Kollaborationen) haben.

In den Archiven finden Sie alle Inhalte einer Kollaboration einschließlich der Ordnerstruktur und der flexiblen Felder.

In diesem Reiter sehen Sie die archivierten Kollaborationen. Je nach Konfiguration werden diese automatisch nach einigen Tagen oder manuell gelöscht.

Klicken Sie auf den Namen eines Archivs, um es als ZIP-Archiv herunterzuladen.

Bei übergreifend sichtbaren Ordnern ist die hochgeladene Datei für alle berechtigten Benutzer des Ordners sichtbar.

Bei individuell sichtbaren Ordnern können Sie beim Hochladen festlegen, für welche Lieferanten die Datei sichtbar ist und von welchen sie bearbeitet werden kann.

Änderungen am Inhalt eines Ordners werden an die im Reiter “Benachrichtigungen” ausgewählten Kollegen, Gruppen, Lieferanten oder E-Mail-Adressen versendet.

So werden E-Mail-Benachrichtigung versendet:

Neben dem allgemeinen Zugriff auf Collaboration Folders können Sie den Zugriff auf einzelne Ordner individuell regeln. Sie können jedem Ordner Kollegen, Gruppen, Lieferanten oder Prozessrollen zuweisen.

Im Reiter “Inhalte” werden die Ordnerstruktur und die Inhalte der Ordner angezeigt und bearbeitet. Die in der Vorlage erstellen Strukturen und Inhalte stehen beim Erstellen einer Kollaboration direkt zur Verfügung und können angepasst bzw. erweitert werden.

Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Sie können eine Beschreibung zur Vorlage eingeben. Diese wird im späteren Verlauf nicht mehr angezeigt und dient nur der Orientierung.

Wenn die in einer Vorlage gespeicherten Einstellungen, Ordner und Berechtigungen in der Kollaboration nicht mehr verändert werden sollen, muss das Kontrollkästchen “Änderungen an Eigenschaften, Elementen und rollenunabhängige Berechtigungen erlauben” deaktiviert werden.

Im Reiter “Veröffentlicht” sehen Sie alle veröffentlichten Vorlagen. Wenn Vorlagen veröffentlicht sind, stehen Sie Ihnen zum Anlegen von Kollaborationen zur Verfügung.

Sie können veröffentlichte Vorlagen zurückziehen oder kopieren. Klicken Sie auf den Vorlagennamen, um die Vorlage zu bearbeiten.

Hinweis: Änderungen an bereits veröffentlichten Vorlagen wirken sich nicht auf bestehende Kollaborationen aus.

Kollaborations-Vorlagen werden einmal angelegt und können dann beliebig oft als Grundlage für neue Kollaborationen oder als Basis für weitere Vorlagen verwendet werden. Als Nutzer eines einkaufenden Unternehmens können Sie Vorlagen selbst anlegen. Dadurch ist eine flexible Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse möglich.

Im Reiter “Entwurf” sehen Sie Vorlagen, die angelegt und gespeichert, aber noch nicht veröffentlicht worden sind. Vorlagen mit dem Status “Entwurf” können veröffentlicht, kopiert oder gelöscht werden.

In der Übersicht der Gruppenverwaltung sehen Sie alle Benutzergruppen, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind.

Wenn Sie die Gruppe ausklappen, können Sie Benutzer auswählen und über den Schalter “Benutzer löschen” wieder entfernen.

Klicken Sie auf den Link “Ändern”, um eine Gruppe zu bearbeiten.

Klicken Sie auf den Link “Deaktivieren” um eine Gruppe zu deaktivieren. Sie steht in einer Kollaboration nicht mehr zur Verfügung.