Nesta secção, encontrará as opções de que dispõe em SupplyOn para gerir e tratar as suas encomendas.
Acesso à sua encomenda
Receberá um link por correio eletrónico para cada encomenda. Pode utilizar estas ligações para aceder à sua encomenda em qualquer altura e tirar partido de todas as opções disponíveis, tais como descarregar um PDF ou confirmar a sua encomenda. Para continuar, clique em "Link para a encomenda" no seu e-mail.
Nota: Na variante de acesso por correio eletrónico, não existe uma visão geral das suas encomendas recebidas, pelo que deve guardar sempre os e-mails com a ligação para a respectiva encomenda!
Introduza a palavra-passe que criou quando se registou pela primeira vez após clicar no botão do e-mail e, em seguida, clique em "Iniciar sessão". Verá agora uma visão geral da sua encomenda.
Verificar os dados da encomenda
Verá todas as informações relevantes sobre a encomenda e todas as rubricas no separador "Rubricas":
- Posições
- Descrições de materiais
- Detalhes do item de linha
- Sobretaxa e descontos
- Linhas de calendário
- Resposta do fornecedor
Pode obter uma visão geral dos dados relevantes da encomenda abrindo a encomenda e clicando no separador "Detalhes do cabeçalho":
Aqui encontra, num relance, os seguintes dados
- Datas
- Referência e instruções
- Ligações
- Estado da entrega e da fatura
- Valores e moedas
Pode obter uma visão geral dos dados de contacto clicando no separador "Partes". Aqui encontra os dados de contacto:
- ...do cliente
- ...do destinatário
- e os seus próprios dados como fornecedor
Pode obter uma visão geral dos anexos relevantes do seu cliente abrindo o separador "Anexos". Aí pode descarregar anexos e carregar anexos para o seu cliente.
- Descarregar e carregar anexos
- Eliminar anexos (apenas os seus)
Referência do fornecedor
O campo "Referência do fornecedor" é um campo de referência individual no qual deve introduzir o seu próprio número de encomenda ou pedido. Esta entrada ajudá-lo-á a si e ao seu cliente a fazer corresponder a encomenda.
Confirmar uma encomenda
- Abra a encomenda através da ligação no e-mail. Depois de a verificar, clique em "Confirmar tal como está", introduza a referência do fornecedor e clique em "Guardar e enviar". Enquanto uma alteração de encomenda não for confirmada, os dados da encomenda não podem ser transferidos para a fatura.
- Também é possível confirmar uma encomenda com alterações. Abra a encomenda e selecione "Responder com alterações". Aqui pode alterar os seguintes dados:
- Data de entrega
- Quantidade de entrega
- Preço por unidade de preço
- Também é possível dividir a entrega, definindo datas de entrega diferentes para quantidades parciais. Se clicar em "Dividir entrega", abre-se um campo de opção para outra data de entrega e uma quantidade parcial correspondente. Este processo pode ser repetido várias vezes. As linhas adicionadas também podem ser eliminadas em qualquer altura, clicando no botão "Eliminar".
- Em seguida, introduza a sua referência de fornecedor e clique em "Guardar e enviar".
- O seu cliente recebe agora a sua confirmação por via eletrónica através de SupplyOn . Para ativar os seus desvios, o seu cliente tem de enviar uma alteração de encomenda. Também tem de confirmar esta alteração de encomenda. Enquanto uma modificação de ordem não for confirmada, os dados da ordem de compra não podem ser transferidos para a fatura.
Estado de confirmação da encomenda
O utilizador, enquanto fornecedor, ainda não confirmou a sua encomenda. O estado atual da encomenda é sem resposta.
- Se confirmou a sua encomenda no estado em que se encontra, o estado mudará para confirmado.
- Se confirmou a sua encomenda com alterações, então o estado mudará para alterado.
Em ambos os casos, a confirmação será transmitida diretamente ao seu cliente. Quando o seu cliente envia uma alteração da encomenda, a cor do estado muda para vermelho.
Alteração da encomenda pelo cliente
Se o cliente lhe enviar uma alteração de encomenda, as alterações são assinaladas na coluna Estado.
As alterações de encomendas são assinaladas com:
- o estado alterado, que é realçado a vermelho - geralmente indica que a encomenda foi alterada
- pontos de exclamação verdes que mostram as alterações em pormenor
Em geral, há duas causas para o cliente enviar uma alteração de encomenda:
- O cliente efectua alterações tardias a uma encomenda já enviada: O utilizador confirmou a encomenda com alterações
- Se o cliente pretender alterar posteriormente o preço, a quantidade ou a data de entrega, o utilizador recebe uma modificação da ordem: Se tiver confirmado uma encomenda com modificações, o cliente envia uma encomenda modificada.
Há duas maneiras de confirmar a modificação da ordem, como solicitada ou com modificações. Enquanto uma modificação de encomenda não for confirmada, os dados da encomenda não podem ser transferidos para a fatura.
Impressão, gravação e descarregamento de uma encomenda
Esta secção contém opções relevantes para documentar e arquivar ordens de compra.
Dentro da ordem aberta, tem a possibilidade de a imprimir.
É apresentado um resumo da impressão da encomenda e pode imprimir a encomenda agora ou guardá-la como ficheiro PDF . Dentro da ordem aberta, tem a possibilidade de a descarregar.
Em seguida, a encomenda está disponível para ser descarregada como ficheiro CSV.
Reencaminhar o acesso
Com o botão "Reencaminhar acesso", pode conceder a um ou mais colegas acesso a esta encomenda. Ao clicar no botão, será redireccionado para uma página onde pode introduzir o nome e apelido, endereços de correio eletrónico e números de telefone dos seus colegas.