Una vez revisado y confirmado el pedido, dispone de cuatro formas distintas de crear facturas.
- Creación de facturas mediante formulario web
- Creación de facturas a partir del pedido
- Creación de facturas desde cero
- Creación de facturas mediante carga de CSV o Excel
La lista de facturas
Usted ha recibido el siguiente correo electrónico para el proceso de facturación que fue ocasionado por su cliente.
Haga clic en el "Enlace" del correo electrónico.
Accederá a la "Lista de facturas".
Aquí tiene la posibilidad de crear una nueva factura o de editar facturas ya creadas y guardadas en los estados "Borrador", "Listo para enviar" y "Enviado".
Creación de facturas a partir de un pedido
En esta sección aprenderá a crear una factura directamente a partir de un pedido.
Usted ha confirmado el pedido si su cliente lo requiere tal cual o con modificaciones. Haga clic ahora en "Transferir datos para iniciar la creación de la factura".
Pasará automáticamente a la creación de la factura en la que se depositarán automáticamente los datos más importantes del pedido. Para crear una factura utilizando un archivo CSV o Excel, vaya a "Factura" > "Crear y cargar una factura" y, a continuación, seleccione "Cargar archivos CSV" o "Cargar archivos Excel".
Creación de factura sin pedido
Abra la "Lista de facturas". Ahora tiene la posibilidad de crear facturas haciendo clic en "Crear factura".
- Desde cero: Creación de factura sin referencia a pedido de SupplyOn
- Desde pedido: Creación de facturas para partidas facturables. Esto sólo es posible si existe un pedido en SupplyOn .
- Desde documento: Creación de factura a partir de factura anterior
Haga clic en "Cargar" para cargar la factura con un archivo CSV o Excel.
Creación de factura desde cero
En "Factura" pulse en "Crear o subir factura" y después en "Desde cero".
Seleccione ahora el centro deseado de su cliente a través del campo "Cliente" y el "Tipo de factura". A continuación, haga clic en "Confirmar".
Creación de facturas con un archivo CSV o Excel
Los archivos CSV y Excel son formatos de archivo comunes utilizados para cargar o descargar datos estructurados. Estos archivos pueden, por ejemplo, leerse y generarse con Microsoft Excel y son adecuados para su posterior procesamiento automatizado.
Para cargar una factura utilizando uno de estos tipos de archivo, asegúrese de que su archivo sigue el formato requerido para un procesamiento correcto.
Puede cargar archivos CSV y Excel directamente en la factura.
Haga clic en "Crear o cargar factura" y seleccione "Cargar archivos CSV" o "Cargar archivos Excel".
- Haga clic en "Examinar" para seleccionar el archivo que desea cargar.
- Navegue hasta la carpeta de su ordenador en la que está guardado el archivo.
- Haga clic en el nombre del archivo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en "Abrir".
Una vez seleccionado el archivo, puede
- Hacer clic en "Enviar" para enviar la factura inmediatamente, o bien
- Hacer clic en "Guardar como borrador" para revisar y editar la factura antes de enviarla.
Campos del archivo CSV
Campos obligatorios:
- Estos campos deben estar marcados con MAND (campo obligatorio). Deben rellenarse para cargar correctamente el archivo CSV.
Campos condicionales:
- Estos campos deben marcarse con COND (campo condicional). Pueden ser obligatorios si las entradas existentes requieren datos adicionales o si se han añadido grupos de campos opcionales con campos obligatorios incluidos.
Campos no marcados:
- Los campos no marcados son opcionales.
Entradas de campo predeterminadas fijas:
- Debe elegir entre números o abreviaturas predefinidos, cada uno de los cuales representa una palabra clave determinada (por ejemplo, el número 326 es vicario de facturación parcial). Introduzca el número o la abreviatura en negrita en el archivo CSV.
Diferencias específicas de cada país para un archivo CSV
Al crear un archivo CSV debe tener en cuenta que, en función del país del usuario, se utilizan distintos separadores:
Países de habla inglesa
- Separación - Coma (,)
- Decimales - Punto (.)
- Fecha - Barra(/)
Países no anglófonos
- Separación - Punto y coma (;)
- Decimales - Coma (,)
- Fecha - Punto (.)
No es posible crear una factura
Si el programa aborta cuando está intentando crear una factura, esto puede deberse a varias causas.
En primer lugar, debe comprobar si realmente ya ha confirmado el pedido:
- Confirmar pedido - como necesario
- Confirmar pedido - con cambios
Otra posible causa puede ser un bloqueador de ventanas emergentes activado. Para que la aplicación SupplyOn funcione correctamente, debe desactivar el bloqueador de ventanas emergentes de SupplyOn:
- Desactivar el bloqueador de ventanas emergentes para SupplyOn en Mozilla Firefox
- Desactivar el bloqueador de pop-ups para SupplyOn en Internet Explorer
Después de todo, los problemas de rendimiento también pueden ser responsables:
- Solución de problemas de rendimiento
Si, a pesar de sus esfuerzos, sigue teniendo problemas para crear la factura, póngase en contacto directamente con el servicio de atención al cliente.
