Dopo aver esaminato e confermato l'ordine, avete quattro modi diversi per creare le fatture.
- Creazione della fattura tramite modulo Web
- Creazione della fattura dall'ordine
- Creazione della fattura da zero
- Creazione della fattura tramite caricamento CSV o Excel
L'elenco delle fatture
Avete ricevuto la seguente e-mail per il processo di fatturazione, che è stato richiesto dal vostro cliente.
Fate clic sul "Link" contenuto nell'e-mail.
Verrete così indirizzati alla "Lista delle fatture".
Qui avete la possibilità di creare una nuova fattura o di modificare le fatture già create e salvate nello stato "Bozza", "Pronto per l'invio" e "Inviato".
Creazione di una fattura da un ordine
In questa sezione si spiega come creare una fattura direttamente da un ordine di acquisto.
Avete confermato l'ordine, se richiesto dal vostro cliente, così com'è o con modifiche. Cliccate ora su "Trasferire i dati per avviare la creazione della fattura".
Verrete inoltrati automaticamente alla creazione della fattura, in cui verranno depositati automaticamente i dati più importanti dell'ordine. Per creare una fattura utilizzando un file CSV o Excel, andare su "Fattura" > "Creare e caricare una fattura", quindi selezionare "Carica file CSV" o "Carica file Excel".
Creazione di una fattura senza ordine
Aprire l'"Elenco fatture". A questo punto è possibile creare le fatture facendo clic su "Crea fattura".
- Da zero: Creazione della fattura senza riferimento all'ordine da SupplyOn
- Da richiesta: Creazione di fatture per voci fatturabili. Questo è possibile solo se esiste un ordine su SupplyOn .
- Da documento: Creazione di una fattura da una fattura precedente
Cliccare su "Carica" per caricare la fattura con un file CSV o Excel.
Creazione di una fattura da zero
Nella sezione "Fattura" cliccare su "Crea o carica fattura" e poi su "Da zero".
Selezionare ora l'impianto desiderato del cliente tramite il campo "Cliente" e il "Tipo di fattura". Cliccare quindi su "Conferma".
Creazione della fattura con un file CSV o Excel
I file CSV ed Excel sono formati di file comuni utilizzati per caricare o scaricare dati strutturati. Tali file possono essere letti e generati con Microsoft Excel e sono adatti per un'ulteriore elaborazione automatica.
Per caricare una fattura utilizzando uno di questi tipi di file, assicuratevi che il vostro file segua il formato richiesto per una corretta elaborazione.
È possibile caricare sia file CSV che Excel direttamente sulla fattura.
Cliccare su "Crea o carica fattura", quindi scegliere "Carica file CSV" o "Carica file Excel".
- Cliccare su "Sfoglia" per selezionare il file da caricare.
- Navigare fino alla cartella del computer in cui è salvato il file.
- Fare clic sul nome del file per selezionarlo, quindi fare clic su "Apri".
Dopo aver selezionato il file, è possibile
- fare clic su "Invia" per inviare immediatamente la fattura, oppure
- Fare clic su "Salva come bozza" per rivedere e modificare la fattura prima dell'invio.
Campi del file CSV
Campi obbligatori:
- Questi campi devono essere contrassegnati con MAND (campo obbligatorio). Devono essere compilati per poter caricare correttamente il file CSV.
Campi condizionali:
- Questi campi devono essere contrassegnati con COND (campo condizionale). Possono essere obbligatori se le voci esistenti richiedono dati aggiuntivi o se sono stati aggiunti gruppi di campi opzionali con campi obbligatori inclusi.
Campi non contrassegnati:
- I campi non contrassegnati sono facoltativi.
Campi predefiniti fissi:
- È necessario scegliere tra i numeri o le abbreviazioni predefinite, ognuna delle quali rappresenta una determinata parola d'ordine (ad esempio, il numero 326 è il vicario per la fatturazione parziale). Inserite il numero o l'abbreviazione in grassetto nel file CSV.
Differenze specifiche per paese per un file CSV
Quando si crea un file CSV è necessario considerare che, a seconda del Paese dell'utente, vengono utilizzati separatori diversi:
Paesi di lingua inglese
- Separazione - Virgola (,)
- Decimali - Punto (.)
- Data - barra (/)
Paesi non anglofoni
- Separazione - Punto e virgola (;)
- Decimali - Virgola (,)
- Data - Punto (.)
Impossibile creare una fattura
Se il programma si interrompe mentre si sta cercando di creare una fattura, le cause possono essere diverse.
Innanzitutto, è necessario verificare se l'ordine è già stato confermato:
- Conferma ordine - come richiesto
- Conferma ordine - con modifiche
Un'altra possibile causa può essere un blocco pop-up attivato. Affinché l'applicazione SupplyOn funzioni correttamente, è necessario disattivare il blocco pop-up di SupplyOn:
- Disattivazione del blocco pop-up per SupplyOn in Mozilla Firefox
- Disattivare il blocco pop-up per SupplyOn in Internet Explorer
Dopotutto, anche i problemi di prestazioni possono essere responsabili:
- Risoluzione dei problemi di prestazioni
Se, nonostante gli sforzi, si riscontrano ancora problemi nella creazione della fattura, contattare direttamente l'Assistenza clienti.
