Con cartelle visibili generalmente, il file caricato è visibile per tutti gli utenti autorizzati della cartella.
Con cartelle visibili individualmente, potete stabilire al momento del caricamento per quali fornitori il file deve essere visibile e da quali può essere elaborato.
Le modifiche al contenuto di una cartella vengono inviate ai colleghi, gruppi, fornitori o indirizzi e-mail specificati nel tab “Notifiche”.
Le notifiche e-mail si inviano nel seguente modo:
Oltre all'accesso generale a Collaboration Folders potete regolare l'accesso alle singole cartelle individualmente. Potete assegnare a ogni cartella colleghi, gruppi, fornitori o ruoli di processo.
Nel tab “Contenuti” vengono visualizzati ed elaborati la struttura delle cartelle e i contenuti delle cartelle. Le strutture e i contenuti creati nel modello sono disponibili subito al momento della creazione di una collaborazione e possono essere adattati e ampliati.
Inserite un nome per il modello. Potete aggiungere una descrizione per il modello. Nel prosieguo la descrizione non sarà più visualizzata e servirà solo a titolo orientativo.
Se le impostazioni salvate in un modello, le cartelle e le autorizzazioni nella collaborazione non devono più essere modificate, si deve disattivare la casella di controllo “Permetti modifiche a proprietà, elementi, contenuti e autorizzazioni indipendenti dal ruolo”.
Nel tab “Pubblicato” vedete tutti i modelli pubblicati. I modelli pubblicati sono a vostra disposizione per la creazione di collaborazioni.
Potete ritirare o copiare i modelli pubblicati. Fate clic sul nome del modello per elaborare il modello.
Nota: Le modifiche apportate a modelli già pubblicati non hanno effetti su collaborazioni esistenti.
I modelli delle collaborazioni vengono creati una volta e possono essere usati quante volte si vuole come base per nuove collaborazioni o come base per ulteriori modelli. Come utente di un'azienda acquirente potete creare voi stessi dei modelli. In questo modo è possibile una mappatura flessibile dei vostri processi aziendali.
Nel tab “Bozza” vedete modelli che sono stati creati e salvati, ma non ancora pubblicati. I modelli con lo stato “Bozza” possono essere pubblicati, copiati o cancellati.
Nella panoramica della gestione gruppi vedete tutti i gruppi di utenti creati nella vostra azienda.
Se aprite il gruppo, potete selezionare utenti e rimuoverli mediante il pulsante “Cancella utente”.
Fate clic sul link “Modifica” per elaborare un gruppo.
Fate clic sul link “Disattiva” per disattivare un gruppo. Questo gruppo non sarà più disponibile in una collaborazione.
Nel tab “Tutti i documenti” trovate in quanto utenti di un'azienda acquirente tutti i documenti che voi stessi avete creato o che vi sono stati messi a disposizione dal fornitore. Qui selezionate i documenti che volete vedere, modificare o revisionare.