In SuppyOn Document Management können unterschiedliche Prozesse abgebildet werden. Im Folgenden sind die drei häufigsten Szenarien dargestellt.
Szenario 1 (vom Kunden gestartet)
Der Kunde stellt ein neues Dokument zur Verfügung, bei dem keine Antwort des Lieferanten notwendig ist (z.B. Verteilung von Richtlinien). Der Lieferant erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein neues Dokument für Ihn bereitsteht.
Die Kunde kann beim Anlegen des Dokuments einen oder mehrere Lieferanten bestimmen, die über das neue oder geänderte Dokument per E-Mail informiert werden. Der Lieferant holt sich bei Bedarf das Dokument aus dem SupplyOn Document Management ab.
Szenario 2 (vom Kunden gestartet)
Der Kunde stellt einem Lieferanten ein Dokument zur Verfügung und erwartet, dass das Dokument entweder akzeptiert oder abgelehnt wird. Alternativ fordert der Kunde ein bestimmtes Dokument vom Lieferanten als Antwort auf die Anfrage.
In diesem Szenario gibt es folgende Optionen:
Bestätigung innerhalb einer bestimmten Zeit (Due-Date)
Eine oder mehrere Erinnerungsmails
Automatisches Akzeptieren nach Fristablauf
Szenario 3 (vom Lieferanten gestartet)
Der Lieferant kann eine lieferantenspezifische Document-Management-Vorlage benutzen, um Lieferantendokumente oder Lieferantenanfragen anzulegen und an den Kunden zu senden. Die Vorlage wird von SupplyOn Consulting angelegt. Der Kunde erhält das Dokument oder die Anfrage über das Backend.
Handelt es sich um eine Anfrage, kann der Kunde Antworten senden. Der Lieferant sieht die Kundenantwort in den Reitern "Offen/neu" und "Alle" und als Link in der Tabellenspalte "Gesendete Dokumente".