Une fois que vous avez examiné et confirmé votre commande, vous pouvez créer des factures de quatre manières différentes.
- Création de la facture via le formulaire Web
- Création de la facture à partir de la commande
- Création d'une facture à partir de zéro
- Création de facture par téléchargement CSV ou Excel
La liste des factures
Vous avez reçu l'e-mail suivant pour le processus de facturation à l'initiative de votre client.
Cliquez sur le "Lien" dans l'e-mail.
Vous accédez alors à la "Liste des factures".
Ici, vous avez la possibilité de créer une nouvelle facture ou d'éditer des factures déjà créées et sauvegardées dans les statuts "Brouillon", "Prêt à envoyer" et "Envoyé".
Création d'une facture à partir d'une commande
Dans cette section, vous apprendrez comment créer une facture directement à partir d'un bon de commande.
Vous avez confirmé la commande, si votre client le souhaite, telle quelle ou avec des modifications. Cliquez maintenant sur "Transférer les données pour commencer la création de la facture".
Vous serez automatiquement redirigé vers la création de la facture dans laquelle les données les plus importantes de la commande seront automatiquement déposées. Pour créer une facture à l'aide d'un fichier CSV ou Excel, allez dans "Facture" > "Créer et télécharger une facture", puis sélectionnez "Télécharger des fichiers CSV" ou "Télécharger des fichiers Excel".
Création d'une facture sans commande
Ouvrez la "Liste des factures". Vous avez maintenant la possibilité de créer des factures en cliquant sur "Créer une facture".
- A partir de zéro: Création d'une facture sans référence à une commande SupplyOn
- A partir de la demande: Création de factures pour des postes facturables. Ceci n'est possible que si une commande existe sur SupplyOn .
- A partir d'un document: Création d'une facture à partir d'une facture précédente
Cliquez sur "Upload" pour télécharger la facture avec un fichier CSV ou Excel.
Création d'une facture à partir d'un document
Dans la section "Facture", cliquez sur "Créer ou télécharger une facture" et ensuite sur "A partir de zéro".
Sélectionnez maintenant l'usine souhaitée de votre client via le champ "Client" et le "Type de facture". Cliquez ensuite sur "Confirmer".
Création d'une facture à partir d'un fichier CSV ou Excel
Les fichiers CSV et Excel sont des formats de fichiers courants utilisés pour charger ou télécharger des données structurées. Ces fichiers peuvent par exemple être lus et générés avec Microsoft Excel et se prêtent à un traitement ultérieur automatisé.
Pour télécharger une facture à l'aide de l'un de ces types de fichiers, assurez-vous que votre fichier respecte le format requis pour un traitement réussi.
Vous pouvez télécharger des fichiers CSV et Excel directement sur la facture.
Cliquez sur "Créer ou télécharger une facture", puis choisissez "Télécharger des fichiers CSV" ou "Télécharger des fichiers Excel".
- Cliquez sur "Parcourir" pour sélectionner le fichier que vous souhaitez télécharger.
- Naviguez jusqu'au dossier de votre ordinateur où le fichier est enregistré.
- Cliquez sur le nom du fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur "Ouvrir".
Après avoir sélectionné le fichier, vous pouvez soit
- cliquer sur "Envoyer" pour soumettre la facture immédiatement, ou
- Cliquer sur "Enregistrer comme brouillon" pour revoir et modifier la facture avant de l'envoyer.
Champs du fichier CSV
Champs obligatoires:
- Ces champs doivent être marqués d'un MAND (champ obligatoire). Ils doivent être remplis pour que le fichier CSV puisse être téléchargé avec succès.
Champs conditionnels:
- Ces champs doivent être marqués d'un COND (champ conditionnel). Ils peuvent être obligatoires si les entrées existantes nécessitent des données supplémentaires ou si des groupes de champs facultatifs comprenant des champs obligatoires ont été ajoutés.
Champs non marqués:
- Les champs non marqués sont facultatifs.
Entrées de champ par défaut fixes:
- Vous devez choisir parmi des nombres ou des abréviations prédéfinis dont chacun représente un certain mot-clé (par exemple, le nombre 326 correspond à la facturation partielle). Veuillez saisir le nombre ou l'abréviation en gras dans le fichier CSV.
Différences entre les pays pour un fichier CSV
Lorsque vous créez un fichier CSV, vous devez tenir compte du fait que les séparateurs utilisés varient en fonction du pays de l'utilisateur:
Pays anglophones
- Séparation - Virgule (,)
- Décimales - Point (.)
- Date - barre oblique (/)
Pays non anglophones
- Séparation - Point-virgule (;)
- Décimales - Virgule (,)
- Date - Point (.)
Impossible de créer une facture
Si le programme s'interrompt alors que vous essayez de créer une facture, cela peut avoir plusieurs causes.
