In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie mit SupplyOn bei der Verwaltung und Abwicklung Ihrer Bestellungen haben.
Zugang zu Ihrer Bestellung
Sie erhalten für jede Bestellung einen Link per E-Mail. Über diesen Link können Sie jederzeit auf Ihre Bestellung zugreifen und alle Möglichkeiten nutzen, wie z.B. das Herunterladen einer PDF oder die Bestätigung Ihrer Bestellung. Um fortzufahren, klicken Sie bitte auf "Link zur Bestellung" in Ihrer E-Mail.
Hinweis: Bei der Variante E-Mail-Zugang gibt es keine Gesamtübersicht über Ihre eingegangenen Bestellungen, daher sollten Sie die E-Mails mit dem Link zur entsprechenden Bestellung immer speichern!
Geben Sie das Passwort ein, das Sie bei der Erstregistrierung nach Anklicken des Buttons in der E-Mail erstellt haben und klicken Sie anschließend auf "Login". Sie sehen nun eine Übersicht über Ihre Bestellung.
Bestelldaten prüfen
Im Reiter "Positionen" sehen Sie alle relevanten Informationen zur Bestellung und zu den einzelnen Positionen:
- Positionen
- Materialbeschreibungen
- Details zur Position
- Zuschläge und Rabatte
- Einteilungen
- Antwort des Lieferanten
Sie können sich einen Überblick über die relevanten Bestelldaten verschaffen, indem Sie die Bestellung öffnen und dann auf den Reiter "Kopfdaten" klicken:
Hier finden Sie auf einen Blick:
- Termine
- Referenz und Anweisungen
- Links
- Liefer- und Rechnungsstatus
- Werte und Währungen
Einen Überblick über die Kontaktdaten erhalten Sie, wenn Sie auf den Reiter "Parteien" klicken. Hier finden Sie die Kontaktdaten:
- ...des Kunden
- ...des Empfängers
- und Ihre eigenen Angaben als Lieferant
Einen Überblick über die relevanten Anhänge Ihres Kunden erhalten Sie, wenn Sie den Reiter "Anhänge" öffnen. Dort können Sie Anhänge herunterladen und Anhänge zu Ihrem Kunden hochladen.
- Down- und Upload von Anhängen
- Anhänge löschen (nur Ihre eigenen)
Lieferantenreferenz
Das Feld "Lieferantenreferenz" ist ein individuelles Referenzfeld, in das Sie Ihre eigene Bestell- oder Anforderungsnummer eintragen sollten. Dieser Eintrag hilft Ihnen und Ihrem Kunden bei der Zuordnung der Bestellung.
Bestätigen einer Bestellung
- Öffnen Sie die Bestellung über den Link in der E-Mail. Nach der Prüfung klicken Sie bitte auf "Bestätigen" und geben die Lieferantenreferenz ein und klicken auf "Speichern und Senden". Solange eine Bestelländerung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
- Sie können auch eine Bestellung mit Änderungen bestätigen. Öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie "Mit Änderungen antworten". Hier haben Sie die Möglichkeit, folgende Daten zu ändern:
- Lieferdatum
- Liefermenge
- Preis pro Preiseinheit
- Sie können die Lieferung auch splitten, indem Sie für Teilmengen unterschiedliche Liefertermine festlegen. Wenn Sie auf "Lieferung splitten" klicken, öffnet sich ein Optionsfeld für ein anderes Lieferdatum und eine entsprechende Teilmenge. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Hinzugefügte Zeilen können Sie auch jederzeit wieder löschen, indem Sie auf den Button "Löschen" klicken.
- Anschließend geben Sie Ihre Lieferantenreferenz ein und klicken auf "Speichern und Senden".
- Ihr Kunde erhält nun Ihre Bestätigung elektronisch über SupplyOn . Um Ihre Abweichungen zu aktivieren, muss Ihr Kunde eine Bestelländerung senden. Auch diese Bestelländerung müssen Sie bestätigen. Solange eine Bestelländerung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
Bestätigungsstatus der Bestellung
Sie als Lieferant haben Ihre Bestellung noch nicht bestätigt. Der aktuelle Bestellstatus ist keine Antwort.
- Haben Sie Ihre Bestellung im Ist-Zustand bestätigt, dann ändert sich der Status auf bestätigt.
- Haben Sie Ihre Bestellung mit Änderungen bestätigt, dann ändert sich der Status auf geändert.
In beiden Fällen wird die Bestätigung direkt an Ihren Kunden übermittelt. Wenn Ihr Kunde eine Änderung der Bestellung sendet, ändert sich die Farbe des Status auf rot.
Auftragsänderung durch Ihren Kunden
Wenn Ihr Kunde eine Auftragsänderung an Sie sendet, werden die Änderungen für Sie in der Spalte Status markiert.
Auftragsänderungen werden mit gekennzeichnet:
- dem geänderten Status, der rot hervorgehoben ist - er zeigt im Allgemeinen an, dass sich der Auftrag geändert hat
- grüne Ausrufezeichen, die die Änderungen im Detail anzeigen
Im Allgemeinen gibt es zwei Gründe, warum Ihr Kunde eine Auftragsänderung sendet:
- Ihr Kunde hat nachträgliche Änderungen zu einem bereits abgeschickten Auftrag: Sie haben den Auftrag mit Änderungen bestätigt
- Wenn Ihr Kunde nachträglich den Preis, die Menge oder das Lieferdatum ändern will, erhalten Sie eine Auftragsänderung: Wenn Sie einen Auftrag mit Änderungen bestätigt haben, schickt Ihr Kunde einen geänderten Auftrag.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Auftragsänderung wie gewünscht oder mit Änderungen zu bestätigen. Solange eine Bestelländerung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
Drucken, Speichern & Downloaden einer Bestellung
In diesem Bereich finden Sie relevante Optionen zur Dokumentation und Archivierung von Bestellungen.
Innerhalb der geöffneten Bestellung haben Sie die Möglichkeit, diese zu drucken.
Es wird eine Druckübersicht der Bestellung angezeigt und Sie können die Bestellung sofort ausdrucken oder als PDF Datei speichern. Innerhalb der geöffneten Bestellung haben Sie die Möglichkeit, diese herunterzuladen.
Anschließend steht die Bestellung als CSV-Datei zum Download bereit.
Zugang weiterleiten
Mit der Schaltfläche "Zugriff weiterleiten" können Sie einem oder mehreren Kollegen Zugriff auf diese Bestellung gewähren. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie die Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Kollegen eingeben können.