La gestione documentale di Supplyon consente di mappare diversi processi. I tre scenari più comuni sono illustrati di seguito.
Scenario 1 (guidato dal cliente)
Il cliente rende disponibile un nuovo documento per il quale non è richiesta la risposta del fornitore (ad esempio, la distribuzione di linee guida). Il fornitore riceve un'e-mail di notifica che lo informa che un nuovo documento è in attesa.
Al momento della creazione del documento, il cliente può specificare uno o più fornitori che devono ricevere una notifica via e-mail del documento nuovo o modificato. Il fornitore recupera il documento dalla Gestione Documentale di Supplyon quando e come richiesto.
Scenario 2 (guidato dal cliente)
Il cliente mette a disposizione del fornitore un nuovo documento e si aspetta che venga accettato o rifiutato. In alternativa, il cliente richiede al fornitore di inviare un documento specifico come risposta alla richiesta.
In questo scenario ci sono le seguenti opzioni:
Conferma entro un periodo specifico (data di scadenza)
Uno o più promemoria inviati via e-mail
Accettazione automatica dopo la scadenza
Scenario 3 (guidato dal fornitore)
Il fornitore può utilizzare un modello di venditore di gestione documentale per creare documenti o richieste del fornitore da inviare al cliente. Il modello è creato dalla consulenza di Supplyon. L'acquirente riceve il documento/la richiesta tramite backend.
Se si tratta di una richiesta, il cliente può inviare delle risposte. La risposta del cliente sarà mostrata al fornitore nelle schede "apri/nuovi" e "tutti" ed è riferita alla richiesta nella colonna della tabella "documenti inviati".