Totales y anexos
En la sección "Totales" tendrá una visión general sobre los Impuestos calculados automáticamente y el cálculo del Total.
- Importe total de impuestos:
Calculado a partir del Importe neto y el Tipo impositivo.
La información puede modificarse en la sección "Partidas". - Total partidas:
Calculado a partir del Importe neto y los Impuestos.
Este dato se puede modificar en el apartado "Partidas". - Total importe adicional:
Calculado a partir de las bonificaciones/cargos introducidos a nivel de documento en el apartado "Información adicional de la factura". - Importe total:
Calculado a partir del Importe total de impuestos más el Total de partidas más el Importe adicional total.
Los siguientes formatos de carga son posibles a menos que la aplicación haya sido configurada de otra manera por su cliente: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML, ZIP
Comprobación y envío de una factura
Antes de enviar la factura, tiene la posibilidad de comprobar si está completa. Para ello, haga clic en "Comprobar".
A menos que haya otras pistas o mensajes de error, haga clic en "Mostrar detalles" para obtener más información:
- Advertencias: La factura se puede enviar aunque se muestren.
- Errores: Hay que solucionarlos antes de enviar la factura. Si no eres capaz de resolver el error por ti mismo, utiliza el formulario de contacto e, idealmente, añade una captura de pantalla del mensaje de error.
Haciendo clic en la descripción de cada pista o mensaje de error se le remitirá directamente al campo o casilla en cuestión.
Haga clic ahora en "Enviar" para enviar su factura.
Crear un documento de corrección para una factura
En "Facturas", en la pestaña "Enviadas", seleccione la factura para la que desea crear un documento de corrección.
Haga clic en los puntos del árbol y seleccione una de las siguientes opciones:
- "Abono": utilice un abono para corregir importes parciales o el importe total de una factura ya liquidada.
- "Abono de variación de precio": reduce el importe de la factura presentada anteriormente.
- "Variación precio cargo": aumentar el importe de la factura presentada anteriormente.
Archivar la factura
Para archivar la factura, haga clic en el enlace que ha recibido con su pedido e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña en SupplyOn .
- Haga clic en "Transferir datos para iniciar la creación de la factura".
- Seleccione "Facturas".
- Marque la factura que desea archivar.
- Haga clic en "Descargar" y elija "Documentos".
Solicitud de pago (Pago de facturas)
Si su cliente se retrasa en el pago de una factura, póngase en contacto directamente con una persona responsable del cliente. La aplicación no dispone de ningún procedimiento de reclamación.
Creación de facturas - Información sobre el pago
En el segmento "Pago" puede añadir los datos bancarios, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento requerida por su cliente para el pago de la factura.
Rellene el campo obligatorio marcado en amarillo IBAN / Número de cuenta.
FAQs
¿Cómo puedo crear una factura sin una orden de compra?
Vaya a "Factura" y haga clic en "Crear o cargar factura" Elija "Desde cero" para crear una factura sin referencia a un pedido de compra, o "Desde pedido" si ya existe un pedido en el sistema. También puede cargar un archivo CSV o Excel haciendo clic en "Cargar archivo CSV" o "Cargar archivo Excel" y seleccionando el archivo apropiado.
¿Qué debo hacer si no es posible crear una factura?
En primer lugar, compruebe si el pedido se ha confirmado correctamente. Asegúrese también de que su bloqueador de ventanas emergentes está desactivado en SupplyOn , ya que puede causar interrupciones. Si el problema persiste, intente borrar la memoria caché y las cookies de su navegador, o cambie de navegador u ordenador. Si el problema persiste, póngase en contacto con el Servicio de Atención al Cliente.
¿Cómo puedo guardar o descargar un borrador de factura?
Después de introducir los datos iniciales de la factura, puedes guardarla como borrador utilizando el botón situado en la esquina inferior derecha de la pantalla de entrada.
Encontrará los borradores guardados en la sección "Factura". Para descargarlo, elija el documento deseado y haga clic en "Descargar".
¿Cómo crear un documento de corrección para una factura?
En "Factura", vaya a la pestaña "Enviados" y haga clic en los puntos del árbol de la factura que desea corregir. Haga clic en "Crear suplemento" y elija uno de los siguientes:
- Abono - para corregir el importe total o parcial de la factura
- Abono de variación de precio - para reducir el importe facturado anteriormente
- Variación de precio en el Debe: para aumentar el importe facturado anteriormente.