Nachdem Sie Ihre Bestellung geprüft und bestätigt haben, haben Sie vier verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen.
- Rechnungserstellung über ein Webformular
- Rechnungserstellung aus der Bestellung
- Rechnungserstellung von Grund auf
- Rechnungserstellung über CSV- oder Excel-Upload
Die Rechnungsliste
Sie haben die folgende E-Mail für den Rechnungsstellungsprozess erhalten, die von Ihrem Kunden veranlasst wurde.
Klicken Sie auf den "Link" in der E-Mail.
Sie werden nun auf die "Rechnungsliste" weitergeleitet.
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine neue Rechnung zu erstellen oder bereits erstellte und gespeicherte Rechnungen im Status "Entwurf", "Versandfertig" und "Versendet" zu bearbeiten.
Rechnungserstellung aus dem Auftrag
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung direkt aus einer Bestellung erstellen können.
Sie haben die Bestellung auf Wunsch Ihres Kunden in der vorliegenden Form oder mit Änderungen bestätigt. Klicken Sie nun auf "Daten übertragen, um die Rechnungserstellung zu starten".
Sie werden automatisch zur Rechnungserstellung weitergeleitet, in der die wichtigsten Daten der Bestellung automatisch hinterlegt werden. Um eine Rechnung mit einer CSV- oder Excel-Datei zu erstellen, gehen Sie auf "Rechnung" > "Rechnung erstellen und hochladen", dann wählen Sie "CSV-Dateien hochladen" oder "Excel-Dateien hochladen".
Erstellung einer Rechnung ohne Auftrag
Öffnen Sie die "Rechnungsliste". Sie haben nun die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, indem Sie auf "Rechnung erstellen" klicken.
- Von Anfang an: Erstellung einer Rechnung ohne Bezug auf eine Bestellung aus SupplyOn
- Aus dem Bedarf heraus: Erstellung von Rechnungen für fakturierbare Positionen. Dies ist nur möglich, wenn ein Auftrag unter SupplyOn vorhanden ist.
- Aus Beleg: Erstellung einer Rechnung aus einer vorherigen Rechnung
Klicken Sie auf "Hochladen", um die Rechnung mit einer CSV- oder Excel-Datei hochzuladen.
Rechnungserstellung von Grund auf
Klicken Sie im Bereich "Rechnung" auf "Rechnung erstellen oder hochladen" und anschließend auf "Von Grund auf".
Wählen Sie nun das gewünschte Werk Ihres Kunden über das Feld "Kunde" und den "Rechnungstyp" aus. Klicken Sie anschließend auf "Bestätigen".
Rechnungserstellung mit einer CSV- oder Excel-Datei
CSV- und Excel-Dateien sind gängige Dateiformate, um strukturierte Daten hoch- oder herunterzuladen. Solche Dateien können z.B. mit Microsoft Excel gelesen und erstellt werden und eignen sich zur automatisierten Weiterverarbeitung.
Wenn Sie eine Rechnung mit einem dieser Dateitypen hochladen möchten, stellen Sie bitte sicher, dass Ihre Datei das erforderliche Format für eine erfolgreiche Verarbeitung aufweist.
Sie können sowohl CSV- als auch Excel-Dateien direkt bei der Rechnung hochladen.
Klicken Sie auf "Rechnung erstellen oder hochladen", wählen Sie dann "CSV-Dateien hochladen" oder "Excel-Dateien hochladen".
- Klicken Sie auf "Durchsuchen", um die Datei auszuwählen, die Sie hochladen möchten.
- Navigieren Sie zu dem Ordner auf Ihrem Computer, in dem die Datei gespeichert ist.
- Klicken Sie auf den Dateinamen, um ihn auszuwählen, und dann auf "Öffnen".
Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, können Sie entweder:
- Auf "Senden" klicken, um die Rechnung sofort zu übermitteln, oder
- Klicken Sie auf "Als Entwurf speichern", um die Rechnung vor dem Versand zu überprüfen und zu bearbeiten.
Felder der CSV-Datei
Obligatorische Felder:
- Diese Felder müssen mit MAND (Pflichtfeld) gekennzeichnet sein. Sie müssen ausgefüllt werden, um die CSV-Datei erfolgreich hochladen zu können.