Totali e allegati
Nella sezione "Totali" è possibile avere una panoramica delle imposte calcolate automaticamente e del calcolo del totale.
- Importo totale delle imposte:
Calcolato in base all'importo netto e all'aliquota fiscale.
Le informazioni possono essere modificate nella sezione "Voci". - Totale voci:
Calcolato a partire dall'importo netto e dalle imposte.
Questi dati possono essere modificati nella sezione "Voci di riga". - Totale importo aggiuntivo:
Calcolato a partire dalla sezione "Informazioni aggiuntive sulla fattura", in cui sono stati inseriti gli abbuoni/oneri a livello di documento. - Importo totale:
Calcolato in base all'importo totale delle imposte più il totale delle voci più l'importo totale aggiuntivo.
Sono possibili i seguenti formati di caricamento, a meno che l'applicazione non sia stata configurata diversamente dal cliente: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML, ZIP
Controllo e invio della fattura
Prima di inviare la fattura, avete la possibilità di verificarne la completezza. Per farlo, cliccare su "Controlla".
Se non ci sono altri suggerimenti o messaggi di errore, fare clic su "Mostra dettagli" per ulteriori informazioni:
- Avvertenze: La fattura può essere inviata anche se sono presenti.
- Errori: Devono essere eliminati prima di inviare una fattura. Se non siete in grado di risolvere l'errore da soli, utilizzate il modulo di contatto e possibilmente aggiungete uno screenshot del messaggio di errore.
Facendo clic sulla descrizione del singolo suggerimento o messaggio di errore, si verrà indirizzati direttamente al campo o alla casella in questione.
Cliccare ora su "Invia" per inviare la fattura.
Creare un documento di correzione per una fattura
In "Fatture", nella scheda "Inviate", selezionare la fattura per la quale si desidera creare un documento di correzione.
Cliccare sui punti dell'albero e selezionare una delle seguenti opzioni:
- "Nota di credito": utilizzare una nota di credito per correggere importi parziali o l'intero importo di una fattura già saldata.
- "Variazione di prezzo a credito": riduce l'importo della fattura precedentemente inviata.
- "Variazione di prezzo a debito": aumenta l'importo della fattura precedentemente presentata.
Archiviazione della fattura
Per archiviare la fattura, cliccate sul link ricevuto con l'ordine e accedete con il vostro ID utente e la vostra password a SupplyOn .
- Cliccare su "Trasferire i dati per avviare la creazione della fattura".
- Scegliere "Fatture".
- Mettere un segno di spunta davanti alla fattura che si desidera archiviare.
- Cliccare su "Download" e scegliere "Documenti".
Richiesta di pagamento (pagamento della fattura)
Se il vostro cliente è in ritardo con il pagamento di una fattura, contattate direttamente una persona responsabile del cliente. L'applicazione non prevede alcuna procedura di sollecito.
Creazione della fattura - Informazioni sul pagamento
Nel segmento "Pagamento" è possibile aggiungere i dati bancari, le condizioni di pagamento e la data di scadenza richiesta dal cliente per il pagamento della fattura.
Compilare il campo obbligatorio contrassegnato in giallo IBAN / Numero di conto.
FAQs
Come posso creare una fattura senza un ordine di acquisto?
Andate su "Fattura" e cliccate su "Crea o carica fattura" Scegliete "Da zero" per creare una fattura senza riferimento a un ordine di acquisto, oppure "Da ordine" se esiste un ordine esistente nel sistema. È anche possibile caricare un file CSV o Excel facendo clic su "Carica file CSV" o "Carica file Excel" e selezionando il file appropriato.
Cosa devo fare se non è possibile creare una fattura?
Innanzitutto, verificare che l'ordine sia stato confermato correttamente. Assicurarsi inoltre che il blocco dei pop-up sia disabilitato per SupplyOn , in quanto potrebbe causare interruzioni. Se il problema persiste, provare a cancellare la cache e i cookie del browser o passare a un altro browser o computer. Per problemi continui, contattare l'Assistenza clienti.
Come posso salvare o scaricare una bozza di fattura?
Dopo aver inserito i dati iniziali della fattura, è possibile salvarla come bozza utilizzando il pulsante nell'angolo inferiore destro della schermata di inserimento.
Le bozze salvate si trovano nella sezione "Fattura". Per scaricarle, scegliere il documento desiderato e fare clic su "Download".
Come si crea un documento di correzione per una fattura?
In "Fattura", accedere alla scheda "Inviata" e fare clic sui punti dell'albero della fattura che si desidera correggere. Cliccare su "Crea supplemento" e scegliere una delle seguenti opzioni:
- Nota di credito - per correggere l'importo totale o parziale della fattura.
- Variazione di prezzo a credito - per ridurre l'importo precedentemente fatturato
- Variazione di prezzo a debito - per aumentare l'importo precedentemente fatturato.