In questa sezione scoprirete quali opzioni avete a disposizione con SupplyOn per la gestione e il trattamento dei vostri ordini.
Accesso al vostro ordine
Per ogni ordine riceverete un link via e-mail. Tramite questi link è possibile accedere all'ordine in qualsiasi momento e usufruire di tutte le opzioni disponibili, come ad esempio scaricare il sito PDF o confermare l'ordine. Per continuare, fare clic su "Link all'ordine" nell'e-mail.
Nota: nella variante di accesso via e-mail non è disponibile una panoramica generale degli ordini ricevuti, pertanto è consigliabile salvare sempre le e-mail con il link al relativo ordine di acquisto!
Inserite la password creata al momento della prima registrazione dopo aver cliccato sul pulsante nell'e-mail e fate clic su "Login". Ora vedrete una panoramica del vostro ordine.
Controllare i dati dell'ordine
Nella scheda "Voci" vengono visualizzate tutte le informazioni relative all'ordine e a tutte le voci:
- Posizioni
- Descrizione del materiale
- Dettagli delle voci di riga
- Supplementi e sconti
- Linee di programma
- Risposta del fornitore
È possibile ottenere una panoramica dei dati relativi all'ordine aprendo l'ordine e facendo clic sulla scheda "Dettagli della testata":
Qui troverete a colpo d'occhio
- Date
- Riferimento e istruzioni
- Collegamenti
- Stato della consegna e della fattura
- Valori e valute
È possibile ottenere una panoramica dei dettagli di contatto facendo clic sulla scheda "Parti". Qui troverete i dati di contatto:
- ...del cliente
- ...del destinatario
- e i propri dati come fornitore
È possibile ottenere una panoramica degli allegati del cliente aprendo la scheda "Allegati". Qui è possibile scaricare gli allegati e caricarli sul cliente.
- Scaricare e caricare allegati
- Cancellare gli allegati (solo i propri)
Riferimento del fornitore
Il campo "Riferimento fornitore" è un campo di riferimento individuale in cui inserire il proprio numero d'ordine o di richiesta. Questa voce aiuterà voi e il vostro cliente ad abbinare l'ordine.
Confermare un ordine
- Aprite l'ordine tramite il link contenuto nell'e-mail. Dopo averlo controllato, cliccate su "Conferma così com'è", inserite il riferimento del fornitore e cliccate su "Salva e invia". Finché la modifica dell'ordine non è stata confermata, i dati dell'ordine di acquisto non possono essere trasferiti alla fattura.
- È anche possibile confermare un ordine con modifiche. Aprire l'ordine e selezionare "Rispondi con modifiche". Qui è possibile modificare i seguenti dati:
- Data di consegna
- Quantità di consegna
- Prezzo per unità di prezzo
- È anche possibile suddividere la consegna impostando date di consegna diverse per quantità parziali. Cliccando su "Dividere la consegna" si apre un campo di opzione per un'altra data di consegna e una quantità parziale corrispondente. È possibile ripetere questo processo un numero qualsiasi di volte. Le righe aggiunte possono anche essere cancellate in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante "Cancella".
- Successivamente si inserisce il riferimento del fornitore e si clicca su "Salva e invia".
- Il cliente riceve ora la conferma per via elettronica tramite SupplyOn . Per attivare le deviazioni, il cliente deve inviare una modifica dell'ordine. Anche voi dovete confermare questa modifica d'ordine. Finché la modifica dell'ordine non è stata confermata, i dati dell'ordine di acquisto non possono essere trasferiti alla fattura.
Stato di conferma dell'ordine
Il fornitore non ha ancora confermato l'ordine. Lo stato attuale dell'ordine è nessuna risposta.
- Se avete confermato l'ordine così com'è, lo stato cambierà in confermato.
- Se avete confermato l'ordine con delle modifiche, lo stato cambierà in modificato.
In entrambi i casi la conferma verrà trasmessa direttamente al cliente. Quando il cliente invia una modifica dell'ordine, il colore dello stato cambia in rosso.
Modifica dell'ordine da parte del cliente
Se il vostro cliente vi invia una modifica dell'ordine, le modifiche vengono contrassegnate nella colonna Stato.
Le modifiche all'ordine sono contrassegnate da:
- lo stato modificato, evidenziato in rosso, che indica generalmente che l'ordine è stato modificato
- punti esclamativi verdi che mostrano le modifiche in dettaglio.
In generale, sono due le cause per cui il cliente invia una modifica d'ordine:
- Il cliente ha apportato modifiche tardive a un ordine già inviato: Avete confermato l'ordine con le modifiche
- Se il cliente desidera modificare successivamente il prezzo, la quantità o la data di consegna, si riceve una modifica d'ordine: Se avete confermato un ordine con modifiche, il cliente invia un ordine modificato.
Esistono due modi per confermare la modifica dell'ordine come richiesto o con modifiche. Finché la modifica dell'ordine non è stata confermata, i dati dell'ordine di acquisto non possono essere trasferiti alla fattura.
Stampa, salvataggio e download di un ordine
Questa sezione contiene le opzioni rilevanti per documentare e archiviare gli ordini di acquisto.
All'interno dell'ordine aperto è possibile stamparlo.
Viene visualizzata una panoramica di stampa dell'ordine e si può stampare subito l'ordine o salvarlo come file PDF . L'ordine aperto può essere scaricato.
Successivamente l'ordine è disponibile per il download come file CSV.
Inoltrare l'accesso
Con il pulsante "Inoltra accesso" è possibile concedere a uno o più colleghi l'accesso a questo ordine. Facendo clic sul pulsante, si viene reindirizzati a una pagina in cui è possibile inserire nome e cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono dei colleghi.