Dans cette section, vous découvrirez les options dont vous disposez avec SupplyOn pour la gestion et le traitement de vos commandes.
Accès à votre commande
Pour chaque commande, vous recevrez un lien par courrier électronique. Vous pouvez utiliser ces liens pour accéder à votre commande à tout moment et profiter de toutes les options disponibles, telles que le téléchargement de PDF ou la confirmation de votre commande. Pour continuer, veuillez cliquer sur "Lien vers la commande" dans votre courriel.
Remarque: dans la variante d'accès par courrier électronique, il n'y a pas d'aperçu général des commandes reçues, c'est pourquoi vous devriez toujours sauvegarder les courriers électroniques avec le lien vers le bon de commande correspondant!
Saisissez le mot de passe que vous avez créé lors de votre premier enregistrement en cliquant sur le bouton dans l'e-mail, puis cliquez sur "Login". Vous verrez maintenant un aperçu de votre commande.
Vérifier les données de la commande
Vous trouverez toutes les informations pertinentes concernant la commande et tous les postes dans l'onglet "Postes":
- Postes
- Description des articles
- Détails des postes
- Supplément et rabais
- Échéances
- Réponse du fournisseur
Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des données de la commande en l'ouvrant et en cliquant sur l'onglet "Détails de l'en-tête":
Vous y trouverez d'un coup d'œil
- les dates
- Référence et instructions
- Liens
- Statut de la livraison et de la facture
- Valeurs et devises
Vous pouvez obtenir un aperçu des coordonnées en cliquant sur l'onglet "Parties". Vous y trouverez les coordonnées:
- ...du client
- ...du destinataire
- et vos propres coordonnées en tant que fournisseur
Vous pouvez obtenir un aperçu des pièces jointes pertinentes de votre client en ouvrant l'onglet "Pièces jointes". Vous pouvez y télécharger des pièces jointes et en envoyer à votre client.
- Télécharger et téléverser des pièces jointes
- Supprimer des pièces jointes (uniquement les vôtres)
Référence du fournisseur
Le champ "Référence fournisseur" est un champ de référence individuel dans lequel vous devez saisir votre propre numéro de commande ou de demande. Cette entrée vous aidera, vous et votre client, à faire correspondre la commande.
Confirmer une commande
- Ouvrez la commande à l'aide du lien figurant dans l'e-mail. Après l'avoir vérifiée, cliquez sur "Confirmer telle quelle", saisissez la référence du fournisseur et cliquez sur "Sauvegarder et envoyer". Tant qu'une modification de la commande n'a pas été confirmée, les données du bon de commande ne peuvent pas être transférées à la facture.
- Vous pouvez également confirmer une commande avec des modifications. Ouvrez la commande et sélectionnez "Répondre avec des modifications". Vous pouvez alors modifier les données suivantes:
- Date de livraison
- Quantité livrée
- Prix par unité de prix
- Vous pouvez également fractionner la livraison en fixant des dates de livraison différentes pour des quantités partielles. Si vous cliquez sur "Fractionner la livraison", un champ d'option pour une autre date de livraison et une quantité partielle correspondante s'ouvre. Vous pouvez répéter ce processus autant de fois que vous le souhaitez. Les lignes ajoutées peuvent également être supprimées à tout moment en cliquant sur le bouton "Supprimer".
- Saisissez ensuite votre référence fournisseur et cliquez sur "Sauvegarder et envoyer".
- Votre client reçoit alors votre confirmation par voie électronique à l'adresse SupplyOn . Pour activer vos écarts, votre client doit envoyer une modification de commande. Vous devez également confirmer cette modification de commande. Tant qu'une modification de commande n'a pas été confirmée, les données de la commande ne peuvent pas être transférées sur la facture.
Statut de confirmation de la commande
En tant que fournisseur, vous n'avez pas encore confirmé votre commande. L'état actuel de la commande est sans réponse.
- Si vous avez confirmé votre commande en l'état, le statut passera à confirmé.
- Si vous avez confirmé votre commande avec des modifications, l'état devient modifié.
Dans les deux cas, la confirmation sera transmise directement à votre client. Lorsque votre client envoie une modification de la commande, la couleur de l'état passe au rouge.
Modification de la commande par votre client
Si votre client vous envoie une modification de commande, les changements sont marqués pour vous dans la colonne Statut.
Les modifications de commande sont marquées par:
- le statut modifié, qui est surligné en rouge - il indique généralement que la commande a été modifiée
- des points d'exclamation verts qui indiquent les modifications en détail.
En général, il y a deux raisons pour lesquelles votre client envoie une modification de commande:
- Votre client a apporté des modifications tardives à une commande déjà envoyée: Vous avez confirmé la commande avec des modifications
- Si votre client souhaite ensuite modifier le prix, la quantité ou la date de livraison, vous recevez une modification de commande: Si vous avez confirmé une commande avec modifications, votre client envoie une commande modifiée.
Il y a deux façons de confirmer la modification de commande: comme demandé ou avec des modifications. Tant qu'une modification de commande n'a pas été confirmée, les données du bon de commande ne peuvent pas être transférées vers la facture.
Impression, enregistrement et téléchargement d'une commande
Cette section contient des options pertinentes pour documenter et archiver les commandes d'achat.
Dans la commande ouverte, vous avez la possibilité de l'imprimer.
Un aperçu de l'impression de la commande s'affiche et vous pouvez imprimer la commande maintenant ou l'enregistrer en tant que fichier PDF . Dans la commande ouverte, vous avez la possibilité de la télécharger.
La commande peut ensuite être téléchargée sous la forme d'un fichier CSV.
Accès ultérieur
Le bouton "Transférer l'accès" vous permet d'accorder à un ou plusieurs collègues l'accès à cette commande. Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous êtes redirigé vers une page où vous pouvez introduire les noms et prénoms, les adresses électroniques et les numéros de téléphone de vos collègues.