Depois de ter revisto e confirmado a sua encomenda, tem quatro formas diferentes de criar facturas.
- Criação de facturas através de formulário Web
- Criação de facturas a partir da encomenda
- Criação de facturas a partir do zero
- Criação de facturas através de CSV ou Excel Upload
A lista de facturas
Recebeu a seguinte mensagem de correio eletrónico para o processo de faturação que foi ocasionado pelo seu cliente.
Clique no "Link" da mensagem de correio eletrónico.
Será encaminhado para a "Lista de facturas".
Aqui tem a possibilidade de criar uma nova fatura ou de editar facturas já criadas e guardadas no estado "Rascunho", "Pronto a enviar" e "Enviado".
Criação de facturas a partir de uma encomenda
Nesta secção, aprenderá a criar uma fatura diretamente a partir de uma ordem de compra.
A encomenda foi confirmada pelo seu cliente, tal como está ou com alterações. Clique agora em "Transferir dados para iniciar a criação da fatura".
Será automaticamente encaminhado para a criação da fatura, na qual os dados mais importantes da encomenda serão depositados automaticamente. Para criar uma fatura utilizando um ficheiro CSV ou Excel, vá a "Fatura" > "Criar e carregar uma fatura", depois selecione "Carregar ficheiros CSV" ou "Carregar ficheiros Excel".
Criação de uma fatura sem encomenda
Abra a "Lista de facturas". Tem agora a possibilidade de criar facturas clicando em "Criar fatura".
- A partir do zero: Criação de uma fatura sem referência a uma encomenda de SupplyOn
- A pedido: Criação de facturas para rubricas facturáveis. Isto só é possível se existir uma encomenda em SupplyOn .
- Do documento: Criação de uma fatura a partir de uma fatura anterior
Clique em "Carregar" para carregar a fatura com um ficheiro CSV ou Excel.
Criação de uma fatura a partir do zero
Em "Fatura" clique em "Criar ou carregar fatura" e depois em "A partir do zero".
Selecione agora o centro desejado do seu cliente através do campo "Cliente" e o "Tipo de fatura". Depois clique em "Confirmar".
Criação de facturas com um ficheiro CSV ou Excel
Os ficheiros CSV e Excel são formatos de ficheiros comuns utilizados para carregar ou descarregar dados estruturados. Estes ficheiros podem, por exemplo, ser lidos e gerados com o Microsoft Excel e são adequados para processamento automatizado.
Para carregar uma fatura utilizando um destes tipos de ficheiros, certifique-se de que o seu ficheiro segue o formato exigido para um processamento bem sucedido.
Pode carregar ficheiros CSV e Excel diretamente na fatura.
Clique em "Criar ou carregar fatura", depois escolha "Carregar ficheiros CSV" ou "Carregar ficheiros Excel".
- Clique em "Procurar" para selecionar o ficheiro que pretende carregar.
- Navegue até à pasta no seu computador onde o ficheiro está guardado.
- Clique no nome do ficheiro para o selecionar e, em seguida, clique em "Abrir".
Depois de selecionar o ficheiro, pode:
- Clicar em "Enviar" para submeter a fatura imediatamente, ou
- Clicar em "Guardar como rascunho" para rever e editar a fatura antes de a enviar
Campos do ficheiro CSV
Campos obrigatórios:
- Estes campos têm de ser assinalados com MAND (campo obrigatório). Têm de ser preenchidos para que o ficheiro CSV possa ser carregado com êxito.
Campos condicionais:
- Estes campos devem ser marcados com COND (campo condicional). Podem ser obrigatórios se as entradas existentes exigirem dados adicionais ou se tiverem sido acrescentados grupos de campos opcionais com campos obrigatórios incluídos.
Campos não marcados:
- Os campos não marcados são facultativos.
Entradas de campo predefinidas fixas:
- Tem de escolher entre números ou abreviaturas predefinidos, cada um dos quais representa uma determinada palavra-chave (por exemplo, o número 326 é vicário para faturação parcial). Introduzir no ficheiro CSV o número ou a abreviatura indicados a negrito.
Diferenças específicas do país para um ficheiro CSV
Ao criar um ficheiro CSV, deve ter em conta que, dependendo do país do utilizador, são utilizados separadores diferentes:
Países de língua inglesa
- Separação - Vírgula (,)
- Decimais - Ponto (.)
- Data - barra (/)
Países não anglófonos
- Separação - Ponto e vírgula (;)
- Decimais - Vírgula (,)
- Data - Ponto (.)
Não é possível criar uma fatura
Se o programa abortar quando estiver a tentar criar uma fatura, isto pode ter várias causas.
Em primeiro lugar, deve verificar se a encomenda já foi efetivamente confirmada:
- Confirmar a ordem - conforme necessário
- Confirmar a ordem - com alterações
Outra causa possível pode ser um bloqueador de pop-ups ativado. Para que a aplicação SupplyOn funcione corretamente, é necessário desativar o bloqueador de pop-ups do SupplyOn:
- Desativar o bloqueador de pop-ups para SupplyOn em Mozilla Firefox
- Desativar o bloqueador de pop-ups para SupplyOn no Internet Explorer
Afinal de contas, os problemas de desempenho também podem ser responsáveis:
- Resolução de problemas de desempenho
Se, apesar dos seus esforços, continuar a ter problemas na criação da fatura, contacte diretamente o Serviço de Apoio ao Cliente.