Tout d'abord, il convient de vérifier si vous avez réellement déjà confirmé la commande:
- Confirmer la commande - comme demandé
- Confirmer la commande - avec modifications
Une autre cause possible est l'activation d'un bloqueur de fenêtres pop-up. Pour que l'application SupplyOn fonctionne correctement, vous devez désactiver le bloqueur de fenêtres publicitaires pour SupplyOn:
- Désactivation du bloqueur de fenêtres pop-up pour SupplyOn dans Mozilla Firefox
- Désactiver le bloqueur de fenêtres pop-up pour SupplyOn dans Internet Explorer
En effet, des problèmes de performance peuvent également être à l'origine de ces problèmes:
- Résolution des problèmes de performance
Si, malgré vos efforts, vous rencontrez toujours des problèmes lors de la création de la facture, veuillez contacter directement le service d'assistance à la clientèle.
Totaux et pièces jointes
Dans la section "Totaux", vous aurez un aperçu des taxes calculées automatiquement et du calcul du total.
- Montant total des taxes:
Calculé à partir du montant net et du taux d'imposition.
Les informations peuvent être modifiées dans la section "Postes". - Total des postes:
Calculé à partir du montant net et des taxes.
Ces données peuvent être modifiées dans la section "Postes". - Montant total supplémentaire:
Calculé à partir de la section "Informations supplémentaires sur la facture", dans laquelle sont saisis les abattements/charges au niveau du document. - Montant total:
Calculé à partir du montant total des taxes, du total des lignes et du montant total supplémentaire.
Les formats de téléchargement suivants sont possibles, sauf si l'application a été configurée différemment par votre client: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPT, PPTX, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML, ZIP
Vérification et envoi d'une facture
Avant d'envoyer la facture, vous avez la possibilité de vérifier si elle est complète. Pour ce faire, cliquez sur "Vérifier".
S'il n'y a pas d'autres indications ou messages d'erreur, cliquez sur "Afficher les détails" pour plus d'informations:
- Avertissements: La facture peut être envoyée même s'il y a des indications.
- Erreurs: Elles doivent être corrigées avant l'envoi de la facture. Si vous n'êtes pas en mesure de résoudre l'erreur vous-même, utilisez le formulaire de contact et ajoutez idéalement une capture d'écran du message d'erreur.
En cliquant sur la description de l'indice ou du message d'erreur, vous serez directement renvoyé au champ ou à la case concerné(e).
Cliquez maintenant sur "Envoyer" pour envoyer votre facture.
Créer un document de correction pour une facture
Dans "Factures", sous l'onglet "Envoyées", sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez créer un document de correction.
Cliquez sur les points de l'arbre et sélectionnez ensuite l'une des options suivantes:
- "Note de crédit": utilisez une note de crédit pour corriger des montants partiels ou le montant total d'une facture déjà réglée.
- "Variation de prix au crédit": réduire le montant de la facture déjà soumise.
- "Variation de prix au débit": augmenter le montant de la facture déjà soumise.
Archivage de la facture
Pour archiver la facture, cliquez sur le lien que vous avez reçu avec votre commande et connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe pour SupplyOn .
- Cliquez sur "Transférer les données pour commencer la création de la facture".
- Choisissez "Factures".
- Cochez la facture que vous souhaitez archiver.
- Cliquez sur "Télécharger" et choisissez "Documents".
Demande de paiement (paiement de facture)
Si votre client est en retard dans le paiement d'une facture, veuillez prendre contact directement avec une personne responsable du client. Aucune procédure de relance n'est disponible dans l'application.
Création d'une facture - Informations sur le paiement
Dans le segment "Paiement", vous pouvez ajouter les données bancaires, les conditions de paiement et la date d'échéance requise pour le paiement de la facture par votre client.
Remplissez le champ obligatoire marqué en jaune IBAN / Numéro de compte.
FAQs
Comment puis-je créer une facture sans bon de commande?
Choisissez "A partir de zéro" pour créer une facture sans référence à un bon de commande, ou "A partir de la commande" s'il existe déjà une commande dans le système. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV ou Excel en cliquant sur "Télécharger un fichier CSV" ou "Télécharger un fichier Excel" et en sélectionnant le fichier approprié.
Que dois-je faire si la création d'une facture n'est pas possible?
Tout d'abord, vérifiez que la commande a été correctement confirmée. Assurez-vous également que votre bloqueur de fenêtres pop-up est désactivé pour SupplyOn , car cela peut provoquer des interruptions. Si le problème persiste, essayez de vider le cache et les cookies de votre navigateur, ou changez de navigateur ou d'ordinateur. Pour les problèmes persistants, veuillez contacter le service d'assistance à la clientèle.
Comment puis-je enregistrer ou télécharger un projet de facture?
Après avoir saisi les données initiales de la facture, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon à l'aide du bouton situé dans le coin inférieur droit de l'écran de saisie.
Vous trouverez les projets sauvegardés dans la section "Facture". Pour télécharger, choisissez le document souhaité et cliquez sur "Télécharger".
Comment créer un document de correction pour une facture?
Dans "Facture", allez dans l'onglet "Envoyé" et cliquez sur les points de l'arbre de la facture que vous voulez corriger. Cliquez sur "Créer un document complémentaire" et choisissez l'une des options suivantes:
- Note de crédit - pour corriger le montant total ou partiel de la facture
- Crédit de variation de prix - pour réduire le montant précédemment facturé
- Variation de prix au débit - pour augmenter le montant précédemment facturé