Bedingte Felder:
- Diese Felder müssen mit COND (bedingtes Feld) gekennzeichnet sein. Sie können obligatorisch sein, wenn bestehende Einträge zusätzliche Daten erfordern oder wenn optionale Feldgruppen mit enthaltenen Pflichtfeldern hinzugefügt wurden.
Nicht markierte Felder:
- Nicht markierte Felder sind optional.
Feste Standardfeldeinträge:
- Sie müssen aus vordefinierten Zahlen oder Abkürzungen wählen, die jeweils für ein bestimmtes Schlagwort stehen (z.B. ist die Zahl 326 stellvertretend für eine Teilabrechnung). Bitte tragen Sie die fett dargestellte Zahl oder das fett dargestellte Kürzel in die CSV-Datei ein.
Länderspezifische Unterschiede bei einer CSV-Datei
Bei der Erstellung einer CSV-Datei müssen Sie beachten, dass je nach Land des Nutzers unterschiedliche Trennzeichen verwendet werden:
Englischsprachige Länder
- Trennzeichen - Komma (,)
- Dezimalzahlen - Punkt (.)
- Datum - Schrägstrich (/)
Nicht englischsprachige Länder
- Trennzeichen - Semikolon (;)
- Dezimalstellen - Komma (,)
- Datum - Punkt (.)
Rechnungserstellung nicht möglich
Wenn das Programm abbricht, während Sie versuchen, eine Rechnung zu erstellen, kann dies verschiedene Ursachen haben.
Zunächst sollten Sie prüfen, ob Sie den Auftrag wirklich schon bestätigt haben:
- Auftrag bestätigen - wie gewünscht
- Auftrag bestätigen - mit Änderungen
Eine weitere mögliche Ursache kann ein aktivierter Popup-Blocker sein. Damit die Anwendung SupplyOn korrekt funktioniert, müssen Sie den Pop-up-Blocker für SupplyOn deaktivieren:
- Deaktivieren des Popup-Blockers für SupplyOn in Mozilla Firefox
- Deaktivieren des Popup-Blockers für SupplyOn im Internet Explorer
Schließlich können auch Performance-Probleme dafür verantwortlich sein:
- Fehlerbehebung bei Leistungsproblemen
Sollten Sie trotz Ihrer Bemühungen Probleme bei der Erstellung der Rechnung haben, wenden Sie sich bitte direkt an den Kundensupport.
Summen und Anhänge
Im Bereich "Summen" erhalten Sie einen Überblick über die automatisch berechneten Steuern und die Gesamtrechnung.
- Gesamtsteuerbetrag:
Wird aus dem Nettobetrag und dem Steuersatz berechnet.
Die Angaben können im Abschnitt "Einzelposten" geändert werden. - Summe der Einzelposten:
Wird aus dem Nettobetrag und den Steuern berechnet.
Diese Daten können im Abschnitt "Einzelposten" bearbeitet werden. - Zusätzlicher Gesamtbetrag:
Berechnet sich aus den im Abschnitt "Zusätzliche Rechnungsinformationen" eingegebenen Zuschlägen / Gebühren auf Belegebene. - Gesamtbetrag:
Berechnet aus Gesamtsteuerbetrag plus Summe der Einzelposten plus Gesamtzusatzbetrag.
Die folgenden Upload-Formate sind möglich, sofern die Anwendung von Ihrem Kunden nicht anders konfiguriert wurde: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML, ZIP
Prüfen und Versenden einer Rechnung
Bevor Sie die Rechnung versenden, haben Sie die Möglichkeit, sie auf Vollständigkeit zu prüfen. Klicken Sie dazu auf "Prüfen".
Falls keine weiteren Hinweise oder Fehlermeldungen vorhanden sind, klicken Sie auf "Details anzeigen", um weitere Informationen zu erhalten:
- Warnungen: Die Rechnung kann auch bei angezeigten Hinweisen versendet werden.
- Fehler: Sie müssen vor dem Versenden der Rechnung behoben werden. Wenn Sie den Fehler nicht selbst beheben können, dann nutzen Sie das Kontaktformular und fügen Sie idealerweise einen Screenshot der Fehlermeldung hinzu.