Totais e anexos
Na secção "Totais", terá uma visão geral sobre os impostos calculados automaticamente e o cálculo do total.
- Montante total do imposto:
Calculado a partir do montante líquido e da taxa de imposto.
A informação pode ser alterada na secção "Itens de linha". - Total de itens de linha:
Calculado a partir do valor líquido e dos impostos.
Estes dados podem ser editados na secção "Rubricas". - Montante total adicional:
Calculado a partir da secção "Informações adicionais sobre a fatura", onde são introduzidos os subsídios/encargos ao nível do documento. - Montante total:
Calculado a partir do montante total de impostos mais o total de itens de linha mais o montante total adicional.
São possíveis os seguintes formatos de carregamento, exceto se a aplicação tiver sido configurada de outra forma pelo seu cliente: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML, ZIP
Verificação e envio de uma fatura
Antes de enviar a fatura, tem a possibilidade de a verificar se está completa. Para o fazer, clique em "Verificar".
A menos que existam outras sugestões ou mensagens de erro, clique em "Mostrar detalhes" para obter mais informações:
- Avisos: A fatura pode ser enviada mesmo que tenha sido mostrada.
- Erros: Têm de ser eliminados antes de enviar uma fatura. Se não conseguir resolver o erro sozinho, utilize o formulário de contacto e, se possível, adicione uma captura de ecrã da mensagem de erro.
Ao clicar na descrição da sugestão individual ou da mensagem de erro, será diretamente remetido para o campo ou caixa em questão.
Clique agora em "Enviar" para enviar a sua fatura.
Criar um documento de correção para uma fatura
Em "Facturas", no separador "Enviadas", selecione a fatura para a qual pretende criar um documento de correção.
Clique nos pontos da árvore e, em seguida, selecione uma das seguintes opções:
- "Nota de crédito": utilizar uma nota de crédito para corrigir montantes parciais ou o montante total de uma fatura já liquidada.
- "Crédito de variação de preço": reduzir o montante da fatura anteriormente apresentada.
- "Variação de preço a débito": aumentar o montante da fatura anteriormente apresentada.
Arquivar a fatura
Para arquivar a fatura, clique na ligação que recebeu com a sua encomenda e inicie sessão com o seu ID de utilizador e palavra-passe para SupplyOn .
- Clique em "Transferir dados para iniciar a criação de facturas".
- Escolha "Facturas".
- Coloque uma marca de verificação à frente da fatura que pretende arquivar.
- Clique em "Transferir" e selecione "Documentos".
Pedido de pagamento (pagamento de facturas)
Se o seu cliente estiver em atraso com o pagamento de uma fatura, entre em contacto direto com uma pessoa responsável do cliente. A aplicação não dispõe de um procedimento de reclamação.
Criação de facturas - Informações de pagamento
No segmento "Pagamento", pode adicionar os dados bancários, as condições de pagamento e a data de vencimento exigida pelo seu cliente para o pagamento da fatura.
Preencha o campo obrigatório marcado a amarelo IBAN / Número de conta.
FAQs
Como posso criar uma fatura sem uma ordem de compra?
Vá a "Fatura" e clique em "Criar ou carregar fatura". Escolha "Do zero" para criar uma fatura sem referência a uma ordem de compra, ou "Da ordem" se houver uma ordem existente no sistema. Também pode carregar um ficheiro CSV ou Excel clicando em "Carregar ficheiro CSV" ou "Carregar ficheiro Excel" e selecionando o ficheiro adequado.
O que devo fazer se não for possível criar uma fatura?
Em primeiro lugar, verifique se a encomenda foi corretamente confirmada. Além disso, certifique-se de que o seu bloqueador de pop-ups está desativado para SupplyOn , uma vez que pode causar interrupções. Se o problema persistir, tente limpar a cache e os cookies do seu browser ou mude para um browser ou computador diferente. Para problemas contínuos, contacte o Apoio ao Cliente.
Como posso guardar ou transferir um rascunho de fatura?
Depois de introduzir os dados iniciais da fatura, pode guardá-la como um rascunho utilizando o botão no canto inferior direito do ecrã de entrada.
Encontrará os rascunhos guardados na secção "Fatura". Para descarregar, selecione o documento pretendido e clique em "Descarregar".
Como posso criar um documento de correção para uma fatura?
Em "Fatura", aceda ao separador "Enviados" e clique nos pontos da árvore da fatura que pretende corrigir. Clique em "Criar suplemento" e escolha uma das seguintes opções:
- Nota de crédito - para corrigir o montante total ou parcial da fatura
- Crédito de variação de preço - para reduzir o montante previamente facturado
- Variação de preço a débito - para aumentar o montante previamente facturado