Mit einem Klick auf die Beschreibung des jeweiligen Hinweises oder der Fehlermeldung gelangen Sie direkt zu dem betreffenden Feld oder Kasten.
Klicken Sie nun auf "Senden", um Ihre Rechnung zu versenden.
Korrekturbeleg für eine Rechnung erstellen
Wählen Sie in "Rechnungen" unter dem Reiter "Gesendet" die Rechnung aus, zu der Sie ein Korrekturdokument erstellen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen:
- "Gutschrift": Verwenden Sie eine Gutschrift, um Teilbeträge oder den gesamten Betrag einer bereits beglichenen Rechnung zu korrigieren.
- "Preisabweichung Gutschrift": Reduzieren Sie den Betrag der bereits eingereichten Rechnung.
- "Preisabweichung zu Lasten": Erhöhen Sie den Betrag der bereits eingereichten Rechnung.
Rechnung archivieren
Um die Rechnung zu archivieren, klicken Sie auf den Link, den Sie mit Ihrer Bestellung erhalten haben, und melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort für SupplyOn an.
- Klicken Sie auf "Daten übertragen, um die Rechnungserstellung zu starten".
- Wählen Sie "Rechnungen".
- Setzen Sie ein Häkchen vor die Rechnung, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie auf "Download" und wählen Sie "Dokumente".
Zahlungsaufforderung (Rechnungszahlung)
Wenn Ihr Kunde mit der Zahlung einer Rechnung in Verzug ist, setzen Sie sich bitte direkt mit einer zuständigen Person des Kunden in Verbindung. Ein Mahnverfahren ist in der Anwendung nicht vorgesehen.
Rechnungserstellung - Zahlungsinformationen
Im Segment "Zahlung" können Sie die Bankdaten, die Zahlungsbedingungen und das gewünschte Zahlungsziel Ihres Kunden für die Bezahlung der Rechnung eintragen.
Füllen Sie das gelb markierte Pflichtfeld IBAN / Kontonummer aus.
FAQs
Wie kann ich eine Rechnung ohne Bestellung erstellen?
Gehen Sie zu "Rechnung" und klicken Sie auf "Rechnung erstellen oder hochladen". Wählen Sie "Von Grund auf", um eine Rechnung ohne Bezug zu einer Bestellung zu erstellen, oder "Aus Bestellung", wenn es eine bestehende Bestellung im System gibt. Sie können auch eine CSV- oder Excel-Datei hochladen, indem Sie auf "CSV-Datei hochladen" oder "Excel-Datei hochladen" klicken und die entsprechende Datei auswählen.
Was soll ich tun, wenn die Rechnungserstellung nicht möglich ist?
Prüfen Sie zunächst, ob die Bestellung ordnungsgemäß bestätigt wurde. Vergewissern Sie sich auch, dass Ihr Pop-up-Blocker für SupplyOn deaktiviert ist, da dies zu Unterbrechungen führen kann. Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, den Cache und die Cookies Ihres Browsers zu löschen, oder wechseln Sie zu einem anderen Browser oder Computer. Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.
Wie kann ich einen Rechnungsentwurf speichern oder herunterladen?
Nachdem Sie die ersten Rechnungsdaten eingegeben haben, können Sie sie über die Schaltfläche in der unteren rechten Ecke der Eingabemaske als Entwurf speichern.
Gespeicherte Entwürfe finden Sie in der Rubrik "Rechnung". Zum Herunterladen wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken auf "Herunterladen".
Wie erstelle ich ein Korrekturdokument für eine Rechnung?
Gehen Sie unter "Rechnung" auf den Reiter "Gesendet" und klicken Sie auf die Baumpunkte der Rechnung, die Sie korrigieren möchten. Klicken Sie auf "Nachtrag erstellen" und wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Gutschrift - zur Korrektur des gesamten oder eines Teils des Rechnungsbetrags
- Preisabweichungsgutschrift - zur Verringerung des zuvor in Rechnung gestellten Betrags
- Preisabweichung zu Lasten - zur Erhöhung des zuvor in Rechnung gestellten Betrags